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Web- und Telefon-Konferenzen gehören inzwischen für viele Firmen zum Alltag.
Mit diesen Tipps gestalten Sie eine Telefon-Konferenz erfolgreich:
- Einladung und Tagesordnung (als Link) rechtzeitig mit Einwahldaten (und wenn nötig Teilnehmer-PIN) an alle Teilnehmer versenden
- Achten Sie vor dem Versand der Einwahldaten darauf, dass diese ausschließlich für Sie individuell gelten. Sie möchten nicht in eine fremde TelCo geraten oder selbst fremde Zuhörer begrüßen müssen.
- Inhaltliche Vorbereitung (aller Beteiligten) auf die Konferenz-Themen
- Pünktliches Einwählen, Namen nennen
- Anwesenheitscheck und Eröffnung durch den Moderator
- Wortmeldung – lassen Sie den sprechenden Teilnehmer erst aussprechen
- Wortmeldung – beginnen Sie Ihre Wortmeldung immer mit der Nennung Ihres Namens
- Hintergrundgeräusche vermeiden (auch Autogeräusche können störend sein)
- STUMM-Taste aktivieren, wenn Sie länger nicht sprechen
- Anklopf-Funktion des eigenen Telefons deaktivieren
- Disziplinierte Abarbeitung der Tagesordnung
- Einhalten des Zeitfensters
- Individuelle Themen ggf. auf spätere (Einzel-)Telefonate/Gespräche verschieben
- Beenden der Konferenz durch den Moderator mit einer kurzen Zusammenfassung der Beschlüsse und klaren Verabredungen/Zuständigkeiten für den nächsten Termin
Wenn Sie diese Ratschläge, Tipps und Tricks in Ihren Telefonkonferenzen anwenden, werden Sie schnell die Erfahrung machen, dass sich die besprochenen Ergebnisse besser nachvollziehen und umsetzen lassen und Sie so wertvolle Zeit für Ihr eigentliches Geschäft gewinnen.
Ich wünsche Ihnen viel Erfolg und unterstütze Sie gern.
Ich freue mich über Ihren Anruf! +49 40 30068338
Oder schreiben Sie mir: nevermann@office-concepts.hamburg