Neue Arbeitswelten – Abschied vom angestammten Schreibtisch
Wenn aus traditionellen Büros flexible Bürolandschaften werden, beginnt für alle Beteiligten ein Kulturwandel im Unternehmen. Flexibilität, Lernbereitschaft, Kommunikation und eine effiziente Arbeitsorganisation werden zu Erfolgsfaktoren.
New Work – Entwicklung der modernen Arbeitswelt
Mobiles und zeitlich flexibles Arbeiten von unterwegs, von zu Hause oder am geteilten Arbeitsplatz – die technologischen Möglichkeiten der Digitalisierung und gesellschaftlichen Trends verändern unsere Arbeitswelt nachhaltig. Gewinner dieser Entwicklung sind Unternehmen und Belegschaft gleichermaßen – vorausgesetzt, der notwendige Kulturwandel wird ebenso umsichtig begleitet wie die organisatorische Umstellung.
Empfehlung als Arbeitgeber der Zukunft
Im Wettlauf der Unternehmen um die Attraktivität bei qualifiziertem Personal sind die flexiblen Möglichkeiten der Neuen Arbeitswelten ein wichtiger Faktor. In Zeiten des erwarteten Fachkräftemangels empfehlen sich Unternehmen am Arbeitsmarkt mit solchen Konzepten als innovativer Arbeitgeber.
Mit dem Angebot der Flexibilität und der mit den New Work-Entwicklungen einhergehenden Unternehmenskultur gewinnen Unternehmen Attraktivität nicht nur bei der Bewerbersuche. Sie motivieren auch gute Mitarbeiter/innen, sich gern und langfristig für ein Unternehmen zu engagieren.
Entscheidend ist die Möglichkeit zur Flexibilität
Die Bertelsmann Stiftung veröffentlicht in Ihrem Bericht ‚Flexible Arbeitswelten’, dass flexible Arbeitszeiten die betriebliche Effizienz ebenso verbessern können wie die Work-Life-Balance. Nach Aussage der Stiftung nimmt die Zufriedenheit der Mitarbeiter/innen zu, wenn sie die Arbeitszeit selbst bestimmen können.
Auch das Fraunhofer IAO (Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation) veröffentlicht im Rahmen der Ergebnisse des Forschungsprojektes Office 21, dass flexibles Arbeiten im Büro bei richtiger Organisation maßgeblich zur Steigerung der Work-Life-Balance, der Motivation, des Wohlbefindens und der Performance der Belegschaft beiträgt.
Verständlicherweise empfinden jedoch viele Arbeitnehmer/innen den Verzicht auf den eigenen festen Arbeitsplatz zuerst einmal als einen persönlichen Verlust. Sie gewinnen aber dafür eine neue Flexibilität mit allen Vorteilen der besseren Vereinbarkeit von Privat- und Berufsleben, mehr Selbständigkeit und Freiheit im Arbeitsalltag.
Entsprechend steht die Umstellung auf flexible Arbeitsplatz- und Arbeitszeitmodelle zur Zeit bei vielen Unternehmen im Fokus des Personalmanagements.
Konzerne legen Programme mit Namen wie ‚New Workspace’ auf und vollziehen die organisatorische Umstellung in Einheiten mit Hunderten von Mitarbeitern/innen binnen 9 bis 12 Monaten. Aber auch Unternehmen im Mittelstand wandeln immer öfter traditionelle Büros in örtlich und zeitlich flexiblen Bürokonzepte um.
New Work fördert und fordert alle Beteiligten
Grundlegend für die erfolgreiche Einführung des mobil-flexiblen Arbeitens ist die frühzeitige und bedachte Planung und Vorbereitung der Umstellung.
Alle Beteiligten und ihre Erfahrungen müssen bei einem solch einschneidenden Perspektivenwechsel mitgenommen werden, um das neue Konzept der flexiblen Arbeitswelt nachhaltig und für alle erfolgreich im Unternehmen zu etablieren.
Voraussetzungen für das flexible Arbeitsmodell
- Ein moderierter Kulturwandel im Unternehmen
- Die Einführung neuer Organisations- und Kommunikationsstrukturen
- Die Umgestaltung der Räumlichkeiten
- Die Einführung neuer Technologien zur Unterstützung der Flexibilität
- Die Schulung aller Beteiligten zu den neuen Kommunikations- und Organisationsstruktur
1. Kulturwandel – der Schlüssel zum Erfolg
New Work bedeutet einen Kulturwandel im Unternehmen. Um flexibles Arbeiten zu ermöglichen, bedarf es vor allem eines hohen Vertrauens des Unternehmens in seine Mitarbeiter.
Die wichtige und oft vorrangig betrachtete organisatorische und technologische Umstellung trägt ungefähr 30 % zum Erfolg der Umstellung auf die neue Arbeitswelt bei.
Die Relevanz des gelungenen Kulturwandels hingegen wird auf 70 % geschätzt. Dabei stehen vor allem Kommunikations- und Führungsthemen im Mittelpunkt. Ziel jedes Unternehmens muss es sein, einen umsichtigen Kulturwandel im Unternehmen sorgfältig zu moderieren und zu begleiten.
2. Neue Organisations- und Kommunikationsformen
Folge der Umstellung auf flexible Arbeitszeiten und -orte ist die Ausrichtung auf eine zielorientierte Anwesenheit, statt auf eine auf Anwesenheit ausgerichteten Arbeitsweise. Dadurch ändern sich die bekannten Organisations- und Kommunikationsformen erheblich. Mit der neuen Flexibilität gewinnen Themen wie Teamkommunikation, verantwortliches Selbstmanagement, Eigendisziplin und effiziente Arbeits(platz)organisation eine neue Bedeutung.
Moderne Collaboration-Technologien lassen Teams orts- und zeitunabhängig heute bis zu 30 % produktiver arbeiten. In gleichem Maße steigt die Bedeutung der persönlichen Kommunikationsfähigkeiten. Verlässliche Vereinbarungen, ein transparenter Informationszugang und eine klare Kommunikationsstruktur sind hier ebenso grundlegend wie eine effiziente Büro- und Team-Organisation.
3. Die räumliche Anpassung
Wenn in Zukunft im Unternehmen zeitlich und räumlich flexibel gearbeitet wird, ändert sich die Funktion der Büros. Das Büro wird weniger für Einzelarbeit genutzt als bisher, dafür steigt jedoch der Anteil an Kommunikation und Interaktion im Büro. Dieser Entwicklung muss die räumliche Gestaltung der Arbeitsumgebung Rechnung tragen.
Aktivitätsorientiert entstehen neue räumliche Arbeitsmöglichkeiten wie z.B.
- Gemeinschaftsflächen mit flexiblen Arbeitsplätzen
- Teamarbeitsbereiche
- ‚Telefonzellen’ zum ungestörten Telefonieren
- Ruhige Zonen zum ungestörten Nachdenken
- ‚Geschützte Bereiche’ zum Austausch mit Gesprächspartnern
- Home-Office Arbeit wird fester Bestandteil
4. Die technologische Anpassung
Um flexibles Arbeiten zu ermöglichen, bedarf es vor allem einer guten technischen Infrastruktur. Vorhandene und neue technische Möglichkeiten, vernetzt und für den mobilen Einsatz, müssen im neuen Arbeitsumfeld allen Beteiligten zur Verfügung stehen und in ihrer Funktion und Effizienz voll ausgeschöpft werden. Durch den Einsatz intelligenter Tools und Technologien lassen sich die neuen Arbeitsprozesse und Kommunikationskanäle effizient organisieren und gestalten:
- Moderne Kollaborations-Technologien zu internen und externen Zusammenarbeit
- Digitales Dokumentenmanagement, zum sicheren Zugriff auf Informationen, jederzeit von jedem Ort
- Firmeninterne soziale Netzwerke, zur Kommunikation und zum Informationsaustausch auch ohne Kaffeeküche
- Chat-Dienste, für den schnellen Austausch von Informationen im Team
- Efficiency Tools und Apps, z.B. zur effizienten, transparenten und jederzeit verfügbaren Projektplanung
- Webbasierte CRM-Lösungen
- u.v.m.
5. Schulung und Information – Kulturwechsel mit Kompetenz
Alle Beteiligten müssen mit den neuen Anforderungen der flexiblen Arbeitswelt vertraut sein und ausgestattet mit Instrumenten und Kompetenzen, die Ihnen effizientes und sicheres Arbeiten im neuen Umfeld ermöglichen.
Schulungsbedarf besteht in der Regel in den folgenden Bereichen:
- Führung
Anpassung des Führungsstils an zunehmend flexible, mobile und virtuelle Strukturen - Arbeitsabläufe und Prozesse
Effizient und papierreduziert - Arbeitsplatzorganisation
Ordnung schafft Raum für Flexibilität - Programme & Systeme
Vorhandene und neue technische Möglichkeiten müssen in ihrer Funktion und Effizienz voll ausgeschöpft werden - Digitales Informations- und Dokumentenmanagement
Zentral und transparent mit vereinbarten Zugriffsberechtigungen zu jeder Zeit, von jedem Ort - Kommunikation & Teamfähigkeit
Persönliche Kommunikations-Fähigkeiten sind im New Work Konzept wichtiger denn je - Zeit- und Selbstmanagement
Flexibel Arbeiten ohne festgelegten Ort und ohne Arbeitszeitvorgaben, eine neue Verantwortung - Kulturwandel – Etikette der Zusammenarbeit
Gemeinsam definierte und allen Beteiligten bekannte Regeln der Zusammenarbeit im neuen flexiblen Arbeitsumfeld
Damit die Umstellung vom traditionellen Büro auf ein New Work-Konzept ein Gewinn für alle Beteiligten wird, ist es entscheidend, frühzeitig und gemeinsam entsprechendes Know-how und neue organisatorische Voraussetzungen aufzubauen.
Gern unterstütze ich Sie dabei und freue mich über Ihren Anruf! +49 40 30068338
Oder schreiben Sie mir: nevermann@office-concepts.hamburg
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Neue Arbeitswelten – Workshops & Seminare
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Aktuelles:
5. Mai 2016 – Ich werde im Mai an der Konferenz „The Digital Future“ in Berlin teilnehmen und auch an der brand eins Konferenz „So geht Zukunft“ . Ich bin sehr gespannt auf viele neue Eindrücke und Erkenntnisse zur zukünftigen Entwicklung unserer Arbeit und Gesellschaft, die natürlich in meine monatlichen Orga-Tipps einfließen werden.