Schärfen Sie Ihren Blick für Verschwendung im Büro.
Sieben Arten der Verschwendung im Büro – mit Beispielen
- Überproduktion an Informationen
- übertriebene Verfahrensanweisungen
- Detailangebote für vorläufige Anfragen
- Bestände
- Unkoordinierte Büromaterialvorräte
- Mehrfachablagen
- Volles E-Mail-Postfach
- Wartezeiten
- Informationen an den Kunden bleiben liegen, da weitere Informationen zur Bearbeitung fehlen
- Wartezeit durch Rückfragen oder durch fehlende Genehmigungsfreigaben
- Rückdelegation
- Unnötige Wege
- Reisetätigkeiten
- Laufwege im Büro (Büroausstattung/Raumgestaltung)
- Ergonomie am Arbeitsplatz
- Unnötiger Informationsfluss
- Überflüssige, unstrukturierte Meetings
- Papiergebundene Hauspost
- Große E-Mail Verteiler
- Fehlerhafte Prozesse
- Unklare Zuständigkeiten
- Fehlende Vertretungsregelungen
- wiederholte manuelle Dateneingaben (Medienbrüche)
- Veraltete technische Ausstattung
- Redundante Auswertungstools (Excel-Listen)
- Qualitätsprobleme
- Fehlende oder falsche Informationen (Rückfragen)
- Korrekturschleifen
- Unnötige Genehmigungen
- Fehler durch Medienbrüche (s.o.)
Als Grundregeln gelten bei festgestellten Verschwendungen:
Verschwendungen, die nicht zur Wertschöpfung benötigt werden, müssen eliminiert werden (z.B. Suchen, Warten, Fehler, Doppelarbeit, etc.)
Verschwendungen, die zur Wertschöpfung benötigt werden, werden so weit wie möglich reduziert bzw. optimiert (z.B. lange Wege, Unterschriften-Durchläufe, etc.)
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