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Orga-Tipp des Monats: April 2020

Quick Tipp: Zwei goldene Regeln für gute virtuelle Meetings

Die Coronakrise hat uns fest im Griff, privat und beruflich. Wir arbeiten plötzlich im Homeoffice oder abwechselnd in Red- & Blue-Teams und sind fast durchgehend in virtuellen Besprechungen. Einige Grundregeln helfen, Webmeetings besser zu gestalten.  

 

Wieviele Webmeetings mit Zoom, WebEx oder MS-Teams haben Sie in dieser Woche schon hinter sich?

War das anstrengend?

Unsere neue ausschließliche virtuelle Zusammenarbeit unterliegt anderen Dynamiken, als wir sie bisher gewohnt waren. Genau das müssen wir jetzt wissen und beachten! Webmeetings im virtuellen Konferenzraum müssen gerade jetzt sehr gut moderiert, durchdacht und professionell vorbereitet und diszipliniert durchgeführt werden.

Virtuelle Meetings sind anstrengend, vor allem wenn sie zu lange dauern, wenig Pausen haben und es an der Planung und Kreation mangelt. Erfahrungen zeigen jedoch, dass sehr gut geplante und professionell moderierte virtuelle Meetings im Vergleich zu herkömmlichen Besprechungen sogar effizienter ablaufen können, wenn u.a. einige einfache Grundregeln konsequent befolgt werden.

 

Zwei goldene Grundregeln

Ganz grundlegend sollten für jedes Meeting im virtuellen Umfeld zwei goldene Regeln der virtuellen Konferenzplanung gelten:

 

1. Die einsfünfneunzig-Regel

  • Begrenzen Sie sich auf EINEN Besprechungsanlass pro virtueller Zusammenkunft 

 

  • Sorgen Sie spätestens alle FÜNF Minuten für eine Interaktion mit den Teilnehmern (Überlegen Sie dabei, wieviele Interaktionen Sie eigentlich am gemeinsamen Besprechungstisch gehabt hätten!)

 

  • Planen Sie jedes Webmeeting für eine Dauer von maximal NEUNZIG Minuten

 

 

2. Regelmäßige Pausen

Planen Sie regelmässige Pausen ein! Hier gilt bei 90 Minuten-Meetings:

  • Nach 40 – 45 Minuten findet eine 5 Minuten Aktivpause statt. Fordern Sie die Teilnehmer*innen in der Anmoderation der Pause auf, sich zu bewegen, aufzustehen, Kamera & Ton zu schließen, nicht am Rechner sitzen zu bleiben und pünktlich zurück zu sein.

 

  • Sollte ein Webmeeting (ausnahmsweise!) länger als 90 Minuten dauern, berücksichtigen Sie das unbedingt bei der Pausenregelung:
    –> Eine kurze 5-Minuten-Aktiv-Pause alle 30 – 45 Minuten
    –> Eine längere Pause (mind. 25 Minuten) nach 90 Minuten

 

  • Schreiben Sie die Pausenzeit unbedingt bei Pausenbeginn in den Chat: „Pause bis 13:55 h“

 

  • Setzen Sie das Webmeeting konsequent nach der angekündigten Pausezeit fort.

 

  • Bitten Sie Ihr Team / die Teilnehmer*innen am Ende des ersten Meetings unbedingt um Feedback zur Pausenregelung und passen Sie die Regelung ggf. den Teamwünschen an.

 

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Bleiben Sie gesund!

 

 

 

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