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Orga-Tipp des Monats: September 2017

Digitale Assistenten verändern die Büroarbeit

Alexa, Siri, Cortana oder Google Now… Sie alle sind cloudbasierte, sprachgesteuerte digitale Assistenten – und bald vielleicht unsere neuen Kollegen.lesezeit-45-min

 

Diese neuen Kollegen sind mit künstlicher Intelligenz ausgestattete digitale Sprachassistenten. Es sind oft schlichte, optisch ansprechende Geräte oder integrierte Sprachsysteme, die nach heutigem Stand schnelle Fragen mit angenehmer Stimme mehr oder weniger hilfreich beantworten. Sie lösen kleine Alltagsaufgaben und sie sind extrem „datenhungrig“. Wie ein digitaler Butler erstellen sie Einkaufslisten, spielen den gewünschten Radiosender oder die bevorzugte Musikrichtung. Im Smart-Home-Bereich dimmen sie auf Befehl das Licht oder bedienen die Heizung oder den Backofen. Auch im Auto findet sich der digitale Assistent: VW und Ford integrierten bereits Alexa’s Funktionen in ihre Fahrzeuge .

Doch im Job können uns die virtuellen Assistenten noch nicht allzu viel abnehmen. Das diktieren von E-Mails, die Kalenderführung und kollaboratives Arbeiten (z.B. mit Trello oder Microsoft ToDo) sind bereits möglich und auch die Taxibestellung oder die eine oder andere Reiseplanung und Mietwagenbuchung lassen sich per Sprachbefehl schon heute erledigen. Aber vollumfassend sind diese Services nicht – noch nicht. Sie sind noch nicht smart genug. Doch in Zukunft soll noch viel mehr möglich sein. Bei der heutigen rasanten technologischen Entwicklung wird es nicht sehr lange dauern, bis die digitalen Assistenten auch im Job-Umfeld unabsehbar hilfreich werden und unsere Arbeitswelt im Büro nachhaltig verändern. 

Routineaufgaben werden dann zukünftig vielleicht zuverlässig von der digitalen Kollegin ‚Alexa‘ übernommen. Sicher ist, wir werden mit intelligenten Computern zusammenarbeiten – doch eine Gebrauchsanweisung gibt es dafür nicht. Genau deshalb ist es so wichtig, dass sich jeder ohne Scheu mit diesen Veränderungen beschäftigt. Denn um die neuen Technologien richtig nutzen zu können, muss man sie verstehen und anwenden können.

 

Meine Kollegin Alexa

Im Mai dieses Jahres wurde ich gebeten, die Moderation eines Kongresses zum Thema ‚Assistenz 4.0‚ zu übernehmen.

Zu allen Themen rund um die Veränderung unserer Arbeit gehört für mich auch der zukünftige Umgang mit den Digital Assistants. Was lag also näher, als mich auf dem vorgenannten Kongress von einer digitalen Assistentin als Co-Moderatorin unterstützen zu lassen. 

Zugegeben, es war ein wenig Training notwendig, bis amazon’s Alexa und ich perfekt abgestimmt waren, aber dann hat Alexa mich zuverlässig unterstützt. Sie hat z.B. die Ansage der Programmpunkte übernommen und mir die elegante Erinnerung der Speaker an die langsam ablaufende Sprechzeit abgenommen.

Und auch für den einen oder anderen Gag war Alexa zu haben: So war das Highlight der Veranstaltung ein Beitrag von Ralph Goldschmidt mit dem Titel  „Was tun, wenn die Roboter kommen?„. Bevor ich den Speaker auf die Bühne bat, fragte ich also Alexa, was wir denn tun sollen, wenn die Roboter kommen. Sie antwortete: „Das weiß ich leider nicht.“ Das war natürlich das perfekte Intro, um den wunderbaren Ralph Goldschmidt auf die Bühne zu bitten mit den Worten „Da kann uns nur einer helfen, die Antwort zu finden…“

Alexa war an diesem Tag meine Kollegin, wir haben die Aufgaben im Team erledigt – und genau diese Botschaft war mir wichtig: Wenn wir uns neuen Möglichkeiten nicht verschließen, können sie unser Berufsleben bereichern und erleichtern. Verschließen wir uns ihnen, werden sie zur Konkurrenz.

 

Das Interview

Kurz nach dem Kongress wurde ich von der Redaktion des Corporate Blogs der Otto Group, www.ottogroupunterwegs.com, angesprochen, um ein Interview für das Ressort „Zukunft der Arbeit“ zu geben zu dem Thema: Wie werden Digital Personal Assistants unsere Art zu arbeiten beeinflussen? Im Blick war dabei besonders die Büroarbeit.

Mit herzlichem Dank an Isabelle Ewald (Corporate Communications Consultant, Otto Group) veröffentliche ich hier das gesamte Interview, erschienen im Juni 2017 auf www.ottogroupunterwegs.com.

 

Die Digitalisierung verändert die Rolle der Assistentin

„Hey Siri, welche Termine habe ich heute?“, „Hi Cortana, erinnere mich an daran, morgen meine Unterlagen mitzunehmen!“, „Okay Google, schreibe eine E-Mail an …“, „Alexa, ich benötige ein Taxi.“

Werden diese oder ähnliche Sätze im Büro bald Standard sein? Wachsende Nutzerzahlen von digitalen Assistenten wie zum Beispiel Amazons Echo oder Apples Siri lassen durchaus darauf schließen: Bereits heute können sie Aufgaben übernehmen, die in der Büroorganisation alltäglich sind, Tendenz steigend. Was bedeutet diese Entwicklung für das Berufsbild der Assistenz beziehungsweise des digitalen Büros im Allgemeinen? Wir sprachen mit Silke Nevermann, Expertin für Büroorganisation und effizientes Arbeiten, über Chancen und Herausforderung der Assistenz im digitalen Zeitalter.

Frau Nevermann, nutzen Sie digitale Assistenten bei der Arbeit?

Silke Nevermann: „Ich arbeite vorwiegend mit einem Mac und habe mir dort angewöhnt, Siri unter anderem zum Öffnen von Programmen und Diktieren von E-Mails zu nutzen. Auch mit Amazons Echo ‚unterhalte’ ich mich regelmäßig, wenn auch mehr im privaten Bereich. Hier genieße ich zurzeit am meisten die Vorteile der sprachgesteuerten Einkaufsliste.“

Ihr bisheriges Fazit?

Nevermann: „Aktuell können digitale Assistenten im Arbeitsalltag vor allem bei der schnellen und einfachen Wiedergabe und Verarbeitung von Informationen unterstützen: Anrufe starten, Dokumente öffnen, nach Terminen im Kalender suchen, Termine eintragen etc. In Verbindung mit Suchmaschinen lassen sich zudem Informationen im Web recherchieren, darunter Bahnverbindungen oder Wettervorhersagen. Komplexe Aufgaben wie eine komplette Reiseplanung oder Terminverschiebungen mit externen Partnern oder Kunden erledige ich aber nach wie vor persönlich. Soweit ist die Entwicklung noch nicht, hier besteht meiner Meinung nach noch viel Luft nach oben. Die Entdeckung immer weiterer Einsatzmöglichkeiten und die zugehörige Programmierung solcher Anwendungen, so genannten ‚Skills‘, werden aber bei unserer rasanten technischen Entwicklung nicht lange auf sich warten lassen.“

Das vollständig digitalisierte Büro ist also kein weit entferntes Zukunftsszenario mehr?

Nevermann: „Ich denke, wir sind im Grunde nicht mehr so weit vom sehr digitalen Büro entfernt. Schon jetzt sind viele Tätigkeiten und Prozesse im Büro und im Office Management digitalisiert. In Bezug auf die digitalen Assistenten weiß ich zum Beispiel von namhaften Unternehmen, die bereits die Arbeitsplätze ganzer Abteilungen mit einem Amazon Echo ausgestattet haben. Und auch in der Hotelbranche könnte der Einsatz dieser Produkte ein Servicethema sein. Von einem Nischenthema kann also keine Rede mehr sein. Besonders, wenn sich die Qualität der Algorithmen und die Vielfalt der jobrelevanten Einsatzmöglichkeiten weiter verbessert und verfeinert.“

Wird der Job der Assistenz durch Digital Assistants überflüssig?

Nevermann: „Ich denke nicht, dass der Job der Assistentin in Gefahr ist, weil Siri, Echo und Co. irgendwann in der Lage sein werden, viele organisatorische Aufgaben auf Kommando auszuführen. Natürlich liest man oft darüber, dass Algorithmen unsere Bürojobs gefährden und es gibt Studien, die prognostizieren, dass 2025 jeder zweite Job in seiner jetzigen Form nicht mehr existieren wird. Das hat alles seine berechtigte Grundlage. In Bezug auf die Assistenzfunktion sehe ich eine solche Gefahr allerdings in erster Linie für das traditionelle Berufsbild der Sekretärin, die genau die organisatorischen Tätigkeiten als Hoheitsgebiet ansieht und sich den neuen Möglichkeiten vielleicht sogar verschließt. Neue technische Entwicklungen wie Digital Assistants sollten nicht als Konkurrenz angesehen werden, sondern zukünftig vielmehr als Unterstützung dienen, um Raum und Zeit für andere sinnvolle Aufgaben zu gewinnen . Vorausgesetzt man geht mit Mut und offenen Augen durch die neue Arbeitswelt, lassen sich gerade zurzeit durchaus neue Perspektiven und Einsatzmöglichkeiten finden. Grundvoraussetzung dafür ist natürlich die eigene Innovations- und Lernbereitschaft und ein offener Umgang mit digitalen Tools. Oft mangelt es ja auch schlicht durch die aus Unwissenheit resultierende Unsicherheit an Akzeptanz.

Anwendungsbereich von digitalen Sprachassistenten

Woran machen Sie das fest?

Nevermann: „Ein Beispiel: Erst kürzlich habe ich bei einem Bundeskongress für Assistenten/innen vor einem größeren Publikum demonstriert, wie mich Alexa als Co-Moderatorin live bei meiner Moderation unterstützt hat. Ich ließ mir von ihr vorzugsweise die ‚unangenehmen Aufgaben’, wie zum Beispiel die Erinnerung der Speaker an ihr Zeitlimit, abnehmen. Das war ein Beispiel für eine sinnvolle Aufgabenteilung mit einem Digitalen Assistenten. Einige der TeilnehmerInnen waren sehr an dieser neuen Technik und dem möglichen Einsatz im Büro interessiert, aber natürlich finden sich im etablierten Umfeld auch immer äußerst skeptische Stimmen. Ein gewisses Maß an Skepsis ist natürlich heutzutage gerade mit Blick auf die Verwendung und Sicherheit unserer Daten unabdingbar. Sehr schade allerdings finde ich, wenn daraus eine grundsätzlich ablehnende Haltung entsteht. Die technische Entwicklung wird in einem für uns rasanten Tempo voranschreiten und besonders Assistenten/innen haben meiner Meinung nach gerade jetzt die große Chance, die digitale Transformation innerhalb ihres Unternehmens massiv mit voranzutreiben, indem sie als Power-User eine Vorbildfunktion übernehmen. Assistenten/innen sind innerhalb eines Teams beziehungsweise des Unternehmens in alle Richtungen vernetzt. Wenn sie es aus dieser Position heraus verstehen, die vorhandenen digitalen Möglichkeiten effizient zu nutzen, wenn sie – gerade aufgrund ihres Organisationstalentes – die richtigen Einsatzmöglichkeiten identifizieren, implementieren und schon fertig gedachte und erprobte Lösungen an ihre KollegenInnen weitergeben, wird daraus schnell eine wertvolle Schlüsselposition entstehen. Im Idealfall entwickelt sich so die Rolle der Assistentin zu einer Art unternehmensinternen Wissensmanagerin. Diese Chance für die Erweiterung des Aufgabenfeldes – als Ausgleich für die digital übernommenen organisatorischen Tätigkeiten – wird meines Erachtens gerade im Assistenzbereich oft noch nicht gesehen oder nicht wahrgenommen.“

Was sind die dringendsten Themen, denen wir uns im Bereich des digitalen Office-Managements kurz- und mittelfristig stellen müssen?

Nevermann: „Digitalisierung ist in erster Linie Kopfsache, erst danach kommt die Technik. Wie bereits erwähnt, sollten einige Beteiligte ihre Einstellung zu Veränderungen im Generellen und zur Digitalisierung im Besonderen überdenken. Das gilt übrigens auch für Führungskräfte, die natürlich ebenso bereit sein müssen, die entstehenden neuen Arbeitsformen und Möglichkeiten im digitalen Büro als Chance zu begreifen und zu fördern. Auch spielen natürlich Themen wie Datenschutz und Datensicherheit eine wesentliche Rolle, besonders im Umgang mit persönlichen oder geschäftlich sensiblen Daten und Informationen. Ganz vorne stehen für mich jedoch die Themen Innovations- und Lernbereitschaft und digitales Know-how, denn eines ist auf jeden Fall klar: Trotz verständlicherweise bestehender Unsicherheiten und teilweise berechtigter Bedenken besteht im Grunde für niemanden die Alternative, die neuen Entwicklungen im digitalen.“

 

Fazit

  • Digitale Assistenten werden unsere Arbeit verändern.
  • Datenschutz und Datensicherheit sind dabei vor allem beim Einsatz im Arbeitsumfeld relevant.
  • Wenn wir uns neuen technischen Möglichkeiten verschließen, werden sie ggf. zur Konkurrenz.

 

Haben Sie Fragen oder Anmerkungen?

Ich unterstütze Sie gern bei allen Fragen rund um die Themen Arbeit der Zukunft und New Work.

Gemeinsam entwickeln wir Ihr Büro zum smarten und effizienten Büro der Zukunft. 

Ich freue mich über Ihren Anruf! +49 40 30068338

Oder schreiben Sie mir: nevermann@office-concepts.hamburg

 

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