Aufgabenmanagement in Outlook – zuverlässig mit Abkürzung
Zu viele E-Mails mit zu vielen Aufgaben und zu viele Tools zur Aufgabenverwaltung. Behalten Sie Ihre ToDo’s im Blick mit der Aufgabenfunktion von Outlook, verbunden mit individuellen QuickSteps.
Es gibt unzählige Tools zur Aufgabenverwaltung – innerhalb der Microsoft Welt (Planner, Outlook, ToDo, OneNote) und außerhalb (Post it’s, Notizbücher aus Papier, Evernote, google keep, u.v.m.). Doch für eines muss man sich entscheiden, wenn es nicht von der Zettelwirtschaft direkt ins Tool- und Aufgaben-Durcheinander gehen soll.
Aufgabenmanagement mit MS Outlook
Eine praktische Lösung ist die Aufgabenfunktion von MS Outlook. Diese Funktion bietet im Grunde alles, was Sie für ein effizientes Aufgabenmanagement brauchen:
- Ein zuverlässiges digitales Tool
- Aufgaben werden klar benannt und sind übersichtlich darstellbar
- Das Erledigungsdatum erinnert Sie an die Fälligkeit einer Aufgabe
- Sie können einzelne Aufgaben anderen Personen zuordnen, die dann informiert werden und die Aufgabe direkt in die eigene Aufgabenliste übernehmen können
- Serienaufgaben für Routineaufgaben lassen sich problemlos einstellen
- Sie können Ihre Aufgaben mit Notizen versehen und natürlich Dateien anhängen
- Sie können Aufgaben als erledigt markieren oder ein neues Erledigungsdatum setzen
- Die Aufgabenfunktion in MS Outlook ist mit den anderen MS Programmen verknüpft. Problemlos nutzen Sie z.B. die Kombination mit OneNote oder arbeit direkt aus Ihrem E-Mail-Posteingang heraus mit der Aufgabenfunktion.
E-Mails + Aufgaben = QuickSteps
Viele Aufgaben entstehen durch den täglichen E-Mail-Verkehr. Mit MS Outlook haben Sie die Möglichkeit, einfach und unkompliziert aus einer E-Mail eine Aufgabe zu erstellen und zu terminieren. Wenn Sie zusätzlich im E-Mail-Postfach noch mit QuickSteps arbeiten, wird die Aufgabenverwaltung zum Kinderspiel.
QuickSteps ist ein Feature in Microsoft Outlook, dass mehrere Aktionen gleichzeitig auf E-Mail-Nachrichten anwenden kann. Mit wenigen Klicks erstellen Sie sich Arbeitsabläufe, mit denen Sie ihr Postfach einfach und schnell verwalten.
Wenn Sie z.B. eine Aufgabe in einer E-Mail erhalten (oder eine Aufgabe aus einer E-Mail delegieren wollen), können Sie eine selbst gebaute Abkürzung (QuickStep) nutzen, um mit nur einem Klick gleich mehrere Schritte zu erledigen.
Ein Beispiel
Sie erhalten eine E-Mail, in der ein Report angefragt wird, der bis zum 10. des nächsten Monats vorliegen soll. Diesen Report erstellt Ihr Mitarbeiter Herr Meier.
Sie möchten diese Aufgabe a) an Herrn Meier weiterleiten, b) terminieren, damit Sie fünf Tage vorher noch einmal über den Report schauen können, und c) die E-Mail in den zugehörigen Ablageordner im E-Mail System verschieben.
Dafür können Sie sich mit wenigen einfachen Handgriffen einen QuickStep einrichten, der Ihnen direkt eine Aufgabe öffnet (die Sie nur noch terminieren und Herrn Meier zuweisen müssen) und Ihnen gleichzeitig die E-Mail in den gewünschten Ablageordner verschiebt. Die Einrichtung der QuickSteps ist kinderleicht. Hier finden Sie die Anleitung für die verschiedenen Office Versionen: Outlook 2010; Outlook 2013 / 2016 / Office 365
Standardmäßig sind folgende QuickSteps bereits vorhanden:
- Verschieben in
- Weiterleiten an
- Fertig (Kennzeichnung als gelesen)
- Antworten und löschen
- Neu erstellen
Sie können sich aber eben auch individuell verschiedene Arbeitsschritte zusammenstellen, wie im vorgenannten Beispiel. Die Nutzung der Aufgabenfunktion in Outlook, verbunden mit ihren individuellen QuickSteps, vereinfacht Ihr Aufgabenmanagement und schenkt Ihnen einen sicheren Überblick über Ihre offenen Aufgaben. Sie haben die eigenen und weiterdelegierten Aufgaben jederzeit und zum richtigen Zeitpunkt im Blick. Ihre Aufgabenliste könnte dabei so aussehen:
Wie immer im Aufgabenmanagement gilt natürlich auch hier die goldene Regel:
Alles hat seinen Platz,
alles hat einen Platz.
Das bedeutet, jede Aufgabe wird konsequent nur an einem Platz erfasst, terminiert und verwaltet. Nur so behalten Sie den sicheren Überblick über die Vielzahl der täglichen Aufgaben im schnellen Arbeitsumfeld. Entscheiden Sie sich also immer unbedingt für nur ein Tool mit dem Sie Ihre Aufgaben verwalten.
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