MS Teams: Governance-Konzept, oder kann das einfach so weg?

Die Zusammenarbeit in Microsoft Teams hat viele Vorteile. Aber wer sollte die Berechtigung haben, diese Teams zu erstellen? Und bedeuten viele Teams automatisch Chaos? Diese und weitere Fragen klären wir in diesem Gast-Beitrag von AvePoint.

Ich freue mich sehr, im April die Kolleg*innen von AvePoint kennengelernt zu haben.

Uns verbindet eine Empfehlung, die ich meinen Seminar- und Vortragsteilnehmenden oft und gerne ausspreche:

Gemeinsam mit meiner lieben Kooperationspartnerin Angela Schnellert  kümmere ich mich für unsere Kunden um die gute Einführung neuer Arbeitsweisen mit MS Teams (User Adoption).

Angela ist für mich eine der versiertesten Tool-Trainerinnen in Deutschland, wenn es um M365/SharePoint/MS Teams geht, wir arbeiten schon lange vertraut zusammen. Ich bin in unserer Kooperation für den Grundlagen-Workshop (Modul 1) „Gestaltung vernetzter Arbeitsweisen mit M365“ zuständig und übergebe danach die Gruppen für die weiterführenden Tooltrainings in Modul 2 (Grundlagen M365) und 3 (MS Teams im Team erfolgreich einsetzen) an Angela.

Gemeinsam bilden wir auch verantwortliche Key-User Gruppen für M365 (Champions) aus, die dann im Anschluss sehr erfolgreich nicht nur die Apps und Anwendungsmöglichkeiten besser kennen, sondern auch engagiert unternehmensinterne Lernformate entwickeln und zu einer echten Community werden.

In diesem Rahmen sind wir natürlich auch immer auf der Suche nach guten Hilfen im Netz.

 

Und da gibt es von AvePoint den wirklich sehr guten Leitfaden „Alltägliche Verhaltensregeln in Mircosoft Teams“, der vielen unserer Seminarteilnehmenden als Hilfestellung zur Gestaltung der täglichen Zusammenarbeit mit MS Teams dient.

Dieser Download ist empfehlenswert!

 

 

 

So haben wir uns also kennengelernt, AvePoint und ich, und haben schon einige Male über die Aspekte der Frage „Wie viele MS Teams Teams soll es im Unternehmen geben und wer hat welche Rechte?“ gesprochen – und ich freue mich sehr, die Spezialisten von AvePoint für den folgenden Gastbeitrag gewonnen zu haben:

 

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Gastbeitrag

Autor: Funtrol Ready

 

Wer sollte Microsoft Teams erstellen können?

Dieser Artikel erschien zuvor bei AvePoint.

Wieso eigentlich Microsoft Teams benutzen? Weshalb ist ein moderner Arbeitsplatz von so großer Bedeutung? Die wohl häufigsten Antworten auf diese Fragen sind, dass Unternehmen versuchen, die gute Laune ihrer Mitarbeiter zu fördern, um eine effiziente Kollaboration zu ermöglichen und so das eigene Unternehmen als Arbeitsplatz so attraktiv wie möglich zu gestalten.

Zudem trägt Teams dazu bei, dass die Mitarbeiter weniger zwischen verschiedenen Anwendungen hin und her wechseln müssen, wodurch Zeit eingespart wird. Ziel ist es, die Mitarbeiter innerhalb der Teams-Plattform zu halten, sodass grundlegendeAufgaben der Zusammenarbeit wie der Zugang zu speziellen Programmen und das Teilen von Dateien direkt dort erledigt werden können.

Dabei besteht die Herausforderung darin, bei der Einführung von Teams eine gute Nutzererfahrung zu wahren und den Nutzern die benötigten Apps/Assets/Ressourcen bereitzustellen, ohne sie zu überfordern. Natürlich ist es leicht zu sagen: „Alle sollten Teams verwenden“, ohne sich dann um die verwaltungstechnischen Komplikationen zu kümmern, die jederzeit auftreten können. Nur weil ein Team erstellt wurde, bedeutet das keineswegs, dass es auch akzeptiert wird.

 

Erstellung und Akzeptanz von Teams

Sie erkennen, ob Ihre Nutzer Microsoft Teams akzeptieren daran, dass die Anwender den Wert eines bestimmten Teams erkennen, es wirklich nutzen und die Vorteile schätzen, indem sie die Anwendung verwenden, um Prozesse zu optimieren und dabei Zeit einsparen.

Die Erstellung sollte sich komplett nach den geschäftlichen Bedürfnissen richten. Auf der einen Seite dachte sich Microsoft bei der Entwicklung von Teams: „Wer weiß besser, was die Mitarbeiter brauchen, wenn nicht die Mitarbeiter selbst? Wieso sollten wir es ihnen also schwer machen?“

Aber auf der anderen Seite wurde immer wieder deutlich, dass Anwender bei der Bereitstellung manchmal den Blick für das rechte Maß verlieren, wenn man ihnen alles offen lässt und keine Rahmenbedingungen vorgibt. Die dadurch entstandene Überforderung führt dazu, dass Redundanzen, Duplikate und andere unnötige Elemente erstellt werden.

Aufgrund dessen stehen viele Unternehmen vor einem kritischen Balanceakt. Sie sind unentschieden welchen der zwei Ansätze sie wählen sollen.

1. Selbstbestimmte Bereitstellung, sodass die Anwender nach Belieben erstellen können, was sie möchten.
2. Keine selbstbestimmte Bereitstellung, sondern eine stärker gesteuerte und kontrollierte Erstellung. Dazu gehört beispielsweise, dass Anwender ein Formular ausfüllen müssen, auf dem sie erklären, warum sie zur Zusammenarbeit ein Team benötigen, woraufhin die IT dann die Bereitstellung übernimmt, sofern die Notwendigkeit tatsächlich gegeben ist.

 

Welcher Ansatz ist der Richtige für Ihr Unternehmen?

Jedes Unternehmen hat eine eigene Kultur. Wird die Einführung neuer Technologien in Ihrem Unternehmen grundsätzlich begrüßt und haben Sie Champions und/oder Stakeholder, die Microsoft Teams im ganzen Unternehmen fördern wollen, kann das für Begeisterung sorgen. Ist das der Fall, kann das Zulassen selbstbestimmter Bereitstellung durchaus sinnvoll sein.

Trotzdem können Probleme auftreten, wenn Unternehmen nicht die Fähigkeit besitzen, die erstellten Elemente richtig zu verwalten. Anwender übertreiben gelegentlich bei der Erstellung, was dann zu anderen Problemen im Zusammenhang mit einer angemessenen Nutzung führen kann. Werden keine Kontrollmechanismen für die Zusammenarbeit und das Teilen von Informationen eingerichtet, kann das negative Folgen für das Unternehmen haben.

Auf diese Frage gibt es keine Musterantwort. Orientieren Sie sich daran, wie Ihre eigenen Mitarbeiter am besten arbeiten und mit welchen Rahmenbedingungen sie sich wohlfühlen.

 

Ist es möglich zu viele Teams zu haben?

Nicht generell. Von viel größerer Bedeutung ist, ob die Teams für das genutzt werden, wofür sie erstellt wurden. Für die IT kann eine große Anzahl an Teams jedoch durchaus zum Problem werden. Im Laufe der Zeit kann eine übermäßige Menge an Teams sowohl bei der Governance als auch bei der Aufbewahrung für Probleme sorgen.

Deshalb tendieren viele Unternehmen dazu eher weniger Teams zu erlauben. Werden die vielen Teams aber alle genutzt und schaffen einen Mehrwert für die Organisation, spricht garantiert nichts gegen eine große Anzahl von Teams.

 

Anzeichen dafür, dass die Governance gestärkt werden muss

Es ist wichtig, das Lebenszyklusmanagement im Auge zu behalten. Im Normalfall wird etwas erstellt, darauf hin existiert es für einen gewissen Zeitraum und wird schließlich irgendwann aussortiert und archiviert. Das Gleiche gilt für unsere Kollaborations-Bereiche.

Es beginnt mit der Erstellung. Entweder besteht für den Anwender die Möglichkeit, den Arbeitsbereich selbst zu erstellen oder er muss eine Anfrage stellen (Formular ausfüllen), woraufhin nach Prüfung der Anfrage der Arbeitsbereich für ihn erstellt wird.

Ab diesem Zeitpunkt wird der Arbeitsbereich für den Rest des Lebenszyklus überwacht. Es wird beobachtet, wie er genutzt wird, wer Gespräche führt, wer an Unterhaltungen teilnimmt, wer auf Dateien zugreift, wer Dateien teilt, was für Informationen geteilt werden usw.

Im Anschluss wird die Situation beurteilt und eine Richtlinie erstellt, um zu überwachen, ob die Personen, die das Team ursprünglich haben wollten, 30, 60 oder 90 Tage später noch immer Unterhaltungen führen, Inhalte teilen und Beiträge verfassen. Sollte das nicht der Fall sein, muss überlegt werden, ob dieser Bereich für die Zusammenarbeit überhaupt benötigt wird. Wurde der Bereich für ein Projekt erstellt, das inzwischen abgeschlossen ist, wird er womöglich nicht mehr gebraucht.

Die letzte Phase ist die Aussortierung. Wie lange werden die Inhalte aufbewahrt? Welche Inhalte existieren? Sind sie vertraulich? Sind sie proprietär? Wenn ja, müssen sie vermutlich für eine gewisse Zeit aufbewahrt werden.

Mit diesem Blick auf die typischen Governance-Prozesse, die Admins bei der Verwaltung von Microsoft Teams-Arbeitsbereichen nutzen, sind wir am Ende des Beitrags angekommen.

 

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Vielen Dank für diesen Beitrag! 

 

 

 

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