Die GoBD – ein Wort-Ungeheuer mit vielen Fragezeichen und Pflichten?

Was die „GoBD – Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ in der Praxis für jeden Unternehmer bedeuten, erklärt der Experte Martin Fischer:

Martin Fischer ist Inhaber der Firma Fischer Consulting in Speyer und ich freue mich, dass er heute sein Expertenwissen zum Thema GoBD für den Office Concepts Orga-Tipp zur Verfügung stellt. 

Gastbeitrag von Martin Fischer
(Martin Fischer ist Inhaber der Firma Fischer Consulting in Speyer, spezialisiert auf IT-Dienstleistungen, Projektmanagement und GoBD)

GoBD – Mythos oder Realität?

Eine ordnungsgemäße Buchführung ist eine handelsrechtliche Pflicht, die das Bundesministerium für Finanzen (BMF) in seinem Schreiben vom 14. November 2014 konkretisiert. In diesen „Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) legt der Gesetzgeber detailliert fest, wie er sich das Vorgehen vorstellt. Eine der Forderungen der GoBD ist, dass jedes Unternehmen eine Verfahrensdokumentation vorweisen kann.

 

Haben Sie Ihren Belegfluss in Bezug auf Ihre Unternehmensbereiche, Ihre Prozesse, Ihre IT-Systeme und die Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater beschrieben und dokumentiert?

Alle Prozesse, Prozessabläufe und organisatorischen Regelungen sind also nach GoBD in einer Verfahrensdokumentation festzuhalten. Es ist der Nachweis zu führen, dass die Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB), der Abgabenordnung (AO) und der GoBD erfüllt sind. Dazu gehört auch die Beschreibung der Verantwortlichkeiten und des internen Kontrollsystems (IKS) sowie der eingesetzten Hard- und Software.

 

Wichtig zu wissen ist dabei, dass bezogen auf die oben genannten Punkte die Verantwortung für Fehler bei der Anwendung der GoBD allein beim Unternehmer liegt. Aussagen Dritter oder Zertifikate dienen der Finanzbehörde nur als Entscheidungshilfe.

 

Internes Kontrollsystem (IKS) – Um die Einhaltung der Ordnungsvorschriften für die Buchführung und Aufzeichnungen im Sinne der Abgabenordnung (AO) zu gewährleisten, muss es interne Kontrollen geben. Hierzu gehören u. a. ein Berechtigungsmanagement sowie Erfassungs- und Verarbeitungskontrollen. Wie das Kontrollsystem zu gestalten ist, hängt davon ab, wie komplex die Geschäftstätigkeit und Organisationsstruktur des eingesetzten DV-Systems sind. Folglich sind auch alle das IKS betreffenden Tätigkeiten und Sicherungsmaßnahmen Bestandteil der Verfahrensdokumentation.

 

Archivierung und Unveränderbarkeit – Darüber hinaus sind alle steuerrelevanten Belege revisionssicher zu archivieren oder die Unveränderbarkeit durch organisatorische Maßnahmen zu gewährleisten. Das gilt auch für Ihre E-Mails, die als Handelsbriefe gelten. Hierbei stellt sich für Unternehmer immer wieder die Frage, inwieweit die Einführung eines Archivsystems zur Unterstützung der Workflows sinnvoll ist und den gesetzlichen Anforderungen entspricht.

 

Belegerfassung – Ebenso wurde in der GoBD die Zeit für die Erfassung von Belegen definiert. In Kurzform formuliert, sind Bargeschäfte täglich zu erfassen und unbare Geschäfte innerhalb von 10 Tagen.

 

 

 

Welche Konsequenzen hat das für Unternehmer?

Vor allem in kleineren Unternehmungen ist die Sichtweise verbreitet, dass mit der Übergabe der Belege an den Steuerberater und der Buchung (durch ihn) den Regeln der GoBD Genüge getan ist. Doch das ist ebenso wenig korrekt wie die Verwendung einer zertifizierten Software. Die Verantwortung für seine Buchführungspflicht (und somit auch für Fehler bei der digitalen Buchführung oder für eine fehlende oder ungenügende Verfahrens- oder Prozessdokumentation) liegt allein beim steuerpflichtigen Unternehmer. Dies betrifft auch die Datenzugriffsmöglichkeiten der Finanzverwaltung und die Archivierung bzw. Speicherung der Belege und Dokumente.

 

Es geht in diesem Zusammenhang also nicht nur um die Buchhaltung als solche, sondern um den kompletten Prozessablauf in Bezug auf steuerlich relevante Dokumente.

Steuerlich relevante Belege sind alle Belege, die zu einem Vorgang gehören. Also auch die zu einem Auftrag gehörende Materialliste, die Zeiterfassung der Mitarbeiter, alle E-Mails (die als Handelsbrief gelten) oder sonstige steuerlich relevanten Dokumente. Welche Dokumente im Einzelfall als steuerrelevant gelten können (neben den primär vorzuhaltenden strukturierten Daten aus den IT-Haupt- und Nebensystemen) ergibt sich aus der folgenden, nicht abschließenden Übersicht.

 

 

GoBD umsetzen – Welcher Weg ist für Ihr Unternehmen der Richtige?

Der wichtigste Schritt ist die gewissenhafte Analyse der organisatorischen, prozessualen und technischen Notwendigkeiten. Dort, wo technische Grenzen auftreten, gilt es mit organisatorischen Maßnahmen Abhilfe zu schaffen. Die daraus resultierenden Lösungskonzepte sind dann in einer Verfahrensdokumentation gem. GoBD zu dokumentieren.

 

Ein Beispiel aus der Praxis

Sie erhalten eine Rechnung per E-Mail. Diese legen Sie elektronisch in einem Verzeichnis auf Ihrem Rechner ab und drucken sie dann zur Weiterbearbeitung aus. Dann machen Sie auf dem Ausdruck einen Buchungsvermerk.

Nach der GoBD dürfen Sie Papierbelege digitalisieren, wenn aber ein Beleg im Ursprung digital ist, dann müssen alle Nachfolgeversionen ebenfalls digital sein. Digitale Belege müssen also digital weiterverarbeitet werden.

Was bedeutet das in unserem Beispiel?

• Der veränderte Papierbeleg müsste wieder eingescannt und als ‚Version 2’ des ursprünglichen Beleges gekennzeichnet und elektronisch abgelegt werden.
• In der Verfahrensdokumentation wäre zu erläutern, wie dieser Vorgang stattfindet.
• Im internen Kontrollsystem wäre zu definieren, wie Sie sicherstellen, dass die Mitarbeiter diesen Vorgang auch gemäß Vorgabe durchführen und wie Sie dieses Vorgehen überprüfen.

 

 

 

Ist mein Unternehmen GoBD-konform?

Die Pflichten aus der GoBD bringen für jedes Unternehmen viele Fragen mich sich.  Wie und wo fange ich an, die GoBD umzusetzen? Prüfen Sie, ob Sie und Ihr Unternehmen den Anforderungen der GoBD entsprechen. Bei Consulting Fischer können Sie online eine Checkliste ausfüllen und erhalten kostenfrei und unverbindlich eine Handlungsempfehlung.

 

Vielen Dank an Herrn Fischer für diesen Beitrag!

 

GoBD – der Weg zum papierlosen Büro 

Die GoBD ist jedoch nicht nur eine Vorgabe des Gesetzgebers mit vielen Pflichten, Fragen und Unsicherheiten. Die GoBD ebnet auch den Weg zum papierreduzierten Büro der Zukunft.

Haben Sie Fragen zu diesem Thema? Sehr gern spreche ich mit Ihnen über allen Themen und Fragen rund um papierreduzierte und effiziente Abläufe im Büro. 

 

Ich freue mich über Ihren Anruf! +49 40 30068338

Oder schreiben Sie mir: nevermann@office-concepts.hamburg

 

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