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Orga-Tipp des Monats: August 2016

Digitalisierung im Büro ist jetzt messbar! Der Bitkom Digital Office Index (DOI) macht es möglich

Schnell, einfach und kostenlos ermitteln Sie mit dem Bitkom DOI-Tool Ihren Digitalisierungsgrad und stellen danach die notwendigen Weichen für eine erfolgreiche digitale Zukunft.

 

 

Digitalisierung der Büro- und Verwaltungsprozesse – eine unterschätzte Effizienzquelle

Effiziente, digital unterstützte Abläufe in Büro und Verwaltung sind heute grundlegend für den Erfolg und die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen – gleich welcher Größe. Ob im Handwerksbetrieb mit 5 Mitarbeitern, im Mittelstand mit 500 Mitarbeitern oder im Konzern mit 5.000 Mitarbeitern: Digital unterstützte Abläufe und Prozesse sind aus Büro und Verwaltung nicht mehr wegzudenken.

Bei der Idee des Digital Office geht es um die durchgehende Digitalisierung kompletter   Geschäftsprozesse in Büro und Verwaltung. So wird in vielen Unternehmen mit digitalen Büro- und Verwaltungsprozessen, wie z.B.

  • Posteingang
  • Rechnungs- und Mahnwesen
  • Buchhaltung
  • Auftragsbearbeitung
  • Personalakten
  • Bewerbermanagement
  • Gehaltsabrechnungen
  • u.v.m.

schon heute Zeit und Geld gespart. Gleichzeitig wird die Kundenfreundlichkeit ebenso erhöht, wie die Zufriedenheit der Mitarbeiter durch z.B. entfallende Suchzeiten und verlässliche Aktualität und schnelle Verfügbarkeit von Informationen.

Trotzdem steckt in Deutschland die Digitalisierung in Unternehmen im Büro lt. Bitkom Umfrage noch in den Kinderschuhen. Daten, abgelegt in der Cloud, statt in Papierstapeln und Ordnern sind noch nicht in allen Unternehmen Standard. Ganz zu schweigen von der durchgehenden Digitalisierung der Büroabläufe. Immerhin steuern vier von zehn Unternehmen (44 Prozent) Prozesse, wie die Freigabe von Rechnungen, bereits digital.

 

Was ist der Digital Office Index (DOI)?

Für die Orientierungswerte des Bitkom Digital Office Index (DOI) wurden in Deutschland Vorstandsmitglieder, Geschäftsführer und IT-Leiter in 1.100 Unternehmen aller Branchen per Telefoninterview befragt, wie weit ihre Büro- und Verwaltungsprozesse bereits digitalisiert sind. Alle befragten Unternehmen beschäftigen mehr als 20 Mitarbeiter.

 

Wo stehen Sie?

Wie weit sind die individuellen Büro- und Verwaltungsprozesse in Ihrem Unternehmen bereits effizient organisiert und digital gestützt? Der Bitkom Digital Office Index (DOI) bietet erstmals Orientierungswerte und damit die Möglichkeit, den Digitalisierungsgrad im eigenen Unternehmen zu ermitteln und zu vergleichen – einfach, schnell und kostenlos!

 

Wo stehen Sie im Vergleich zu anderen?

Die teilnehmenden Unternehmer erhalten übersichtlich dargestellt Informationen darüber, wie fortschrittlich sie im Vergleich zum Wettbewerb in Deutschland aufgestellt sind und wo sie sich selbst im Gesamtvergleich einzuordnen haben. Die Ergebnisse werden mit dem Bitkom DOI-Tool nach Branche und/oder Unternehmensgröße gefiltert dargestellt.

 

Ergebnisse in nur 15 Minuten

Das webbasierte Bitkom DOI-Tool ist selbsterklärend in der Handhabung. Die Erhebung dauert ungefähr 15 – 20 Minuten und liefert Ihnen direkte Ergebnisse, wo Ihr Unternehmen im Rahmen der Digitalisierung heute steht.

Deutlich werden dabei natürlich auch die Themen, die noch eine weitere Weichenstellung in Richtung Zukunft benötigen.

Ermitteln Sie heute den Digitalisierungsgrad Ihres Unternehmens, einfach schnell & kostenlos.
Es lohnt sich!

 

Nun Sind Sie an der Reihe!

Mit dem auf Basis der Bitkom Studie vom Unternehmen Trovarit entwickelten Werkzeug, dem Digital Office Index Tool, können Sie hier schnell und kostenlos Ihren DOI-Wert ermitteln. Und auch wenn Sie nicht – wie die befragten Unternehmen – 20 Mitarbeiter beschäftigen, lohnt es sich, an der Befragung teilzunehmen. Aus den Fragen, ebenso wie aus den Ergebnissen, lassen sich auch für kleinere Unternehmen wertvolle Erkenntnisse gewinnen.

Das Digital Office Index Tool enthält einen gut durchdachten Fragebogen mit ca. 40 Fragen im Multiple Choice Verfahren. Die Beantwortung dauert nicht länger als 15 – 20 Minuten.

Drei kurze vorbereitende Schritte und schon geht es los!

  1. Kurzes Anmeldeformular auf dieser Seite ausfüllen
  2. Bestätigungslink per E-Mail abwarten und bestätigen
  3. Registrierungsbestätigung per E-Mail abwarten – der darin genannte Quicklink bringt Sie direkt zur Umfrage

Die Fragen gliedern sich in die üblichen klassifizierenden Angaben und betreffen dann die Bereiche

  • Veränderungsbereitschaft
  • Technische Voraussetzungen
  • Personelle Voraussetzungen
  • Nutzung digitaler Technologien und Dienste
  • Einschätzung der Digitalisierungseffekte und –perspektiven

 

Digitalisierte Papierakten und digitale Rechnungsverarbeitung?

Sie werden unter anderem gefragt, wie weit Sie Ihre Papierakten bereits digitalisiert haben, in welcher Form (digital oder Papier) Sie Ihre Rechnungen erstellen und empfangen und ob Ihr Unternehmen das Ziel hat, die Briefpost in absehbarer Zukunft durch digitale Kommunikation zu ersetzen. Ihre Antworten werden dann mit den ermittelten Orientierungswerten verglichen und ausgewertet.

 

Mein DOI-Wert

Die Auswertung steht Ihnen direkt im Anschluss an die Befragung zur Verfügung und zeigt das Gesamtergebnis:

Ergebnis Gesamt Office ConceptsNähere Informationen zur Vergleichbarkeit mit anderen Unternehmen z.B. nach Branche oder Unternehmensgröße erhalten Sie durch die Detailauswertungen:

04-ergebnis-nach-groesse

DOI 50 – Orientierungswert aller befragten Unternehmen in Deutschland

Auf einer Skala von 0 für „überhaupt nicht digitalisiert“ bis 100 für „vollständig digitalisiert“ erreicht der aktuelle Digital Office Index (DOI) für alle befragten deutschen Unternehmen einen Wert von 50.

 

 

DOI 49 – 58 – der Durchschnitt

Das Maß der Digitalisierung hängt eng mit der Unternehmensgröße zusammen. Großunternehmen und Konzerne sind laut der zugrundeliegenden Bitkom Umfrage am weitesten digitalisiert. Der durchschnittliche DOI-Wert liegt hier bei 58. Im Mittelstand liegt der Durchschnittswert bei 53 und kleine Unternehmen erreichen einen DOI-Wert von 49.

 

DOI 64 – derzeitiger Top-Wert

Mit einem DOI-Wert von 64 würde Ihr Unternehmen beispielsweise derzeit zu den fortschrittlichsten Unternehmen zählen, die in Deutschland in Verwaltung und Organisation digital aufgestellt sind.

 

DOI 100 – das Ziel

Ein DOI-Wert zwischen 49 und 58 ist zur Zeit je nach Unternehmensgröße und -ausstattung die Marke für einen durchschnittlich guten Office-Digitalisierungsgrad eines Unternehmens in Deutschland. Das ist jedoch nur der halbe Wert. Langfristig muss das Ziel für Unternehmen in Deutschland die Annäherung an den Wert 100 sein, betont auch Jürgen Biffar, Vorstandsvorsitzender des Kompetenzbereichs ECM im Bitkom Verband.

 

Liegt Ihr DOI-Wert über 49? Nicht ausruhen!

Liegt Ihr DOI-Wert über 49 gehören Sie zu den Unternehmen in Deutschland, die in Digitalisierungsthemen in Büro und Verwaltung durchschnittlich gut liegen.

Aber 49 bedeutet nicht 100! Ingesamt muss es Ziel jedes Unternehmens in Deutschland sein, den Digitalisierungsgrad stets der rasanten technischen Entwicklung anzupassen, um die Wettbewerbsfähigkeit und Effizienz zu erhalten. Bleiben Sie agil! Belassen Sie es nicht beim Status Quo.

 

Liegt Ihr DOI-Wert unter 49? Das ist Ihre Optimierungs-Chance!

Wenn Ihr DOI Wert unter 49 liegt, sollte das für Sie Motivation sein, die sich bietenden Chancen der digitalen Möglichkeiten in Büro und Verwaltung zu nutzen. Sie werden schnell den positiven Effekt spüren! Nutzen Sie die Chance, das hohe Einsparpotential der digitalen Möglichkeiten für Ihr Unternehmen auszuschöpfen.

 

Digitalisierung – ganz einfach?

Ganz so einfach ist es nicht. Die Ergebnisse der Bitkom-Studie zeigen, dass die größten Hemmnisse der Digitalisierung im vermeintlich hohen Investitionsbedarf, im mangelnden Know-how und Personal sowie in der Sorge in Bezug auf die Sicherheit der anfallenden Daten bestehen.

Doch die Investition in ein digitales Büro lohnt sich. Effizienz, Transparenz und Compliance steigen. Auch erhöht sich die Kundenzufriedenheit – das bescheinigen 63 % der von Bitkom befragten Unternehmen, die Softwarelösungen für Büro- und Verwaltungsprozesse in ihrem Unternehmen eingeführt haben.

Die Personalkapazität ist bei vielen Unternehmen der wunde Punkt: Bei 42 % aller Unternehmen fehlen schlicht und einfach die Mitarbeiter, die das Thema Digitalisierung vorantreiben könnten. Deshalb nutzen lt. Bitkom viele Unternehmen externe Berater, um die Chancen der aktuellen digitalen Entwicklung zu nutzen.

Natürlich mangelt es oft neben dem aufreibenden Tagesgeschäft an Zeit und Möglichkeiten, sich mit den aktuellen Themen rund um Digitalisierung in Büro und Verwaltung auseinanderzusetzen. Dennoch wird genau dieses Thema in Zukunft immer wichtiger werden und darf trotz hoher Belastung nicht unberücksichtigt bleiben. Jedes Unternehmen muss sich im digitalen Wandel nicht nur als Zeitzeuge sondern als Mitgestalter verstehen.

Gerne schaue ich mir gemeinsam Ihnen Ihren DOI-Wert an und wir besprechen daraus resultierende Erkenntnisse, Maßnahmen und Möglichkeiten, um auch Ihren Büro- und Verwaltungsbereich effizient und fit für die Zukunft zu gestalten.

 

Ich unterstütze Sie gern und freue mich über Ihren Anruf! +49 40 30068338

Oder schreiben Sie mir: nevermann@office-concepts.hamburg

 

Übrigens:

  • 74 % der von Bitkom Research befragten Unternehmen gaben an, dass sich die Einführung neuer Software-Lösungen positiv auf die Performance ihrer internen Büro- und Verwaltungsprozesse ausgewirkt hat.
  • Knapp zwei Drittel (63 %) der Unternehmen gaben an, dass sie die Kundenzufriedenheit durch optimierte Prozessabläufe deutlich steigern konnten.
  • Gut die Hälfte (51 %) konnte außerdem die Datensicherheit erhöhen.

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