Happy New Year – Machen Sie „Klar Schiff“ zum Jahresende und starten Sie gut sortiert ins neue Jahr
Das Aussortieren von geschäftlichen Unterlagen zum Jahreswechsel sorgt für Platz und Ordnung. Aber welche Verjährungsfristen gelten für welche Unterlagen? Was darf wann vernichtet werden?
Übersicht über die relevanten Aufbewahrungsfristen
Das Jahr 2016 neigt sich dem Ende und mit der etwas ruhigeren Bürozeit zwischen den Feiertagen können und sollten nun auch Geschäftsunterlagen fristgerecht aussortiert werden. Das schafft Platz im Aktenschrank und Freiheit für eine neue Sortierung.
Dabei gilt
- Geschäftsunterlagen müssen im Normalfall 6 oder 10 Jahre aufbewahrt werden. In Ausnahmefällen können es sogar 30 Jahre oder mehr sein.
- Die Aufbewahrungsfrist beginnt grundsätzlich jeweils nach dem Ende des Kalenderjahres, in dem im betreffenden Dokument die letzte Eintragung gemacht wurde.
In dieser detaillierten Übersicht der Firma REISSWOLF finden Sie schnell und übersichtlich – alphabetisch nach Dokumentenart sortiert – die jeweils gültige gesetzliche Aufbewahrungsfrist. Haben Ihre Dokumente die genannten Fristen überschritten, können sie datenschutzgerecht entsorgt werden.
Neues Jahr – Neue Ordnung
Sie haben die fristgerecht zu entsorgenden Unterlagen nicht mit kurzen Griffen zur Hand? Dann sollten Sie Ihre Archiv- und Ablagestruktur optimieren.
Nutzen Sie den Schwung zum neuen Jahr, sich über effiziente Ablage und Archivierung Gedanken zu machen. Eine gut durchdachte, möglichst digitale, Ordnung und Sortierung der Dokumente schenkt Ihnen nicht nur notwendige Informationssicherheit und einen schnellen Zugriff. Sie sparen zusätzlich Suchzeiten und z.B. Aufwand für Lagerkapazitäten für Unterlagen, die nicht mehr aufbewahrt werden müssten. Wussten Sie zum Beispiel, dass der Inhalt von 55 Leitz-Ordnern (à 400 Seiten) auf nur eine DVD (4,7 GB) passt? Wieviele Ordner lagern Sie gerade in Ihrem Archivraum?
Sortieren Sie Ihr Archiv nach Jahren und beschriften Sie die Ordner, Kartons und Regale entsprechend. Entsorgen Sie konsequent jährlich die nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zur Vernichtung anstehenden Akten, Dokumente und Datenträger datenschutzgerecht. Sie schaffen so Platz und Ordnung und können – bei zunehmender Digitalisierung – bald die Kosten für den Archivraum sparen.
Neues Jahr – Neue Ablagestruktur
Unabhängig davon, ob in Ihrem Unternehmen manuell, digital oder auf beide Weisen abgelegt wird, ob es eine zentrale Ablage gibt oder Sie Ihre Ablage selbst verwalten: Der erste Schritt sollte immer die Dokumentation einer klaren und gut durchdachten Struktur sein. Wann werden welche Dokumente von wem in welcher Form benötigt? Schaffen Sie zum Beispiel mit einem Aktenplan die richtigen Voraussetzungen dafür, dass jeder schnell die Dokumente findet, die er sucht.
Grundsätzlich gilt dabei:
- „Lebendige“ Dokumente befinden sich in Ihrem direkten Zugriff, abgeschlossene Vorgänge und Projekte gehören ins Archiv.
- Ein funktionierendes Ablagesystem muss gewährleisten, dass die unterschiedlichen Dokumente und Informationen so abgelegt sind, dass sie jederzeit schnell und einfach möglichst von jedem wiedergefunden werden können.
Wieso, weshalb, warum… – wohin?
Leihen Sie sich als Methode zur Optimierung Ihrer Ablagestruktur doch einfach die 5W Methode aus dem Lean Office Werkzeugkasten:
Fragen Sie sich
- Warum?
Warum muss das Dokument abgelegt werden? Wird es noch einmal benötigt? Bestehen gesetzliche Vorschriften zur Aufbewahrung?
- Wo?
Wo wird das Dokument regelmäßig benötigt? Oder wird es gemäß gesetzlicher Bestimmungen z.B. 10 Jahre aufbewahrt, aber höchstens noch einmal für nachgängige Prüfungen benötigt? Dann ab ins Archiv.
- Wie?
In welcher Form und in welcher Sortierung soll das Dokument abgelegt werden? Die Sortierung sollte immer nach einheitlichen Standards im gesamten Unternehmen vorgenommen werden.
- Wie lange?
Wie lauten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen? Oder gibt es interne Vorgaben? Vermerken Sie auf Ordnern und/oder Dokumenten das Ende der Aufbewahrungsfrist, um die spätere datenschutzgerechte Entsorgung zu erleichtern.
- Wer?
Wer ist für die Ablage zuständig? Vermeiden Sie durch gezielte, allen Beteiligten bekannte, Ablageregeln eine unnötige Doppelablage und damit eine unsichere Datenlage.
- Wann?
Wann können vorhandene Dokumente gemäß eventuell bestehender interner Richtlinien oder gesetzlicher Vorgaben entsorgt werden? Bedenken Sie dabei eine datenschutzgerechte Entsorgung – auch bei elektronischen Datenträgern!
Veranstaltungsempfehlung
In diesem Zusammenhang möchte ich Ihnen eine Veranstaltung empfehlen.
Der bSb Bundesverband Sekretariat und Büromanagement e.V. wird in seiner Auftaktveranstaltung im neuen Jahr 2017 auf diese Themen eingehen und hat als Gast einen Spezialisten der Firma REISSWOLF eingeladen:
„Ablage, Archivierung und Datenschutz“
Donnerstag, 26. Januar 2017 / 18:30 Uhr
Empire Riverside Hotel
Bernhard-Nocht-Straße 97, 20359 Hamburg
Im Rahmen eines Impulsvortrages wird Thomas Kehde (REISSWOLF) mit den Teilnehmer/innen über Ablagestrukturen, Aufbewahrungsfristen, digitale Archivierung und datenschutzgerechte Vernichtung sprechen. Näheres entnehmen Sie bitte der Vorankündigung oder der Homepage der Regionalgruppe Nord des bSb Verbandes.
Happy New Year!
Beginnen Sie das neue Jahr gleich mit der Umsetzung aller guten Vorsätze zur Optimierung Ihrer Dokumentenablage und –archivierung.
Ich unterstütze Sie gern und wünsche Ihnen ein frohes, glückliches und gesundes neues Jahr 2017.
Ich freue mich über Ihren Anruf! +49 40 30068338
Oder schreiben Sie mir: nevermann@office-concepts.hamburg
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Lesen Sie auch zu diesem Thema:
ABC der Aufbewahrungsfristen von Geschäftsunterlagen
DIN 5007-1 Ordnen von Schriftzeichenfolgen (ABC Regeln)