Corona und die Folgen für Unternehmen: Homeoffice = Webmeetings

(Stand 01.03.2020) Homeoffice, Atemmasken, Reiseverbot – viele Unternehmen bereiten sich auf eine Ausbreitung des Coronavirus in Europa vor.  Die WHO spricht von „Social Distancing“. Wenn auch Sie gerade alle Reise- und Meetingtätigkeiten in Ihrem Unternehmen neu organisieren: Gute Webmeetings sind ein Teil der Lösung!

 

 

Die Unternehmensberatung Ernst & Young hat gerade in Düsseldorf 1500 Mitarbeiter ins Homeoffice geschickt, weil ein Kollege am Coronavirus erkrankt ist. Die Reederei Maersk verordnet ihren Mitarbeitern in vielen Ländern Homeoffice. Der Schweizer Konzern Zurich Versicherungen hat Dienstreisen stark eingeschränkt und führt deshalb geplante Treffen per Videokonferenz durch oder verschiebt sie. Viele Unternehmen stellen ihren Mitarbeitern derzeit frei, im Homeoffice zu arbeiten. Interne und externe Meetings werden durch Webmeetings ersetzt. 

 

„In der Arbeit wird nicht mehr die Hand gegeben.

Intern wurden alle internationalen Geschäftsreisen bis auf Weiteres abgesagt. 

Wer aus den 5 Risikoländern gerade aus dem Urlaub

oder von einer Dienstreise zurückkommt, 

darf 14 Tage nicht ins Büro kommen. Interne Meetings sollen reduziert

oder durch Webmeetings ersetzt werden.“

(Zitat einer Arbeitnehmerin aus dem Pharmabereich / 28.02.2020)

 

Die Unsicherheit ist insgesamt hoch. Und trotzdem: Das Leben und auch die Arbeit, beides muss – bei aller Vorsicht – im gegebenen Rahmen weitergehen!

 

Homeoffice und Webmeetings ersetzen die Anwesenheit im Büro – aber bitte richtig!

Auch wenn es jetzt schnell gehen muss: Achten Sie auf die Qualität! Webmeetings sind nur dann ein adäquater Ersatz für Präsenzmeetings, wenn sie gut moderiert, durchdacht und professionell vorbereitet und diszipliniert durchgeführt werden. 

 

Tipps für gute Webmeetings

Geben Sie Webmeetings in Ihrem Unternehmen eine professionelle Grundqualität

 

1. Vorbereitung
Alle guten, ergebnisorientierten Meetings leben von der richtigen Vorbereitung (Agenda, Time Boxing, Rollenverteilung, etc.). Bei der Vorbereitung von Webmeetings denken Sie bitte unbedingt zusätzlich an:

• • die passende Technik und den sicheren Umgang damit (Testen Sie die Technik VOR dem Meeting!)
  • die rechtzeitige digitale Einladung mit Tagesordnung und vorbereitenden Unterlagen
  • die allen Teilnehmern kommunizierten Einwahldaten
  • die an virtuelle Zusammenarbeit angepasste Meeting- und Agendaplanung
  • die bedachte, konsequente Moderation mit Blick auf die virtuelle Distanz und das Meetingergebnis.

 

2. Warm Up
Ein virtuelles Meeting bedeutet einen ‚sozialen Kaltstart’ für alle Teilnehmer. Das übliche Zusammenfinden der ersten Minuten im Konferenzraum kann nicht stattfinden. Umso relevanter ist ein kurzes Warm Up mit Methode, in dem die Teilnehmer im virtuellen Raum zueinander finden.

 

3. Regeln festlegen
Vereinbaren Sie verbindliche Verhaltensregeln, z.B. durch welche Signale Redebeiträge angezeigt werden oder auch die selbstverständliche aber dennoch immer wieder aktuelle Grund-Regel zur Vermeidung störender Hintergrundgeräusche: „Bitte außerhalb von Redebeiträgen auf MUTE (Stummschaltung) stellen“.

 

4. Langsam & deutlich sprechen
Sprechen Sie langsam und deutlich und bedenken Sie dabei die virtuelle Distanz, die die Übertragung des Gesagten technisch aber auch gedanklich leicht verzögert und etwas mehr Geduld einen wichtigen Beitrag zum Gesprächsverlauf leistet.

 

5. Achtung! Die nonverbale Kommunikation entfällt fast völlig!
Die im Präsenzmeeting oft schon kurz vor einem Redebeitrag via Blickkontakt oder Handzeichen am Konferenztisch nonverbal kommunizierte und akzeptierte Beteiligung kann im virtuellen Umfeld so nicht stattfinden. Dieser Fakt braucht eine höhere Aufmerksamkeit in Moderation und Kommunikation. Daher beginnt z.B. jede Ansprache grundsätzlich mit dem Namen der angesprochenen Person.

 

6. Bei Fragen mehr Zeit für die Antwort lassen
Räumen Sie etwas mehr Zeit und Geduld für die Beantwortung von Fragen im Meeting ein (2-3 Sekunden genügen!). Die bestehende virtuelle Distanz (fehlende Signale durch Körpersprache und Blickkontakt) erfordert einen kurzen aber wichtigen Augenblick mehr Geduld.

 

7. Nutzen Sie Desktop Sharing und das digitale Whiteboard
Wie im echten Konferenzraum schauen Sie auf dieselbe Präsentation, in dem Sie ihren Desktop teilen, und nutzen Sie als Flipchart das digitale Whiteboard.

 

8. Generell gilt: Die Beteiligung der Teilnehmer unbedingt schon bei der Planung berücksichtigen
Die 1-5-90 Regel beschreibt die Bedeutung der regelmäßigen Beteiligung der Teilnehmer

 

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(2 Stunden)

 

Inhalt:

• • Einführung ins Thema 
  • Tools & Technik (Kurzer Überblick über verschiedene Tools & technische Voraussetzungen)
  • Grundlagen erfolgreicher Webmeetings im Team
  • Die Durchführung (Planung, Vorbereitung, Durchführung, Nachbereitung – mit Checklisten)
  • Die Möglichkeiten (Desktop Sharing, Whiteboard Nutzung)
  • Q&A – Zeit für Ihre Fragen

 

Details, Preise, Termine:

 

 

 

 

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Aktuelle Informationen zur Corona Lage:

IHK Ratgeber zum Corona Virus (IHK München)

Informationen für Arbeitnehmer*innen (IGM)

Aktuelle Informationen zum Coronavirus (BMG)

Fragen & Antworten zum Coronavirus (Robert Koch Institut)

Informationen der WHO zum Coronavirus