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Orga-Tipp des Monats: November 2016

Besprechungen, Meetings, Sitzungen mit klaren Ergebnissen – oder waren die Kekse mal wieder das Beste?

Effektive Meetings brauchen eine gut durchdachte Vorbereitung. Mit den nachfolgenden Tipps und professioneller Meetingdisziplin werden Ihre Besprechungen zum Erfolg.

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Viele Worte, wenig Ergebnis, hohe Verschwendung

Wie immer am Montag: Jour fixe mit allen 10 Abteilungs- und Bereichsleitern, montags um 10:00 Uhr, Dauer 1 Stunde. Der Chef eröffnet mit den Worten „Da sind wir also alle wieder – dann mal los.“ Eine Tagesordnung wurde nicht erstellt („Wir kennen ja unsere Themen – jeder sagt kurz was zu seinem Bereich.“). Zwei Kollegen kommen verspätet, das erste Thema wird daraufhin wiederholt. Es wird insgesamt viel geredet, aber keine Entscheidung getroffen. Die aktuell schwierige Verkaufs-Situation mit einem wichtigen Kunden wird spontan auf die ‚gedachte Agenda’ genommen und ausführlich von allen Teilnehmern diskutiert. Der Verkaufsleiter jedoch sitzt heute nicht mit am Tisch, er ist auf Auslandsreise. Ein Vertreter wurde nicht benannt. Mit halbstündiger Verspätung endet das Jour fixe und jeder geht seiner Wege.

 

Nur 15 Minuten eines ergebnislosen Meetings sind teuer

Ginge man im vorgenannten Beispiel von einem Durchschnittsstundenlohn der Beteiligten von 30 Euro aus, würden nur 15 Minuten, verschwendet durch die mangelnde Struktur der Besprechung, mit 4.500 Euro zu Buche schlagen.

 

Vermeiden Sie Verschwendung im Meeting

Eine mangelnde Struktur und undurchdachte, schnell einberufene Meetings sind in Unternehmen ein oft unterschätzter Kostenfaktor.

Zu den größten Verschwendungen im Rahmen von Besprechungen gehören:

  • Unpünktlichkeit der Teilnehmer
  • Fehlende Vorbereitung und Agenda
  • Unsystematischer Ablauf
  • Unausgewogener Redeanteil 
  • Ad hoc-Themen
  • Ausufernde Diskussionen
  • Keine Leitung bzw. Moderation
  • Unzureichende Ergebnissicherung und Nachverfolgung

Aber auch regelmässige Standard-Besprechungen mit festem Personenkreis sind oft Arbeitszeit- und Geldverschwendung. Solche Meetings werden häufig aus Gewohnheit auch dann abgehalten, wenn es kaum etwas zu besprechen gibt oder das Thema gar nicht alle Anwesenden betrifft. Oft finden diese Besprechungen ohne eigentliche Zielsetzung und ohne Agenda statt.

Es wird kein Zeitrahmen festgelegt und nichts visualisiert. Vielredner werden nicht gebremst und Besprechungsleiter greifen nicht ein. Niemand fühlt sich für den Verlauf des Meetings und für die Einhaltung von Gesprächsregeln verantwortlich. Am Ende verlassen die Beteiligten den Besprechungsraum mit neuen Problemen, aber nicht mit klaren Ergebnissen und klagen über die verlorene Zeit. Was könnten Sie in dieser Zeit alles erledigen?

 

Professionalisieren Sie Ihre Meetings – Das spart Zeit & Geld

Gut geplante und professionell vorbereitete Besprechungen sind hingegen ein sinnvolles Instrument zur Steuerung von Projekten und Teams – vorausgesetzt, das Ziel ist ein konzentrierter Austausch von Informationen und eine klare Entscheidungsfindung. Dabei ist es nicht unbedingt erheblich, ob ein Meeting persönlich oder digital, z.B. als Web- oder Telefonkonferenz, durchgeführt wird. Digitale Meetings erfordern jedoch eine noch größere Disziplin aller Beteiligten als Ausgleich zur persönlichen Atmosphäre im Präsenzmeeting.

 

9 Tipps für effiziente und effektive Meetings

 

1.    Grundsatzfrage: Lohnt sich der Aufwand?

Stellen Sie sich diese Frage vor jeder Einladung zu einer Besprechung. Stellen Sie sich diese Frage auch, bevor Sie selbst eine Einladung zu einer Besprechung annehmen. Greifen Sie im Zweifel einfach zum Taschenrechner und errechnen den personellen Zeit- und Kostenaufwand:

Besprechungsdauer x  Teilnehmer = Zeitaufwand
Zeitaufwand  x  anteilige Gehälter der Teilnehmer = Verschwendung

 

2.   Feste Besprechungsregeln

Etablieren Sie eine für alle Teilnehmer verbindliche Meeting-Kultur, die den Rahmen für Besprechungen in Ihrem Unternehmen festlegt und zum Beispiel Themen wie Teilnehmerzahl und -verhalten, Pünktlichkeit und Redebeiträge aufnimmt. 

Bei Google beispielsweise soll kein Meeting aus mehr als zehn Teilnehmern bestehen. Wenn derjenige fehlt, der am Schluss die Entscheidung zu treffen hat, findet die Besprechung schlicht nicht statt. Und jeder Teilnehmer ist verpflichtet, etwas beizutragen – oder im anderen Fall fernzubleiben.

 

3.   Organisatorische Vorbereitung

Stellen Sie sicher, dass in einem ausreichend großen Raum (möglichst mit Tageslicht) ausreichend Sitzgelegenheiten zur Verfügung stehen. Bei einem kürzeren Termin genügt es durchaus, das Meeting im Stehen abzuhalten.

Alle notwendigen Hilfsmittel wie Flip-Charts (mit Stiften), Beamer, etc. sollten vorhanden und funktionstüchtig sein. Bedenken Sie auch die angemessene Verpflegung (Menge und Qualität) bei längeren Besprechungen. Ein guter Service hat oft unterschätzte Auswirkungen auf den Meetingverlauf und die notwendigen Entscheidungen

 

4.   Inhaltliche Vorbereitung Einladung

Versenden Sie die Einladung mit Tagesordnung mindestens drei Tage vor dem Termin.

Fügen Sie der Einladung neben der Agenda immer auch ggf. weitere vorbereitende Unterlagen, das vorherige Protokoll und die (aktuelle!) Aufstellung der offenen Punkte des vorangegangenen Termins bei. So können sich alle Teilnehmer ausreichend vorbereiten.

 

  • Tagesordnung
    Keine Besprechung findet ohne Tagesordnung statt. Gewichten Sie Ihre Besprechungspunkte. Welche Themen müssen unbedingt behandelt werden? Wieviel Zeit brauchen Sie für die einzelnen Themen? Handelt es sich bei der Sitzung um eine rein informative Besprechung, oder um einen Termin mit Beschlussfassung?

    Die Tagesordnung sollte übersichtlich gestaltet sein mit folgendem Inhalt:

    • Termin (Datum / Uhrzeit)
    • Ort 
    • Dauer
    • Thema
    • Teilnehmer / Sitzungsleitung
    • Tagesordnungspunkte mit Verantwortlichem und Zeitangabe

 

  • Teilnehmerkreis
    Laden Sie nur Teilnehmer ein, die etwas zu den Themen beitragen können. 

    Benennen Sie für jeden Tagesordnungspunkt einen Verantwortlichen/Vortragenden und geben den Zeitbedarf an.

    Sprechen Sie ggf. Themen und Vorgehensweisen vorher mit den internen Auftraggebern und Entscheidungsträgern ab. Sie beugen so Überraschungen und ausufernde Diskussionen vor.

 

5.    Strukturierter Besprechungsablauf 

  • Pünktlichkeit
    Erscheinen Sie pünktlich und vorbereitet zur Sitzung. Auch wenn noch nicht alle Teilnehmer anwesend sind: Beginnen Sie das Meeting pünktlich. Das ist für die zu spät Kommenden ein deutliches Signal. Konsequent praktiziert, werden bald immer alle Beteiligten pünktlich sein.

    Erinnern Sie die Teilnehmer an den mit der Tagesordnung und Einladung angekündigten Zeitrahmen.

    Vertagen Sie ein Thema, wenn absehbar ist, dass die geplante Zeit dafür nicht ausreicht.

  • Dauer
    Eine Besprechung sollte nicht länger als 60 – 90 Minuten geplant werden. Dauert ein Meeting wider Erwarten länger, machen Sie eine kurze Pause, damit alle Teilnehmer die Gelegenheit haben, Anschlusstermine zu verschieben.
  • Pausen
    Sollte die Sitzung länger als eine Stunde dauern, machen Sie eine kurze Pause von fünf bis zehn Minuten. Nutzen Sie die Unterbrechung auch dann, wenn sich die Diskussion festgefahren hat.

 

6.    Moderation & Leitung 

  • Eröffnung
    Legen Sie die Rolle des Moderators fest. Der Moderator leitet die Sitzung mit einer kurzen Begrüßung ein. Er betont den zeitlichen Ablauf und den Schwerpunkt des Meetings und welches Ziel erreicht werden soll.

    Verwenden Sie bei solchen Eröffnungen Formulierungen, die Zustimmung finden. Beispielsweise: „Jeder hat am Montag die Dokumente mit der Einladung bekommen (ja). Wir sind alle anwesend (ja), können also mit der Tagesordnung beginnen. Wir machen um 11 Uhr Pause (ja) und dann machen wir weiter bis zum Mittagessen (ja).“

  • Ablauf
    Arbeiten Sie die einzelnen Tagesordnungspunkte zügig durch. Verdeutlichen Sie als Moderator jeweils noch einmal, warum ein einzelner Punkt besprochen wird und mit welchem Ziel.

    Lassen Sie Raum für Diskussionen, aber fördern Sie die Beschlussfindung, z.B. mit den Worten „Ist das ausreichend besprochen? Können wir mit diesem Ergebnis zum nächsten Punkt übergehen?“

    Wenn Sie merken, dass ein Thema mehr Zeit in Anspruch nimmt als geplant, legen Sie mit den Teilnehmern gemeinsam fest, wie und wann Sie weiter vorgehen wollen.

  • Diskussion
    Beziehen Sie alle Teilnehmer ein. Achten Sie darauf, dass keiner außen vor bleibt, nur weil er nicht so gesprächig ist.
  • Abschluss
    Schließen Sie die Sitzung pünktlich. Geben Sie den Teilnehmern eine kurze Zusammenfassung mit Ausblick auf die nächsten beschlossenen Schritte. Kündigen Sie den zeitnahen Protokollversand an.

 

7.   Protokoll

Halten Sie schon während der Besprechung nach jedem Tagesordnungspunkt fest, was besprochen wurde und welche Beschlüsse gefasst wurden. Benennen Sie namentlich, wer was bis wann zu tun hat.

Fassen Sie zum Schluss die Ergebnisse schriftlich zusammen. Dabei wird jeder Besprechungspunkt mit einem Ergebnis abgeschlossen: mit einer Entscheidung oder mit einer Maßnahme.

Spätestens drei Tage nach dem Meeting sollte jeder Teilnehmer das Protokoll erhalten. Offene Punkte werden mit Erledigungsdatum und Zuständigkeit ggf. als Anlage zum Protokoll geführt.

 

8.   Hinterfragen Sie von Zeit zu Zeit die Notwendigkeit regelmässiger Meetings

Ist der Teilnehmerkreis noch sinnvoll? Welche Ergebnisse wurden bislang erreicht und umgesetzt? Vergleichen Sie Kosten und Nutzen und beachten Sie dabei auch die nicht direkt rechenbaren Effekte.

Besonders im New Work Umfeld, in dem Teams nicht mehr zur selben Zeit am selben Ort arbeiten, verändert sich die Bedeutung von persönlicher Kommunikation. Der persönliche Austausch wird seltener, verliert aber dadurch nicht an Bedeutung. Ganz im Gegenteil, besonders in dieser Situation tragen klare Meetingstrukturen und -disziplin zum Erfolg bei.

 

9.   Mixed Tipps & Tricks für erfolgreiche Besprechungen 

  • Kein Meeting für jedes Thema
    In vielen Fällen sind stundenlange Arbeitstreffen durch Absprachen auf dem kurzen Dienstweg vermeidbar. Erst wenn digitale Kanäle, ein Vieraugengespräch oder auch ein Arbeitsessen nicht ausreichen, sollten Sie zu einer Besprechung einladen.

    Helfen Sie sich mit folgendem Gedankenspiel…>>

  • Kleine Runden
    Je mehr Teilnehmer bei einem Meeting dabei sind, desto schwieriger und langwieriger wird der Entscheidungsfindungsprozess. Grundsätzlich sollten nur Kollegen, die Inhaltliches beitragen, und Entscheidungsträger am Tisch sitzen.
  • Ortswahl
    Manchmal kann ein neuer Meeting-Ort dabei helfen, schneller zum Ergebnis zu kommen – zum Beispiel eine kurze Runde ohne Sitzmöglichkeiten in der Fertigungshalle der Produktion statt im Sitzungszimmer, nah am Geschehen, wenn es z.B. um Fertigungsthemen geht.
  • Tagesordnungspunkt „Sonstiges“
    Verbannen Sie den Tagesordnungspunkt „Sonstiges“ konsequent aus allen Agenden! Dort sammeln sich meistens unwichtige aber zeitfressende Kleinst-Themen, die oft auf anderem Weg geklärt werden können.
  • Unnötige Meetings absagen
    Haben Sie den Mut, Besprechungen, die offensichtlich keinen Mehrwert haben, abzusagen.

 

Wenn Sie diese Ratschläge, Tipps und Tricks in Ihren Besprechungen anwenden, werden Sie schnell die Erfahrung machen, dass sich die besprochenen Ergebnisse besser nachvollziehen und umsetzen lassen und Sie so wertvolle Zeit für Ihr eigentliches Geschäft gewinnen.

 

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg und unterstütze Sie gern.

Ich  freue mich über Ihren Anruf! +49 40 30068338

Oder schreiben Sie mir: nevermann@office-concepts.hamburg

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Hilfreiche Links zur Meeting-Planung:

Find the best time across Time Zones – Hier finden Sie schnell und praktisch den optimalen Zeitpunkt für Meetings mit Teilnehmern in unterschiedlichen Zeitzonen.

Doodle ist einer der kostenlosen Online-Dienste zur praktischen Terminabfrage.

Meetingkosten digital: Mit dem Meetingmeter werden Meetingkosten einfach digital messbar.

Meetingkosten analog: Der Zeit- und Kostenmesser auf dem Konferenztisch – ‚meeting cube‘.

 

 

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