Sommerserie „Zeitmanagement“ – Die ALPEN-Methode
Die Sommerferien stehen vor der Tür, der Urlaub naht und Ihr Schreibtisch ist voll? Die Zeit ist eng? Die Office Concepts Sommerserie zum Thema Zeitmanagement hilft Ihnen, Ihre Zeit sinnvoll einzuteilen
In der Office Concepts Sommerserie werden in den Orga-Tipp-Ausgaben von Juni bis August Zeitmanagement-Tools und Vorschläge zur effizienten Strukturierung Ihrer Zeit vorgestellt – schnell anwendbar, mit praktischen Tipps & Gedankenstützen. Heute: Die ALPEN-Methode zur realistischen Planung Ihres Tagesablaufes.
Die ALPEN-Methode – Teilen Sie Ihre Zeit effizient ein!
Die ALPEN-Methode hat nichts mit dem gleichnamigen Gebirge zu tun. Dafür bringt diese Methode aber Ihr tägliches Zeitmanagement auf neue Höhen. Der Name ist ein Akronym, das für die einzelnen Schritte der Methode steht:
A – Aufgaben und Termine auflisten
L – Längen schätzen
P – Pufferzeiten einplanen
E – Entscheidungen treffen
N – Nachkontrolle durchführen
Die ALPEN-Methode ist eine vergleichsweise einfache Methode, Ihren Tagesablauf zu planen. Sie geht auf den deutschen Autor Lothar J. Seiwert zurück. Bei richtiger und konsequenter Handhabung, ist diese Methode so einfach wie effizient.
Selbstverständlich kann sie auch auf andere Zeiträume, z.B. Wochenplanung / Monatsplanung, angewandt werden. Besonders sinnvoll ist diese Art der Aufgabeneinteilung jedoch, wenn man sie am Vorabend für den Ablauf des nächsten Tages anwendet. Die Einteilung am Vorabend schenkt Ihnen Überblick und verhindert das Gefühl, am Morgen ins Büro zu kommen und unzählige Aufgaben und Themen unstrukturiert auf dem Tisch zu haben. Der Tag beginnt einfach strukturierter und Sie sind gedanklich schon sortiert. Richtig angewandt, zahlt sich das ganz besonders dann aus, wenn unvorhergesehene ‚Notfälle’ schon am Morgen auf Ihrem Schreibtisch landen.
Bei der ALPEN-Methode geht es übrigens nicht unbedingt darum, alle Aufgaben selbst zu bearbeiten. Auch das Delegieren und/oder Weglassen können mögliche Ergebnisse dieser Planung sein.
Die Anwendung der ALPEN-Methode
A – Aufgaben und Termine auflisten
Noch bevor das Telefon heiß läuft und das E-Mail Postfach überquillt, sollten Sie sich zu Beginn des Tages alle anstehenden Aufgaben notieren. (Empfehlung: Noch besser funktioniert diese Methode, wenn Sie die Auflistung am Vorabend für den Folgetag erstellen!)
Alles kommt auf diese Liste. Einfließen sollen auch nicht erledigte Aufgaben aus vorangegangenen Planungen/Tagen, bereits feststehende Termine des Tages, etc.
Diese Auflistung können Sie einfach auf dem Papier erledigen oder in Form einer digitalen Liste mit Notiz- und Aufgabentools wie z.B. OneNote, Evernote oder google keep. Wenn Sie diese Auflistung in Papierform führen, empfiehlt sich hierfür ein Ringbuch, das Sie jeden Tag (mit dem tagesaktuellen Datum in der Kopfzeile) weiterführen. So können Sie ggf. auch zurückblättern und den Verlauf oder Ursprung einzelner Aufgaben zurückverfolgen.
Das erfordert natürlich Konsequenz und klingt zugegebenermaßen noch nicht nach einem Wundermittel der Aufgabenstrukturierung. Aber nur, wenn Sie sich einen umfassenden Überblick über ALLE Aufgaben des Tages verschaffen, sind Sie in der Lage, diese in eine vernünftige und haltbare Tagesplanung zu überführen.
L – Längen einschätzen
Der nächste und vermutlich schwierigste Schritt ist die Schätzung der Zeitdauer jeder Aufgabe. Wägen Sie ab, wie lange Sie mit den einzelnen Aufgaben beschäftigt sein werden und notieren Sie die Zeitdauer pro Aufgabe. Blocken Sie im Kalender die notwendigen Zeitslots für Aufgaben, die mehr als 30 Minuten erfordern. Auch wenn diese nicht komplett eingehalten werden oder sich durch unvorhergesehene Ereignisse verschieben, verschaffen Sie sich so einen deutlichen Überblick über Ihre vorhandene Zeit und das, was Sie in diesem Zeitfenster realistisch schaffen können. Hier stellt sich erfahrungsgemäß mit steigender Routine eine zunehmende Sicherheit in der Einschätzung ein, besonders dann, wenn es sich um wiederkehrende Aufgaben handelt.
Beachten Sie an diesem Punkt, dass die Zeit nicht zu knapp, sondern realistisch kalkuliert ist! Die geschätzten Zeiten dienen Ihnen nämlich ganz nebenbei auch als Zeitlimit für die Aufgabenerfüllung. Es wird Ihnen leichter fallen, Aufgaben konzentriert zu erledigen, wenn Sie wissen, dass Ihnen nur ein bestimmtes Zeitfenster zur Verfügung steht.
P – Pufferzeiten einplanen
Schon Wilhelm Busch hat 1882 geschrieben: „Aber hier, wie überhaupt, kommt es anders als man glaubt.“ Dieser Satz hat auch heute noch Gültigkeit. Planen Sie im dritten Schritt der ALPEN-Methode also ausreichend Pufferzeiten für den Tag ein.
Als ungefähre Formel kann man annehmen, dass ca. 60 % des Tages reine Arbeitszeit sind, 20 % fallen für unvorhersehbare Themen und Termine an und die restlichen 20 % füllen sich von selbst mit dem sachlichen Austausch mit Kollegen, kurzen Pausen oder anderen sozialen Aktivitäten. Wie wichtig auch kurze Pausen sind, lesen Sie gern im nächsten Orga-Tipp, bei dem es um die Pomodoro-Methode gehen wird.
E – Entscheidungen treffen
Dieser Punkt ist sicher der wichtigste der Methode: Sie entscheiden, welche Aufgaben wann umgesetzt werden, delegiert werden können, auf einen späteren Zeitpunkt verschoben werden können oder sogar vernachlässigt werden können.
Auch diese Einteilung wird bei längerer Anwendung der Methode zur Routine. Hilfreich zur Priorisierung ist aber sicher die Eisenhower-Methode, die Ihnen hilft, wichtige von dringenden Aufgaben zu trennen und auch unwichtige Aufgaben sehr schnell deutlich werden lässt. Die unwichtigen Aufgaben gehören dann oft einfach in den Papierkorb.
Und auch bei diesem Schritt lohnt es sich, Gedanken und Zeit zu investieren, um sich nicht in der Vielzahl der Aufgaben zu verlieren, sondern deutlich die wichtigsten vor Augen zu haben. Genau diese Priorisierung wird Sie unterstützen, den roten Faden wiederzufinden, wenn unvorhergesehene Ereignisse Sie aus dem Arbeitslauf schleudern.
Generell gilt aber auch hier: Seien Sie flexibel. Manchmal werden natürlich über den Tag bestimmte Aufgaben dringender als geplant. Dann heißt es umorganisieren und neu priorisieren. Was hier so aufwendig klingt, wird Ihnen mit ein wenig Routine jedoch bald leicht und schnell von der Hand gehen. Geben und nehmen Sie sich Zeit, diese Routinen zu entwickeln und haben Sie Geduld. Die Testphase einer neuen Methode/Routine dauert in der Regel 4 Wochen oder länger.
N – Nachkontrolle
Dieser Schritt prüft Ihre Planung auf Sinnhaftigkeit und Schlüssigkeit. Hier sollten Sie ehrliche Bilanz ziehen: Was konnten Sie problemlos erledigen? Wo haben Sie sich im zeitlichen Rahmen verschätzt? Gab es ausreichend Pufferzeiten? So lernen Sie aus den vorangegangenen Planungen und werden immer besser in Ihrer Einschätzung und entwickeln mit der Zeit eine sichere Routine für Ihre Zeitplanung.
Noch ein Tipp: Übertragen Sie an diesem Punkt die offenen Aufgaben gleich auf den nächsten Tag, in dem Sie alle vorgenannten Schritte anwenden. So verbinden Sie die Nachkontrolle direkt mit der Planung des nächsten Tages.
Fazit
Mit der ALPEN-Methode bietet sich Ihnen ein sehr strukturierter Ansatz, in hochgetakteten Arbeitsumfeldern Ihren Tag detailliert zu planen. Gleichzeitig verlieren Sie keine Aufgabe aus den Augen und entwickeln ganz nebenbei ein sicheres Gefühl für den realistischen Arbeitsaufwand. Und lassen Sie sich nicht von dem vermeintlich hohen Planungsaufwand abschrecken. Mit ein wenig Training wird diese Methode schnell zur Routine und der Planungsaufwand sinkt erheblich.
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