Digitales Meeting Management in einer Welt, in der jedes Meeting zählt – made in Switzerland

Neulich lernte ich eher durch einen Zufall fröhliche, nette Menschen des Schweizer Tech-Unternehmens Sherpany kennen und war sehr schnell begeistert, mit welcher Professionalität und wie durchdacht sie sich dem Thema digitales Meeting Management widmen. Grund genug, darüber zu berichten.

 

Digitales Meeting Management auf höchstem Niveau

Meetingvorbereitung, -durchführung und -nachbereitung werden bei Sherpany vom ersten bis zum letzten Schritt durchdacht digital abgebildet, bei der Entwicklung wurden alle Blickwinkel berücksichtigt.

Sherpany bildet ab, was die vorbereitenden Teams besonders im digitalen Arbeitsumfeld, mit allen Aspekten rund um Einladung, Agendamanagement, inhaltliche Vorbereitung und alle notwendigen oft kurzfristigen Flexibilitäten benötigen. 

Auch der Moment, an dem Digitalisierungsversuche besonders im gehobenen Meeting-Management so oft scheitern, wurde sehr gut umgesetzt: Informationen müssen während anspruchsvoller Besprechungen allen Teilnehmenden klar und übersichtlich zur Verfügung stehen, so dass die notwendige Faktensicherheit auch in anspruchsvollen Gesprächssituationen jederzeit gewährleistet ist.

Und die oft zu wenig beachtete Nachbereitung incl. Feedback wurde ebenfalls nicht vergessen.

 

 

Mir gefällt Sherpany. Darum habe ich das Team eingeladen, als Gastautoren in meinem aktuellen Orga-Tipp ihr Produkt und Unternehmen vorzustellen.

Ich freue mich sehr über diesen Beitrag, lesen Sie selbst!

 

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Gastbeitrag von Sherpany

 

Die Meeting Management Lösung von Sherpany

Satte 23 Stunden pro Woche verbringt eine Führungskraft durchschnittlich in Meetings – und rund die Hälfte dieser Zeit gilt als unproduktiv.

Diese Zahlen stammen nicht aus einer der vielen LinkedIn-Umfragen, sondern von Professor Steven Rogelberg, einem der führenden Meeting-Wissenschaftler. In seinem Bestseller “The surprising Science of Meetings” warnt er von den schwerwiegenden Konsequenzen unproduktiver Sitzungen. Denn diese verschwenden nicht nur geschätzte 65 Milliarden Euro Lohnkosten pro Jahr in Deutschland allein, sondern verlangsamen auch die Entscheidungsfindung, senken das Engagement aller Mitarbeitenden und vergiften die Firmenkultur.

Es überrascht daher, dass Meetings in Unternehmen nicht mehr Aufmerksamkeit geschenkt wird.

Das Schweizer Tech-Unternehmen Sherpany hat sich eine Welt zum Ziel gesetzt, in der jedes Meeting zählt. Letzten Monat wurde es als eines der 25 besten Schweizer Scaleups gewählt und gilt als potenzielles Unicorn. Sherpany hat sich die Erkenntnisse aus der Meetingwissenschaft zu Nutze gemacht und eine Meeting Management Lösung aufgebaut, die Menschen, Prozesse und Technologie so vereint, dass wirklich produktive Meetings möglich sind.

Der Fokus der Sherpany Software liegt auf der Organisation und Durchführung von formellen Meetings, von A wie Agenda bis Z wie Zusammenarbeit.

Der Sitzungsprozess ist in drei Phasen aufgeteilt:

• Vorbereitung
• Durchführung
• Nachbereitung

 

Die Meeting-Vorbereitung

Ein Hauptaugenmerk liegt auf der Vorbereitung, da sie rund 80 % des Sitzungserfolgs ausmacht. In kürzester Zeit wird ein Meeting erstellt und alle benötigten Unterlagen zu jedem Agendapunkt hinzugefügt. Dabei soll jeder Agendapunkt genau durchdacht sein und nur diejenigen Teilnehmenden einbezogen werden, die auch wirklich einen sinnvollen Beitrag leisten können. Danach bereiten sich alle über die Browservariante, Tablet oder Mobile Device auf das Meeting vor und tauschen sich bei Bedarf bereits asynchron über offene Punkte aus. Sie nehmen Diskussionen vorweg, bitten um Klärung und treffen über das eingebaute Abstimmungstool ggf. sogar bereits Entscheidungen, noch bevor das Meeting beginnt. Dies stellt sicher, dass nur die wichtigsten Themen in der Sitzung besprochen werden.

 

 

 

Die Meeting-Durchführung

Während des Meetings ermöglicht der Präsentiermodus, dass sich alle Teilnehmenden auf der gleichen Seite eines Dokuments befinden. Dies erlaubt die volle Konzentration auf Diskussionen und Entscheidungen. Um sicherzustellen, dass auch ja alle Entscheidungen nach der Sitzung umgesetzt werden, wird direkt in der Software und mit vorgefertigten Agendapunkten als Vorlage ein Protokoll samt Aufgabenübersicht verfasst.

 

 

Die Meeting-Nachbereitung & Feedback

Nach dem Meeting ermöglicht Sherpany den Teilnehmern einen ganzheitlichen Überblick über alle Entscheidungen und damit verbundenen Aufgaben. Sitzungsprotokolle können mit einem einzigen Klick genehmigt werden, was wertvolle Gruppenzeit in Meetings erspart. Die Software archiviert automatisch alle Dokumente und Notizen, so dass Führungskräfte auch nach mehreren Jahren frühere Entscheidungen leicht verfolgen können. Dies verbessert auch die Corporate Governance eines Unternehmens.

Nicht zuletzt können Entscheidungen so schneller in die Tat umgesetzt werden, da alles in einem einzigen Tool verwaltet, geplant und überprüft wird. Die Sitzungsbeurteilung gibt den Organisatoren zudem wertvolle Einblicke, wie die Meetings zukünftig optimiert werden können.

 

Über Sherpany

Mit über 300 Firmenkunden und 7000 Nutzern ist Sherpany der führende europäische Anbieter von Meeting Management Software und besticht insbesondere mit folgenden Punkten:

 

• Sehr benutzerfreundliche und selbsterklärende Software (iOS, Android, Windows, Browser)

 

• Steigerung der Produktivität um circa 30 % dank optimierter Prozesse und zentralisierter Plattform

 

• Transformation Services, um Unternehmen bei der erfolgreichen Implementierung der Lösung zu unterstützen, sowie schneller und persönlicher Support

 

• Ausgesprochener Kundenfokus: Mitsprache in der Weiterentwicklung der Software

 

• Erfüllung der höchsten Anforderungen in den Themen Compliance und Datensicherheit

 

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www.sherpany.com

 

Vielen Dank, liebes Sherpany-Team, für Euren Beitrag!

Dem ist nichts hinzuzufügen, denn wir brauchen unbedingt eine Welt in der jedes Meeting zählt und papierbasiertes Meeting-Management unsere Zeit nicht verschwendet.

Lesen Sie ergänzend dazu auch meinen Orga Tipp „Besprechungen, Meetings, Sitzungen mit klaren Ergebnissen – oder waren die Kekse mal wieder das Beste? 

 

Ich unterstütze Sie gerne bei allen Aspekten rund um effizientes und digitales Arbeiten im Büro.

Ich freue mich über Ihren Anruf! +49 40 30068338

Oder schreiben Sie mir: nevermann@office-concepts.hamburg