Keine Orga Tipps seit März (2) – die Lösung!

Schon wieder! Der April ist vorüber, der Mai hat auch schon begonnen – und wie schon im März gelingt es mir nicht, die notwendige Ruhe für meinen monatlichen Office Concepts Orga Tipp zu finden. Dabei gibt es so viele tolle und spannende Themen. Da muss etwas passieren! Von Vorsätzen, neuen Routinen und Lösungen.

 

Meine monatliche Routine: Der Office-Concepts Orga Tipp

Seit der Gründung von Office Concepts 2015 schreibe ich jeden Monat einen Artikel, den ich Office Concepts Orga Tipp nenne. Die Texte drehen sich um Themen, die mich gerade beschäftigen und von denen ich hoffe, sie sind auch für meine Kund*innen interessant. Ab dem 15. eines jeden Monats ‚beobachte‘ ich mich und eine Gedanken und warte auf den Moment, an dem ich einen Gedanken für wertvoll genug halte, darüber zu schreiben.

Das ist mir mittlerweile eine lieb gewordene Routine, denn neben der Veröffentlichung hilft mir diese Routine auch dabei, zu dem jeweiligen Thema meine Gedanken in einem ruhigen Moment einmal auszuformulieren. Das empfinde ich ganz persönlich als gewinnbringend. 

 

Und nun das! Schon wieder! Der April naht und geht vorüber. Jetzt ist bald Mai…

…und ich hatte wieder viele Gedanken, die ich gerne ausformuliert hätte, interessante Themen auf dem Tisch und spannende Menschen vor der Webcam. Und wieder: Es fehlte schlicht die Zeit, den Orga-Tipp für den Monat April zu schreiben. Schon das zweite Mal!

Dabei waren auch jetzt die Themen, die mich beschäftigten super: Ich war weiterhin in meiner Impuls-Reihe zum Thema „Vernetztes Arbeiten gestalten“ aktiv, gab gerade in einem schönen Auftrag mit meiner lieben Kooperationspartnerin Angela Schnellert bei einer tollen Firma unseren Grundlagen-Workshop (Modul 1) „Gestaltung vernetzter Arbeitsweisen mit M365“, um ihr danach die Gruppen für die weiterführenden Tooltrainings in Modul 2 (Grundlagen M365) und 3 (MS Teams im Team erfolgreich einsetzen) zu übergeben. Es war ein neuer Auftrag für eine (virtuelle) Organisationsberatung dazugekommen, ich durfte zwei Assistenz 4.0 Seminare halten und den sehr erfolgreichen virtuellen Assistenztag „Rocking 2021“ für das FORUM Institut mit wunderbaren Speaker*innen (u.a.  Greta Silver, Lena Wittneben, Anna Donato) moderieren, an dessen Entstehung und Konzeption ich aktiv beteiligt war und an dessen Ende wir von den Teilnehmenden mit viel wohlwollendem virtuellen Konfetti überhäuft wurden.

Themen gab es wieder genug – und wieder war zu wenig Zeit: Ich ließ das Ritual des Orga-Tipps nun schon das zweite und dritte Mal aus – und hatte wieder jeweils tagelang nach der Entscheidung das flaue Gefühl, etwas Wichtiges nicht erledigt zu haben.

 

Das muss sich ändern!

So kann es nicht weitergehen. Diese Einsicht war klar.

Ich hatte immer den festen Vorsatz, in meiner Orga-Tipp-Reihe keine Lücken entstehen zu lassen. Ich hatte ja auch mehr als genug spannende Themen im Kopf und auf dem Schreibtisch. Ich hatte (eigentlich) ja auch meinen Triggerpunkt, dass ich am 15. eines jeden Monats anfing, mir zum Inhalt Gedanken zu machen und auch die Routine, dass ich am Wochenende vor dem jeweiligen Monatsbeginn mir zwei Stunden Zeit nahm, um meine Gedanken schriftlich zu sortieren um den Text dann am 1. des neuen Monats auf meiner Homepage hochzuladen.

Es war offensichtlich ein Zeitproblem… Es musste eine neue Routine her, die mir diese Zeit schenkt.

Die Erkenntnis: Ich muss mir meine Zeit anders einteilen. 

Die Analyse: Ich gebe oft von Montag bis Freitag durchgehend virtuelle Seminare/Sessions/Vorträge. Die Konzeption und Vorbereitung muss zwingend immer am Wochenende stattfinden, denn die mir sehr wichtige individuelle Nachbereitung meiner virtuellen Sessions nimmt unter der Woche einige Zeit in Anspruch. Meine Nachbereitung folgt (m)einem hohen Qualitätsanspruch: Jeder Kunde erhält binnen 24 Stunden, möglichst aber noch am selben Tag, eine Nachbereitung der Inhalte, in der ich die individuellen Entwicklungen und Erkenntnisse des Austauschs und die Inhalte der integrierten Workshop-Formate so aufbereite, dass die Teilnehmenden da wirklich etwas mitnehmen. Meine Vorbereitungen sind also idealerweise immer schon am Montag für die gesamte Woche abgeschlossen, damit für die Nachbereitungen in der Woche Zeit bleibt. Die Wochenendtage sind damit also oft zur Vorbereitung verplant. 

Die Lösung: Die Arbeitszeit zur Vorbereitung in die Woche verschieben. Der Freitag wurde ab Mai vom Seminartag zum reinen Arbeitstag am Schreibtisch. Nun bin ich für meine Kunden von Montag – Donnerstag vor der Kamera in den verschiedenen Vortrags-/Beratungs-/Seminarformaten mit vollem Schwung unterwegs und nutze den Freitag, alle Termine der Folgewoche vorzubereiten. Ein wenig Konsequenz im Kalendermanagement gehörte anfangs dazu, das hat sich aber schnell und gut etabliert.  

Die Erfahrung: Es klappt wunderbar! Ich schreibe diese Zeilen Ende Mai und kann sagen: Die Wochenenden sind wieder freier und bieten neben mehr Freizeit auch wieder Denkzeit, z.B. um die Routine der Formulierung meiner monatlichen Orga-Tipps mit Spaß wieder aufzunehmen. 

 

Ende (der Orga-Tipp-Pause) gut,

alles gut! 

 

 

Ich unterstütze Sie gerne bei allen Aspekten rund um effizientes und digitales Arbeiten im Büro.

 

 

Ich freue mich über Ihren Anruf! +49 174 7106099

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