Sommerserie „Zeitmanagement“ – Die Eisenhower-Methode
Der Frühling wird zum Sommer, die Sonne scheint, das Wetter ist perfekt – und Sie sitzen am Schreibtisch? Schaffen Sie sich freie Zeitfenster um die Sonne zu genießen. Die Office Concepts Sommerserie zum Thema Zeitmanagement unterstützt Sie dabei.
Office Concepts Sommerserie „Zeitmanagement“ – Die Eisenhower-Methode
In der Office Concepts Sommerserie werden in dieser und den beiden folgenden Orga-Tipp-Ausgaben einzelne Werkzeuge aus der großen Palette der Zeitmanagement-Tools vorgestellt – schnell anwendbar, mit praktischen Tipps & Hilfsmitteln.
Wichtiges von Unwichtigem trennen
Immer schneller, höher, weiter… Die fortschreitende Digitalisierung erlaubt es uns, immer einfacher und schneller miteinander zu kommunizieren, flexibler zu arbeiten und uns schneller und breiter zu informieren. Das ist ein Vorteil in vielen Lebenssituationen, kann aber schnell in der unüberschaubaren Informationsmenge und erwarteten Reaktionsgeschwindigkeit zur Herausforderung werden. Wir müssen also lernen, Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden und zu trennen.
Die Arbeitswelt hat sich in den letzten Jahren deutlich verändert. Die digitale Gesellschaft und die Möglichkeiten der neuen, digitalen Arbeitswelt fordern von uns (oder wir von uns selbst?), ein hohes Arbeitspensum in immer kürzerer Zeit zu schaffen. Die im Oktober 2016 veröffentlichte Stress-Studie „Entspann Dich Deutschland“ der TK Techniker Krankenkasse hat ergeben, dass sich 54 % der Befragten manchmal oder sogar häufig gestresst fühlen. Der Job wurde dabei als Stressfaktor Nummer eins genannt.
Zeitmanagement beginnt im Kopf
Mit einem optimalen und konsequenten Zeitmanagement kann man dieser Entwicklung zumindest entgegenwirken. Ein erfolgreiches Zeitmanagement hängt allerdings nicht allein von guten Techniken und Methoden ab. Es kommt vor allem auf die richtige eigene Einstellung an. Zeitmanagement beginnt im Kopf. Ohne Konsequenz, Selbstdisziplin und Motivation wird jede Zeitmanagement-Methode ohne den gewünschten Erfolg bleiben.
„Zeit ist eine Ressource,
die Sie nicht zurückgewinnen können.“
Zeitmanagement = Selbstmanagement
Jedem Menschen stehen pro Tag 24 Stunden Zeit zur Verfügung. Wir selbst entscheiden, was genau wir mit diesem Zeitkontingent anfangen. Zeitmanagement sollte für meine Begriffe unbedingt auch Selbstmanagement bedeuten und beinhalten, dass wir uns selbst im zur Verfügung stehenden Zeitfenster bestmöglich organisieren, uns also selbst managen.
Nehmen Sie den Verlauf des Zeitfensters ‚Arbeit‘ also bewusst, konsequent und überlegt selbst in die Hand. Helfen Sie sich dabei mit Techniken und Methoden, um sich selbst besser zu organisieren, Ihre Aufgaben zeitlich zu planen, zu priorisieren und zu delegieren.
Die Eisenhower Methode
Diese Methode geht angeblich auf den amerikanischen General und 34. US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower zurück und folgt der Idee, Aufgaben in vier Kategorien einzuteilen um sie so zu besser priorisieren zu können.
Eine neue Blickrichtung
Trainieren Sie sich für diese Methode einen neuen Blick auf Ihre Aufgaben an. Priorisieren Sie zukünftig jede Aufgabe als erstes nach zwei grundsätzlichen Kriterien:
- Wichtigkeit
- Dringlichkeit
Stellen Sie sich für die Einteilung der zu priorisierende Aufgaben konsequent die folgenden Fragen:
- Ist die Aufgabe wichtig oder unwichtig?
- Ist die Aufgabe dringend oder nicht dringend?
Betrachten Sie nun Ihre anstehenden Aufgaben im Detail und teilen Sie sie dann in die folgenden vier Kategorien ein:
- Wichtig
- Nicht wichtig
- Dringend
- Nicht dringend
Teilen Sie jede Aufgabe dann in einem Koordinatensystem den einzelnen Kategorien zu. Die Einteilung unterstützt Sie dabei, die wichtigsten und dringenden Aufgaben, die zuerst erledigt werden müssen, klar zu identifizieren und unwichtige Dinge auszusortieren. Diese Einteilung muss nicht zwingend mit Papier und Bleistift oder elektronisch dokumentiert werden, auch gedanklich unterstützt Sie diese Methode im hektischen Arbeitsumfeld. Trainieren Sie diesen neuen Blick, bis er zur Routine beim Eingang einer neuen Aufgabe wird. Verinnerlichen Sie das Prinzip.
Jeder der vier Kategorien ist eine Handlungsempfehlung / eine bestimmte Art der Bearbeitung zugeordnet:
(c) fotolia / thingamajiggs
Kategorie ‚Wichtig & Dringend‘ (oben rechts)
Diesen Aufgaben müssen Sie sich selbst widmen und sie sofort in Angriff nehmen.
Kategorie ‚Wichtig & Nicht Dringend‘ (oben links)
Diese Aufgaben können zunächst warten, sollten aber geplant und zeitlich koordiniert abgearbeitet werden. Terminieren Sie diese Aufgaben mit ausreichendem zeitlichem Puffer für die später benötige Arbeitszeit zur Erledigung im Kalender oder überlegen Sie, diese Aufgabe kontrolliert zu delegieren. Auch in diesem Fall ist eine Terminierung zur Verfolgung der Erledigung im Kalender ratsam.
Kategorie ‚Nicht Wichtig & Dringend‘ (unten rechts)
Diese Aufgaben eignen sich sehr gut zum Delegieren an kompetente Mitarbeiter/innen. Achten Sie bei der Weitergabe der Aufgabe darauf, die/den Kollegen/in in Ihrem Thema „mitzunehmen“, den zeitlichen Rahmen und ggf. auch die eine kurze Handlungsempfehlung mitzugeben.
Kategorie ‚ Nicht Wichtig & Nicht Dringend‘ (unten links)
Nehmen Sie Abstand von der Erledigung dieser Aufgaben. Ab in den Papierkorb damit!
„Die Basis jeder gesunden Ordnung
ist ein großer Papierkorb.“
(Peter Panter, alias Kurt Tucholsky, Neue Leipziger Zeitung, 19.08.1930)
Sind wichtige Aufgaben immer dringend?
Die Herausforderung der Eisenhower-Methode besteht darin, dass wichtige Aufgaben selten dringend und dringende Aufgaben selten wichtig sind.
Auch kann man natürlich kritisieren, dass ein gutes Zeitmanagement gerade verhindern soll, dass Aufgaben zu dringenden Aufgaben werden. Nichtsdestotrotz ist diese Methode – besonders, wenn Sie zur gedanklichen Routine geworden ist – eine hilfreiche und einfache Unterstützung bei der Kategorisierung von Aufgaben in Dringlichkeitsstufen und hilft, Aufgaben zu delegieren, die man sonst „mal eben schnell“ selbst erledigt hätte und die dann doch „kurze“ 15 Minuten dauern und eine Unterbrechung der eigentlichen Arbeit bedeuten.
Sie ist insbesondere dann sehr hilfreich, wenn schnell entschieden werden muss, welchen Aufgaben Vorzug einzuräumen ist.
Beispiel: Steuererklärung
Trainieren Sie Ihre Denk- und Handlungsweise auf diese Methode. Nehmen Sie sich ein Referenzbeispiel, um die Einordnung zu erleichtern. Zum Beispiel ist die jährliche Steuererklärung zwar WICHTIG aber bis zu einem bestimmten Zeitpunkt NICHT DRINGEND. Sie würde also gedanklich der Kategorie „Wichtig & Nicht Dringend“ zugeordnet und beispielsweise zweifach mit folgender Terminierung in einer To-Do-Liste oder als Erinnerung im Kalender vermerkt werden:
- Abgabe-/Erledigungszeitpunkt
- Starttermin der Bearbeitung – mit ausreichendem zeitlichen Vorlauf zum Abgabezeitpunkt
Bis zum Starttermin der Bearbeitung legen Sie eventuell notwendige Dokumente zu diesem Vorgang im virtuellen oder klassischen Wiedervorlagesystem ab, so dass der Vorgang erst zu diesem Termin wieder auf Ihrem Schreibtisch landet und nicht in einem ‚Erledigungsstapel‘ untergeht.
Fazit
Die Eisenhower-Methode ist nur ein Werkzeug aus der großen Palette der Zeitmanagement-Tools. Sie dient in erster Linie der Priorisierung von Aufgaben. Einmal in die Gewohnheiten übernommen, unterstützt Sie diese Technik, die Vielzahl der Aufgaben auf Ihrem Schreibtisch zu entzerren und einzutakten. Sie identifizieren zu delegierende Aufgaben einfacher, klarer und schneller und bringen gleichzeitig durch die Terminierung von Aufgaben eine zeitliche Struktur in Ihre Arbeit.
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Ich unterstütze Sie gern bei allen Aspekten rund um das Thema Zeitmanagement im Büro – im Rahmen von effizienten Einzeltrainings, Teamworkshops oder einfach im Gespräch über generelle Möglichkeiten der besseren Büroorganisation. Gemeinsam entwickeln wir Ihr Büro zum smarten und effizienten Büro der Zukunft.
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