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Orga-Tipp des Monats: April 2016

Kennen Sie Ihren Papierverbrauch?

Senken Sie Ihre Druck- und Energiekosten durch bewusstes Hinschauen und durch den durchdachten Einsatz digitaler Möglichkeiten.

Für 3/4 der Unternehmen in Deutschland sind Kosten für Papier und Druckverhalten heute wichtige Stellschrauben. Trotzdem verbraucht Deutschland so viel Papier wie die Kontinente Afrika und Südamerika zusammen: fast 250 Kilogramm pro Jahr und Kopf.

Ob Präsentation, Rechnung, Bericht oder E-Mail – es wird gedruckt. Trotz der Digitalisierung sind der Papierverbrauch und die damit verbundenen Kosten in Unternehmen weiterhin enorm. Kennen Sie Ihre Druckkosten? Berechnen Sie hier Ihre Druckkosten.

Warum drucken wir immer mehr, obwohl wir immer bessere digitale Möglichkeiten haben?

Drucken ist eine emotionale Angelegenheit. 25 Seiten laufen ungefähr pro Person und pro Tag durch den Drucker. Damit wird in Deutschland dreimal mehr gedruckt als z.B. im Nachbarland Holland. Rund 6 Prozent dieser Ausdrucke am Arbeitsplatz landen dann aber doch ungelesen im Papierkorb.

Grund für die große Druckleidenschaft in Deutschland ist der emotionale Stellenwert von Papier am Arbeitsplatz. Dabei bieten uns die modernen technischen Möglichkeiten der Digitalisierung viele Vorteile, Kosten und Zeit zu sparen, den Umweltschutz zu unterstützen und gleichzeitig die Arbeitgeberattraktivität zu stärken.

 

Arbeiten mit Papier oder digital – Für und Wider

Den meistgenannten Gründen für die Arbeit mit ausgedruckten Dokumenten stehen sehr gute Argumente für die Arbeit mit digitalen Dokumenten gegenüber:

2016 04 Orga Tipp Office ConceptsBei welchen Dokumenten lohnt es sich, die Notwendigkeit zum Ausdruck zu überdenken?

  • Ausgangsrechnungen
    Die Nutzung elektronischer Rechnungen wird immer wichtiger. Betriebe jeder Größenordnung profitieren von dieser Möglichkeit und sparen so Kosten und Zeit. Der digitale Rechnungsaustausch gerade auch für kleinere Unternehmen wurde mit dem ZUGPeRD Format erheblich entbürokratisiert. Dieses Format erlaubt es, Rechnungsdaten in strukturierter Weise in einer PDF-Datei (PDF/A-Format) zu übermitteln und diese ohne weitere papierbasierte Schritte elektronisch auszulesen und zu verarbeiten. Zu beachten sind natürlich auch die geltenden gesetzlichen Anforderungen.
  • Eingangsrechnungen
    Fordern Sie Ihre Lieferanten, Geschäftspartner und sonstige externen Dienstleister auf, Ihnen Rechnungen nicht mehr in Papierform, sondern digital zuzustellen und lassen sie diese in einem digitalen Prozess revisionssicher durch Ihr Unternehmen laufen.
  • Buchhaltungsbelege
    Verschiedene Programme bieten hier auch für kleinere Unternehmen sicher und einfach in der Handhabung mit überschaubarem Kostenrahmen Lösungen zur weitgehend beleglosen Buchhaltung an. DATEV z.B. bietet mit seiner Lösung Unternehmen online eine internetbasierte Plattform für den papierlosen und revisionssicheren Beleg- und Datenaustausch zwischen Steuerberater und Unternehmen. Mit einer solchen Lösung und einem guten Scanner werden so Papier- und Druckkosten gespart. Auch der berühmte ‚Pendelordner’ entfällt.
  • Gehaltsabrechnungen
    Die zur Umstellung auf papierlose Gehaltsabrechnungen technischen Möglichkeiten, z.B. zum Download der elektronischen Gehaltsabrechnung, sind mit relativ überschaubarem technischen Aufwand umzusetzen. Zunächst muss ein gängiges, kompatibles Format (z.B. PDF/A-Format) definiert werden. Dieses sollte zudem digital signiert und gegen nachträgliche Veränderungen geschützt sein. Inhaltlich und organisatorisch muss auch dieses Verfahren natürlich den gesetzlichen Anforderungen genügen.
  • Personalakten
    Speziell für Personalabteilungen entwickelte Dokumentenmanagementsysteme ersetzen durch elektronische Archivierung die traditionelle Papier-Personalakte. Die digitale Personalakte zeichnet sich vor allem durch weitgehend automatisierte Prozesse aus, die eine einfache und schnelle Handhabung gewährleisten. Vorteile sind nicht nur der beträchtliche Zeitgewinn und eine neue Informationssicherheit. Durch den Ersatz der traditionellen Papier-Personalakten entfällt auch deren Lagerung.
  • Reisekostenabrechnungen
    Softwarelösungen für Reisekostenabrechnungen sorgen für zeitlich kürzere Prozesse, niedrigere Kosten und weniger Bürokratie. Die Mehrzahl der erhältlichen Programme kann jedes wichtige Detail von Dienst- und Geschäftsreisen erfassen und verfügen über Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung.
  • Lieferscheine und Kommissionierbelege
    Das Ende der Zettelwirtschaft im Versand bieten moderne technische Lösungen, die z.B. per Hand ausgefüllte Formulare zugleich auch in elektronischer Form zur Verfügung stellen. Auch die Möglichkeit der digitalen Signatur mit einem Unterschriften-Pad spart viel Arbeitsaufwand, Papier und Zeit. Hier wurden mit einer solchen Lösung bislang knapp 14,5 Tonnen Papier eingespart.
  • Mitarbeiterinformationen, Arbeitsanweisungen, etc.
    Elektronische Lösungen zur Mitarbeiterinformation bietet z.B. ein Unternehmens-Wiki, in dem Mitarbeiter ihr Wissen teilen oder auch gemeinsam arbeiten können. Voraussetzung für die Akzeptanz im Unternehmen sind ein sehr gut durchdachtes Konzept mit schneller Suchfunktion über alle Inhalte des Systems. Hausmitteilungen, Arbeitsanweisungen und andere bisherige interne Dokumente werden so ersetzt bzw. zentral zur Verfügung gestellt durch eine zeitgemäße Lösung mit schneller Zugriffsmöglichkeit auf Informationen zu jeder Zeit und ggf. von jedem Ort.

Think before you print

Letztendlich hängt der Papierverbrauch hauptsächlich von jedem Einzelnen, jeder handelnden Person und deren Verhalten und Verhältnis zum modernen Büromanagement ab. Mit kleinen Anpassungen der eigenen Arbeits- und Druckgewohnheiten und mit ein wenig Disziplin lassen sich jedoch recht einfach Zeit und Kosten sparen bei gleichzeitigem Schutz der Umwelt.

Grundsätzlich sollte immer ‚Think before you print’ gelten. Tatsächlich lassen sich die meisten Druckvorhaben vermeiden. Denken Sie vor jedem Ausdruck noch einmal über die Notwendigkeit nach:

  • Überdenken Sie Ihre persönlichen Druckgewohnheiten im Alltag. Warum benötigen Sie dieses Dokument unbedingt in Papierform?
  • Arbeiten Sie mit einem guten, effizienten Scan-System. Leistungsfähige Scanner gibt es passend für jedes Scanvolumen.
  • Arbeiten Sie z.B. an zwei Monitoren am Arbeitsplatz, so dass Informationen für Sie bequem in mehreren Programmen gleichzeitig sichtbar sind.
  • Trainieren Sie, mit den Funktionen bei PDF-Formaten umzugehen (Kommentieren, Markieren, Stempeln, Signieren)
  • Versenden Sie Dokumente und Rechnungen an externe Partner nur noch elektronisch.
  • Bitten Sie Ihre Geschäftspartner und Lieferanten, Ihnen Dokumente nur noch elektronisch und nicht mehr in Papierform zuzusenden.
  • Drucken Sie elektronische Informationen zur internen Verarbeitung nicht aus, sondern schaffen Sie transparente digitale Prozesse und Abläufe zur elektronischen Bearbeitung und Archivierung, z.B. mit einem guten Dokumentenmanagementsystem (DMS).
  • Schaffen Sie interne Rundschreiben, Hauspost, schwarze Informationsbretter ab und etablieren Sie stattdessen ein gut durchdachtes Intranet und/oder Unternehmens-Wiki.
  • Überdenken Sie generell Ihre internen Prozesse. Wo lässt sich generell Papier vermeiden?
  • Prüfen Sie die Möglichkeiten, im Unternehmen den gemeinsamen Zugriff auf elektronische Informationen zu strukturieren und nutzen Sie statt Ordner und Papier digitale Systeme für Ihr Dokumentenmanagement.
  • Erarbeiten und etablieren Sie einheitliche Druck- und Archivierungsrichtlinien im Unternehmen.
  • Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater über eine beleglose revisionssichere Buchhaltung.
  • Kommunizieren Sie! Berichten Sie regelmäßig von realisierten Kosteneinsparungen und Umweltvorteilen durch reduzierten Papierverbrauch.
  • Schaffen Sie Bewusstsein! Bitten Sie Ihre Kollegen/innen und Mitarbeiter/innen um Ideen. Oft sind es gerade die kleinen originellen Ideen, die den Impuls zu einer großen Veränderung geben.

 

Wenn der Ausdruck unvermeidlich ist

Natürlich sollte ‚Null Print’ immer Ihr Ziel sein. Wenn aber der Ausdruck unvermeidlich ist:

  • Wählen Sie bei der Anschaffung mit Bedacht ressourcenschonende Geräte nach Kosten- und Energieeffizienz aus.
  • Vermeiden Sie Gerätevielfalt im Unternehmen. Viele unterschiedliche Geräte benötigen jeweils eigene Verbrauchsmaterialien, haben unterschiedliche Verschleißteile und Wartungsintervalle und sind in der Bedienung häufig sehr unterschiedlich. Daraus resultieren kosten- und zeitintensive uneinheitliche Abläufe und Ineffizienzen, die vermieden werden können.
  • Nutzen Sie beim Drucken die Programm-Einstellung für Doppel- oder mehrseitigen Druck
  • Überdenken Sie spätestens in der Druckvorschau noch einmal Ihre Druckentscheidung und brechen Sie den Vorgang ggf. ab.

 

Weniger Papier + Digitale Abläufe = Wettbewerbsfähigkeit

Ein ausschließlich papierloses Büro wird es in absehbarer Zeit sehr wahrscheinlich nicht geben. Die Wandlung jedoch vom klassischen, papierbasierten administrativen Umfeld hin zu effizienten digitalen Lösungen und Prozessen im Büro wird für jedes Unternehmen, gleich welcher Unternehmensgröße, zunehmend zur Notwendigkeit für die eigene Wettbewerbsfähigkeit. Auch gewinnen Arbeits- und Bürokonzepte mit umweltfreundlichen Lösungen zunehmend an Bedeutung.

Papierbasierte Gewohnheiten und Abläufe werden diesen Ansprüchen und dieser Geschwindigkeit nicht mehr standhalten.

Eine effiziente Büroorganisation mit guter Ordnung und Struktur, gepaart mit auf die Unternehmensgröße und -notwendigkeiten abgestimmten digitalen Lösungen, ist die Grundlage zukünftiger Wettbewerbsfähigkeit.

Nutzen Sie die Möglichkeiten zur Senkung Ihrer Druck- und Papierkosten gleichzeitig zum Einstieg in digitale Büro- und Organisationsstrukturen!

Gern unterstütze ich Sie dabei und freue mich über Ihren Anruf! +49 40 30068338

Oder schreiben Sie mir: nevermann@office-concepts.hamburg

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Aktuelles:

5. Mai 2016 – Ich werde im Mai an der Konferenz „The Digital Future“ in Berlin teilnehmen und auch an der brand eins Konferenz „So geht Zukunft“ . Ich bin sehr gespannt auf viele neue Eindrücke und Erkenntnisse zur zukünftigen Entwicklung unserer Arbeit und Gesellschaft, die natürlich in meine monatlichen Orga-Tipps einfließen werden.

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