Lean Office – Ordnung & Struktur im Büro – Unser Umfeld bestimmt unser Verhalten und die Art und Weise, wie wir arbeiten
Wirkt es eng in Ihrem Büro zwischen alten Möbeln, vertrockneten Pflanzen und zu viel Papier? Empfinden Sie die Abläufe als zu kompliziert? Dann ist es an der Zeit, sich über ein neues schlankes Office-Konzept Gedanken zu machen.
Verschlanken Sie Ihr Büro, organisieren Sie Ihr Büro athletisch!
Ersetzen Sie Verschwendung durch Wertschöpfung – und werden so erfolgreicher. Das geht am besten mit sicheren und bewährten Methoden.
Es ist in Unternehmen kein Geheimnis mehr: Schlecht abgestimmte Abstimmungsprozesse, Prozessschleifen mit Rückfragen und unnötige Wege und Suchzeiten bergen in administrativen Bereichen ein beachtliches Verbesserungspotential. Aber auch individuelle Verbesserungen jedes Einzelnen bringen nennenswerte Verbesserungen.
30 % Optimierungspotenzial schlummert in administrativen Prozessen
Im Schnitt gehen etwa 30 % der verfügbaren Arbeitszeit durch solche unproduktiven Tätigkeiten verloren.
Angesichts des steigenden Wettbewerbsdrucks im schnellen digitalen Arbeitsumfeld und der Erfolge der Lean Management Methode in der Produktion nehmen sich Unternehmen zunehmen der Herausforderung an, die schlanke Administration zu verwirklichen – das „Lean Office“.
Lean Office – Wertschöpfung für den Kunden
‚Lean’ hat zum Ziel, Verschwendung durch Wertschöpfung zu ersetzen, steht im Kern also für die Schaffung von Werten für den Kunden ohne Verschwendung.
Zufrieden ist Ihr Kunde, wenn er ohne Verzögerung z.B. die gewünschten Auskünfte und Informationen erhält. Das muss nicht unbedingt Ihr externer Kunde sein. Auch intern bestehen Kundenbeziehungen, z.B. zu anderen Abteilungen, die auf Ihren Input angewiesen sind. Wenn es dort hakt, verzögert sich ein gesamter Prozess, der im Endeffekt wiederum Ihren externen Kunden betrifft.
‚Lean Office’ bedeutet, Ihr Büro ‚schlank’, schnell, ausdauernd und fit zu machen – im besten Sinne athletisch um ohne Verschwendung von Zeit und Ressourcen in bester Qualität zu agieren.
Das perfekte, athletische Büro
Im perfekten, athletischen Büro sind nicht nur wertschöpfende Tätigkeiten wie z.B. Doppelarbeiten oder Rückfragen eliminiert, gleichzeitig sind Aktivitäten, die den Wert nicht erhöhen aber unverzichtbar sind (z.B. organisatorische Tätigkeiten), sind auf ein notwendiges Maß reduziert und optimiert.
Bestehende Prozesse werden fortlaufend hinterfragt und überprüft, ob sie in der aktuell gegebenen Situation noch effizient sind. Kontinuierliche, schrittweise kleine Verbesserungen führen dabei zum nachhaltigen Erfolg.
Dorthin gelangt man Schritt für Schritt.
Schlankes Denken beginnt mit 4 Schritten – Lean Thinking im Büro
Mit nur 4 Schritten schaffen Sie die optimale Ausgangssituation für eine sichere, verlässliche Büroorganisation und erreichen damit operative Exzellenz.
1. Schritt – Verschwendung aufdecken
Es gibt sieben unterschiedliche Arten der Verschwendung im Büro. Nicht immer sind sie auf den ersten Blick direkt und klar ersichtlich. Hier sind Teamwork und Disziplin gefragt, um die Schwachstellen zu finden. Die direkte Einbeziehung aller Beteiligten erleichtert das Auffinden von Schwachstellen und das anschließende Umsetzen von Verbesserungen.
Schärfen Sie Ihren Blick für Verschwendung im Büro.
Stellen Sie sich die richtigen Fragen. Wo gibt es Verschwendungsarten und wie kann ein Prozess neu aufgesetzt werden, damit er für alle Beteiligten möglichst effizient läuft um Kosten, Zeit und Energie für alle zu sparen?
Als Grundregel gilt bei festgestellten Verschwendungen:
- Verschwendungen, die nicht zur Wertschöpfung benötigt werden, müssen eliminiert werden (z.B. Suchen, Warten, Fehler, Doppelarbeit, etc.)
- Verschwendungen, die zur Wertschöpfung benötigt werden, werden so weit wie möglich reduziert bzw. optimiert (z.B. lange Wege, Unterschriften-Durchläufe, etc.)
2. Schritt – 5S Methode anwenden
Ordnung und Struktur im Büro sind Grundvoraussetzungen zur Verbesserung der Arbeitsprozesse
Ein sauberes und ordentliches Arbeitsumfeld gilt als Grundlage für Qualitätsarbeit. Erreichbar ist dieses Ziel am besten mit Analyse und Struktur, z.B. mit der 5-S Methode. Die 5S-Methode gilt als grundlegender Teil aus einem ‚Lean-Baukasten’, um Verschwendung zu vermeiden und Wertschöpfung zu erlangen.
Lange Jahre ausschließlich in der Produktion angewandt, gewinnt die Anwendung dieser Methode in allen administrativen Bereichen nun mehr und mehr an Bedeutung. Ziel der 5 S-Methode ist die nachhaltige Verbesserung des Arbeitsbereiches. Arbeitsplätze, Abteilungen und auch ungeliebte ‚Niemandsländer‘ im Büro (Druckerraum, Büromittelschrank, etc.) werden so gestaltet, dass sie
- sauber und ordentlich sind.
- die Arbeit störungsfrei ablaufen kann.
- Suchzeiten und lange Wege vermieden werden.
5S – 5 Phasen zu mehr Ordnung & Struktur im Büro
Sortiere aus (Seiri)
Sortieren Sie alle unnötigen Dinge aus! Räumen Sie Schränke, Tische, Regale vollständig aus. Entsorgen Sie unnötige Dinge fachgerecht. Denken Sie dabei nicht nur an Ihren Schreibtisch, sondern auch an Ihre elektronische Sortierung.
Systematisiere (Seiton)
Bestimmen Sie feste Plätze für gemeinsam genutzt Materialien. Kennzeichnen die Ablagen und Stellplätze Was wird benötigt? Wieviel wird benötigt? Wo wird es benötigt? Denken Sie auch hier an die elektronischen Themen. Wie sieht Ihr Desktop aus?
Säubere (Seiso)
Reinigen Sie Arbeitsplatz und Arbeitsumfeld gründlich. Vergessen Sie dabei nicht die „Niemandsländer“ wie z.B. Druckerraum, etc.
Standardisiere (Seiketsu)
Standardisieren Sie den neuen Zustand. Definieren Sie gemeinsam diese neuen Standards, z.B. für die Büromittelkontrolle und –nachbestellung.
Ständige Verbesserung und Selbstdisziplin (Shitsuke)
Überprüfen und verbessern Sie die neuen Standards ständig und regelmäßig. Dadurch steigt das 5S-Niveau ständig, Sie entwickeln sich und das Team immer weiter!
3. Schritt – Standards einführen
Standards im Büro helfen, Verluste zu vermeiden und verbessern die tägliche Arbeit spürbar. Gemeinsam verabredete geregelte Verantwortlichkeiten und verbindliche Spielregeln sparen Zeit, standardisierte Abläufe vermeiden Doppelarbeiten und eine klare Ordnung & Struktur im Büro spart Suchzeiten und lange Wege.
Gemeinsam festgelegte Standards, wie z.B.
- Informations- und Kommunikationsstandards
wie Besprechungen, Schriftverkehr, Teaminformationen - Arbeits- und Ablaufstandards
wie z.B. Checklisten, Arbeitsanweisungen Genehmigungen- und Freigaben, Buchungen - Ablagestandards
für Ordner, Dokumente (elektronisch/Papier), Formulare
sind klar und verständlich und werden von alle Beteiligten als bindend angenommen, um langanhaltend spürbare Verbesserungen zu etablieren.
4. Schritt – Ständige Verbesserung
Das 5S-System ist leicht umsetzbar und bringt schnell spürbare Verbesserungen. Die neuen Standards sind jedoch nicht in Zement gegossen. In der sich heute rasant verändernden Arbeitswelt mit immer neuen technischen Möglichkeiten und sich ständig verändernden Kundenansprüchen müssen Standards regelmäßig überprüft, reflektiert und kontinuierlich verbessert werden. So entsteht ein Kreislauf kontinuierlicher Verbesserung!
Mit kleinen, regelmäßigen Schritten zur ständigen Verbesserung
Ohne Überprüfung und Nachjustierung sind die einzelnen Prozesse und Abläufe immer der Gefahr der Unvollständigkeit ausgesetzt und können sich nicht den sich verändernden Gegebenheiten im Büro (neue Technik) anpassen.
Eine Möglichkeit dies zu vermeiden ist eine regelmäßige Überprüfung, mit der in festen Zeitabständen bestehenden Standards erfasst und hinterfragt und ggf. den neuen Gegebenheiten angepasst werden. Dabei geht es nicht um persönliche Fehlersuche, sondern ausschließlich um prozessuale Optimierung. Es werden Erfolge aufgezeigt und Abweichungen erkennbar, dabei wird der bestehende Status durch Anpassung ständig verbessert.
Eine solche Überprüfung kann z.B. mit Hilfe von Checklisten erfolgen, deren Fragen (Beispielfragen) vorher gemeinsam festgelegt wurden.
Zeit ist eine Ressource, die Sie nicht zurückgewinnen können
Aber sie können die zur Verfügung stehende Zeit optimal nutzen!
Die 5S-Methode lohnt sich enorm für jedes Unternehmen, jeden Bereich und für jeden Einzelnen – wenn sie richtig durchgeführt und konsequent verfolgt wird. Sie gewinnen Zeit, Zufriedenheit und eine neue Informationssicherheit im Büro, die sich ständig optimiert.
Beginnen Sie doch einfach sofort bei sich selbst und optimieren Sie Ihr eigenes Arbeitsumfeld. Denken Sie daran: Unser Umfeld bestimmt unser Verhalten und die Art und Weise, wie wir arbeiten. Sie profitieren direkt von der gewonnenen Ordnung und Sauberkeit und schaffen gleichzeitig ein gutes ‚best practice’-Beispiel für Ihr Umfeld.
Viel Spaß beim Arbeiten im sortierten, athletischen Büro mit schnellen, sicheren Abläufen und nachhaltiger Ordnung und Sauberkeit.
Ich unterstütze Sie gern und freue mich über Ihren Anruf! +49 40 30068338
Oder schreiben Sie mir: nevermann@office-concepts.hamburg