Orga-Tipp des Monats: Mai 2016

Aufgaben-Organisation – Nie mehr zu viele Bälle gleichzeitig jonglieren

Vermeiden Sie die Verschwendung Ihrer Arbeitskraft und werden Sie produktiver, indem Sie Ihre Aufgaben limitieren – einfach und wirkungsvoll. Denken Sie Ihre To-Do-Liste horizontal statt vertikal.

 

Personal Kanban – Verabschieden Sie sich vom ineffizienten Multitasking

Menschen, Aufgaben, E-Mails, Zuständigkeiten, Fristen, Projekte, Besprechungen, Fortbildungen, Termine, Planungen, Vorbereitungen… Die Komplexität unseres Berufslebens steigt ständig, auch durch die zunehmende Informationsdichte und Kommunikationsgeschwindigkeit. Aufgaben häufen sich. Da hilft eine To Do-Liste. Oft werden also alle unterschiedlich wichtigen Aufgaben in scheinbar endlos langen Listen ohne echte Priorisierung und Organisation festgehalten. Es entsteht ein wahres Wirrwarr an Notwendigkeiten, der Überblick fällt zunehmend schwer. Dabei ist eine gute und sichere Aufgaben- und Organisationsstruktur heute mehr denn je die Erfolgsvoraussetzung im Job.

 

Drei einfache Regeln schaffen Abhilfe

Personal Kanban unterstützt Sie, strukturiert Aufgaben in machbaren Portionen konzentriert zu erledigen. Diese einfache Methode konzentriert sich auf die transparente Organisation von Aufgaben und/oder Projektschritten und bringt mit drei einfachen Regeln Klarheit in die Arbeitsaufgaben:

1. Visualisieren Sie Ihre Aufgaben
2. Limitieren Sie Ihre laufenden Aufgaben
3. Erledigen Sie die einzelne Aufgabe

 

Verschwendung vermeiden

Kanban kommt ursprünglich aus Japan und bedeutet so viel wie ‚Karte’, ‚Tafel’ oder ‚Beleg’. Die Kanban Methode wurde Mitte des 20. Jhd. vom Automobilkonzern Toyota entwickelt, um einen gleichmäßigen Fluss (flow) in der Fertigung zu gewährleisten und so Lagerbestände zu reduzieren. Die Grundidee hieß dabei „one piece flow“, d.h. den optimalen Fluss jedes einzelnen Produktes durch die Fertigung zu gewährleisten. Die Anzahl paralleler Arbeiten wurde reduziert, wodurch schnellere Durchlaufzeiten erreicht und Probleme oder Engpässe schnell sichtbar wurden. Kanban arbeitet mit kleinen Schritten, die regelmäßig überprüft und gegebenenfalls verbessert werden. Alles, was den ‚flow’ behindert, kann so kritisch unter die Lupe genommen und optimiert werden. Damit reduziert sich das Qualitätsrisiko für jeden Einzelschritt und sichert den Erfolg des gesamten Arbeitsergebnisses.

 

Kanban funktioniert nicht nur in der Produktion, sondern auch sehr gut im Büroumfeld

Personal Kanban ist die einfache Übertragung des o.g. Prinzips in das administrative Umfeld. Personal Kanban gewährt Überblick über die Anzahl meist parallel laufender Aufgaben und Arbeitsschritte und zeigt auf, welcher Prozess/welche Aufgabe sich gerade in welchem Stadium befindet. Mit dieser Methode lässt sich der Arbeitsalltag mit vielen Projekt- oder Teilaufgaben sehr gut organisieren.

Durch die Klarheit der Darstellung geht (oder: fließt) Ihnen die Erledigung der Aufgaben also deutlich einfacher und konzentrierter von der Hand.

Stop starting, start finishing

Beenden Sie das Beginnen von Aufgaben, beginnen Sie, Aufgaben zu beenden! Der erste Schritt bei der Einführung von Kanban besteht darin, die vorhandene Arbeit zu visualisieren. Diese Darstellung wird mit einem Kanban-Board erreicht, das z.B. aus einem einfachen Whiteboard und Karten in Form von Haftnotizen oder Karteikarten bestehen kann. Jede Karte auf dem Board steht dabei für eine Aufgabe.

Personal Kanban funktioniert mit Hilfe einfacher Werkzeuge. Sie benötigen:

• Ein Kanban-Board/Tafel (Papier, Whiteboard, elektronisches Tool)
• Kanban Karten, möglichst in verschiedenen Farben (z.B. Haftnotizen)
• Eine rote Karte mit der Aufschrift ‚Blocker’ oder ‚Problem’
• Eine (ehrliche!) Auflistung aller Aufgaben, optimalerweise geordnet nach Oberbegriffen/Projekten

(Quelle: realstockvector / fotolia.com)

 

1. Die Tafel wird  in drei Spalten unterteilt

• Aufgabe (To Do)
  Hier werden zunächst alle erforderlichen Aufgaben oder Projektteilschritte erfasst
• Bearbeitung (Doing)
  Sobald die Tätigkeit beginnt, wird die jeweilige Karte/Haftnotiz in diesen Bereich geschoben (‚push’)
• Erledigt (Done)
  Hier landen die vollständig erledigten Aufgaben

2. Visualisieren Sie Ihre Aufgaben

   Jede Karte wird mit jeweils einer Aufgabe beschrieben (ggf. farblich z.B. nach Themen/Projekten sortiert)

3. Limitieren Sie Ihre Aufgaben

   Legen Sie Ihr persönliches WorkInProgress-Limit (WIP-Limit) fest und schreiben es deutlich auf Ihr Kanban-Board. Ein WIP-Limit stellt die maximale Anzahl gleichzeitig zu bearbeitender Aufgaben dar. Erfahrungsgemäß liegt diese Zahl zwischen 3 und 6.

   Das Festlegen und Einhalten des WIP-Limits erhöht die Wirkung, dass Probleme/Aufgaben aktiv angegangen werden müssen, anstatt um sie herum zu arbeiten. Hier ist Konsequenz notwendig. Denn nur durch das konsequente Einhalten Ihres WIP-Limits wird Multitasking reduziert und – bei geringem WIP-Limit – jede einzelne Aufgabe schneller erledigt als vorher.

4. Alle Aufgaben werden nun den drei Spalten zugeordnet
   

   Beachten Sie dabei Ihr individuelles WIP-Limit, mehr Aufgaben dürfen sich nicht in der Spalte ‚Bearbeiten’ befinden.

• Beginnend mit der Spalte ‚Aufgabe/To Do’ werden die Aufgaben von oben nach unten nach Priorität geordnet dieser Spalte zugefügt. Sie erhalten so schnell einen guten Überblick über alle Aufgaben und können an dieser Stelle bereits ähnliche Aufgaben zusammenfassen oder Projekten zuordnen.
• Der Spalte ‚Erledigen/Doing’ werden ausschließlich die Aufgaben zugeordnet, die gerade bearbeitet werden. Beachten Sie dabei Ihr WIP-Limit. Es werden nur genau so viele Aufgaben gleichzeitig bearbeitet, wie Sie abschließen können.
• Der Spalte ‚Erledigt/Done’ werden ausschließlich die erledigten Aufgaben zugeordnet. Diese Visualisierung bringt zusätzlich zum Überblick über z.B. einen Projektstatus auch das gute Gefühl, Dinge erledigt zu haben.

5. Den Arbeitsfluss im Blick haben
   

   Je nach Erledigungsstand werden die Aufgaben nun von rechts nach links in die jeweiligen Spalten geschoben (‚push’). Es entsteht ein Erledigungsfluss, da Sie immer, wenn eine Aufgabe erledigt ist, eine neue Aufgabe in die ‚Bearbeiten’-Spalte ziehen, usw.
   Wenn eine Aufgabe in diesem Erledigungsfluss stockt, wird sie mit einer roten ‚Blocker-Karte’ gekennzeichnet und die Problemlösung kann beginnen (Warum geht es hier nicht weiter? Wie kann ich das ändern? Was ist dazu notwendig?)

   Dabei gibt es keine Rücksortierung! Angefangenes ist schon in Arbeit – und das Ziel, Verschwendung zu vermeiden, wird nur erreicht, wenn der bisher eingesetzte Arbeitsaufwand nicht verschwendet wird.

6. Ergänzung der Kategorien

   Zusätzlich zur mittleren Spalte ‚Doing’ lassen sich weitere Spalten mit sinnvollen Analyse- oder Zwischenschritten hinzufügen. Sinnvoll ist z.B. oft eine vierte Spalte ‚Heute’, für die am selben Tag zu erledigenden Aufgaben. Auch eine Spalte ‚Wartet’ hat sich bewährt für Aufgaben, die Sie angestoßen haben aber für die Sie noch auf Rückmeldung warten. Tritt hier ein Engpass auf, wird dieser schnell sichtbar und kann gezielt zur Lösung gebracht werden.

Aufgaben im Büro und gesamte Prozesse mit einzelnen Zwischenständen werden mit Kanban visualisiert und übersichtlich dargestellt. Diese Visualisierung und die Begrenzung der Aufgaben (WIP) ist ein einfaches und wirkungsvolles Mittel, trotz Tagesgeschäft das Wesentliche nie aus den Augen zu verlieren.

 

Kanban im Team

Die Kanban Methode ist natürlich skalierbar. Man kann nicht nur seine eigenen Aufgaben und Projekte damit strukturieren. Nach dem gleichem Prinzip unterstützt diese Methode auch die Projektarbeit in Teams. Beim Einsatz von Kanban im Team sind für die erfolgreiche Zusammenarbeit zusätzlich die gemeinsame Festlegung von Regeln und Definitionen und deren klare Kommunikation ausschlaggebend. Die Definition z.B. des Status ‚Erledigt’ (Done) muss vor Projektbeginn explizit festgelegt und kommuniziert werden, damit alle Teammitglieder das gleiche Verständnis darüber haben, wann eine Arbeit abgeschlossen ist.

Auch wandelt sich im Team Kanban der o.g. ‚push’ Vorgang, indem ich meine Aufgaben selbst in die nächste Spalte geschoben habe, in einen ‚pull’ Vorgang. Der nächste Bearbeiter im Team holt (pull) sich die Arbeit vom Vorgänger, wenn er bereit dafür ist. Der Arbeitsschritt wird nicht vom vorherigen Arbeiter angeschoben.

Ein Engpass im Projekt wird so schnell deutlich. Da alle Teammitglieder sich an das WIP-Limit halten, kann das Teammitglied im Engpass keine neuen Aufgaben vom Vorgänger abholen, der Vorgänger ist ebenfalls durch die konsequente Einhaltung des WIP-Limits beschränkt und kann sich seinerseits keine neuen Aufgaben von seinem Vorgänger holen. Eine Blockade im Projekt wird so schnell deutlich und kann gelöst werden.

Im Rahmen der Neuen Arbeitswelten werden aus traditionellen Büros immer öfter flexible Arbeitsmodelle, in denen Mitarbeiter und Teams nicht mehr an einem Ort zur selben Zeit zusammenarbeiten. Kanban kann hier eine gute Methode sein, gemeinsam und effizient im dezentralen Team an Projekten zu arbeiten. Der Austausch über den Projekt- und Aufgabenstand wird dann durch elektronische Lösungen gestützt.

Grundvoraussetzungen sind hier jedoch, dass alle Teammitglieder die Prinzipien und Kernpraktiken von Kanban akzeptieren und leben:

• Beginne mit dem, was Du jetzt machst
• Respektiere die festgelegten Prozesse, Rollen und Verantwortlichkeiten
• Übernehme Verantwortung für Deine Aufgaben
• Visualisiere den Fluss der Arbeit
• Limitiere die Menge der begonnenen Arbeit
• Kommuniziere Prozessengpässe
• Das Kanban-Board dient im Team allein der (Projekt-)Planung und Steuerung und nicht der täglichen Organisation

 

Kanban Online

Viele Teams arbeiten bereits heute elektronisch im Kanban Modus zusammen. Es gibt ein breites Angebot unterschiedlicher Online-Tools, die die notwendigen Aufgaben und Projektschritte auf einem virtuellen Board organisieren und dem Team die Zusammenarbeit in Echtzeit ermöglichen.

Kurz vorgestellt sei hier nur exemplarisch Trello. In erster Linie eignet sich Trello für jeden, der Kanban als Produktivitätsmethode schätzen gelernt hat. Mit sehr eingängiger Funktionsweise ist Trello einfach gehalten, genau darin liegt aber m.E. auch die Stärke dieses Programms. Trello ist in der Basisversion kostenlos, für iOS sowie Android verfügbar und funktioniert auf beiden mobilen Plattformen gut.

 

Ein System, das sich verändern soll, kann nicht nach alten Regeln funktionieren

Natürlich erledigt Kanban Aufgaben nicht von selbst. Kanban kann jedoch eine sehr gute Unterstützung sein, Arbeitsabläufe besser zu planen, zu überwachen und zu steuern. Die Visualisierung von Prozessen und Aufgaben unterstützt Ihre Effizienz. Im Ergebnis entstehen bessere Arbeitsergebnisse und nicht zuletzt eine höhere Motivation durch das gute Gefühl, Aufgaben erledigt zu haben.

Kanban ist in vielen unterschiedlichen Bereichen und allen Unternehmensgrößen einsetzbar:

• In der persönlichen täglichen Aufgabenerledigung
• In Projektteams
• In Fachabteilungen, die Ihre Qualität und Ihren Nutzen im Unternehmen optimieren wollen
• In kleinen Unternehmen und Startups
• Im traditionellen Mittelstand
• Im internationalen Konzern

Grundvoraussetzung ist jedoch immer der vorhandene Veränderungswille, die Mitwirkung und Eigenverantwortung jedes Einzelnen, die Eigendisziplin in der Erledigung der Aufgaben und die Akzeptanz von wenigen aber unumstößlichen Regeln und Vereinbarungen.

Eine solche neue Arbeitsweise und -kultur entsteht nicht am Reißbrett.

Der Erfolg der Veränderung ist immer gestützt von einer durchdachten gemeinsamen Planung und transparenter Kommunikation.

Verändern Sie etwas! Ich unterstütze Sie gern und freue mich über Ihren Anruf! +49 40 30068338

Oder schreiben Sie mir: nevermann@office-concepts.hamburg

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Aktuelles:

5. Mai 2016 – Ich werde im Mai an der Konferenz „The Digital Future“ in Berlin teilnehmen und auch an der brand eins Konferenz „So geht Zukunft“ . Ich bin sehr gespannt auf viele neue Eindrücke und Erkenntnisse zur zukünftigen Entwicklung unserer Arbeit und Gesellschaft, die natürlich in meine monatlichen Orga-Tipps einfließen werden.

12. Mai 2016 – Hier finden Sie die Berichterstattung zum Science Match „The Digital Future“. Im sehr umfangreichen und anspruchsvollen Programm hätte ich mir einen weiteren Blick in die Zukunft gewünscht. Hervorzuheben ist der Ausblick von Kanzleramtsminister Peter Altmaier, der deutlich machte, wie massiv die Digitalisierung die Arbeitswelt verändert und wie wichtig Bildung ist, um hier Schritt zu halten.

27. Mai 2016 – Hier finden Sie – sobald veröffentlicht – Eindrücke der brand eins Konferenz „So geht Zukunft“. Dieses Mal waren Wendepunkte das Thema der Konferenz, es ging also um Veränderung, Entscheidung, Wandel – in der Gesellschaft, im Unternehmen und persönlich. Der Tag war sehr inspirierend und mit vielen interessanten Menschen, Gesprächen und Gedanken gespickt: Ist unsere rasant schnelle Informationsgesellschaft ‚kommunikativ infektiös‘? Was bedeutet Bildung, wenn Wissen kollektiv verfügbar ist? Wie sehen die zukünftigen Wendepunkte in der Arbeitswelt aus? Ein Tag voller Impulse.