Frühjahrsserie „Virtuelle Meetings – Die besten Tipps (1)“

Der Winter wird zum Frühling. Zeit für den gedanklichen Frühjahrsputz! Muss jedes Ihrer Meetings ein Präsenzmeeting sein? Arbeiten Sie doch ab sofort einfach öfter im virtuellen Konferenzraum zusammen. Unser Tipp im März: Die einsfünfneunzig-Regel

Virtuelle Konferenzen sind effektiver…

…vorausgesetzt, sie sind professionell vorbereitet und werden diszipliniert durchgeführt.

Während die Teilnehmer von Präsenzmeetings alle am selben Ort tagen (und anreisen), besprechen sich die Teilnehmer einer virtuellen Konferenz unabhängig vom Arbeitsort und ohne lange Wege im virtuellen Konferenzraum.

Virtuelle Meetings gelten als anstrengend, und sie sind es oft auch, wenn es an der richtigen Vorbereitung mangelt. Erfahrungen zeigen, dass gut geplante und professionell moderierte virtuelle Meetings im Vergleich zu herkömmlichen Besprechungen sogar effizienter ablaufen können. Besprechungsziele werden konzentriert und oftmals schneller erreicht und dadurch Entscheidungen schneller getroffen und direkt dokumentiert. Das hat wiederum direkten Einfluss auf die Umsetzungsgeschwindigkeit und Qualität Ihrer geschäftlichen Abläufe – und damit auch auf die Ihnen zur Verfügung stehende Zeit.

In der Office Concepts Frühjahrsserie werden in den Orga-Tipp-Ausgaben von März bis Mai jeden Monat Tipps & Tricks für die erfolgreiche und ergebnisorientierte Durchführung virtueller Meetings vorgestellt – schnell und einfach umsetzbar und sehr wirkungsvoll.

Geben Sie Ihrer virtuellen Konferenz zuerst einen professionellen Rahmen

Dazu gehört natürlich die passende Technik, die rechtzeitige Einladung mit Tagesordnung und vorbereitenden Unterlagen, die kommunizierten Einwahldaten, die inhaltlich durchdachte Planung und nicht zuletzt die professionelle und umsichtige Moderation.

Ganz grundlegend sollte jedoch für jedes Meeting im virtuellen Umfeld erst einmal die goldene Regel der virtuellen Konferenzplanung gelten:

Die einsfünfneunzig-Regel

Diese Regel sollten Sie bereits bei der Planung berücksichtigen:

Begrenzen Sie sich auf einen Besprechungsanlass pro virtuellem Meeting
Sorgen Sie spätestens alle fünf Minuten für eine Interaktion mit den Teilnehmern
Und planen Sie die Konferenz für eine Dauer von maximal neunzig Minuten

Wenn Sie diese Regel

in Ihrem Team/in Ihrem Unternehmen verbindlich vereinbaren
klar und regelmässig kommunizieren
und vor allem konsequent leben

ist damit ein wesentlicher Grundstein für erfolgreiche virtuelle Konferenzen bereits gelegt.

Mehr zu diesem Thema

Mehr Informationen und Tipps rund um Professional Webconferencing erhalten Sie hier:

TIPP 1 – Die 1-5-90 Regel

TIPP 2 – Virtuelle Distanz und wie man sie überwindet

TIPP 3 – Der kluge Umgang mit Bild & Ton

Podcast: Wie virtuelle Zusammenarbeit gelingt

Haben Sie Fragen oder Anregungen?

Wir unterstützen Sie gern bei allen Aspekten rund um das Thema Arbeiten im virtuellen Umfeld. Im Gespräch oder im Rahmen der neuen Virtual Conference Coachings, buchbar als gezieltes Einzeltraining oder Inhouse-Seminar für das gesamte Team.

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