E-Mail Ping-Pong reduzieren mit Modern Attachments – Oder versenden Sie noch Dateien per E-Mail?

„Hab‘ ich Dir mal eben geschickt.“ – Ein Satz, der in Unternehmen viel zu oft fällt. Ein Weg, dem ständig steigenden E-Mail-Aufkommen entgegenzuwirken ist die konsequente Reduzierung der internen Ping-Pong E-Mails.

Täglich werden weltweit im Moment ca. 290 Milliarden E-Mails pro Tag versandt, das geht aus einer Studie der Radicati Group hervor – Tendenz steigend. Es wird also nicht ruhiger im E-Mail-Account, wenn wir nicht aktiv gegensteuern.

Jetzt mal ehrlich! – Stellen Sie sich folgende Fragen:

Wie viele E-Mails erhalten Sie pro Tag?

Wie viele E-Mails schreiben Sie pro Tag?

Wie viele E-Mails davon sind unternehmensintern?

Wie viele unternehmensinterne E-Mails enthalten Anhänge, die Sie (im besten Fall!) lesen und bearbeiten, abspeichern und wieder rück- oder weiterversenden?

Von all den oft unnötigen unternehmensinternen Nachrichten, resultierend aus der allseits verbreiteten ‚cc:-Unart‘, mit der oft eine Fragestellung hübsch und einfach nach oben oder zur Seite delegiert wird, möchte ich hier heute nicht sprechen. Auch nicht davon, dass manche Ping-Pong-Kommunikation per E-Mail mit einem Telefonat und einem persönlichen Gespräch hätte vermieden werden können.

Mir geht es heute um die Ineffizienz, die unternehmensintern per E-Mail versandte Dateien und Anhänge verursachen, die jeweils verteilt, bearbeitet und wieder eingesammelt werden.

In meinem Orga-Tipp im Monat November 2017 habe ich über die ‚No Attachment Policy‘ geschrieben. Die E-Mail mit klassisch als Anhang versandter Datei wurde dort automatisch mit einer Nachricht beantwortet, die den Sender höflich bittet, in Zukunft keine Dateien mehr zu versenden, sondern bitte einen Link zur Datei zu senden oder den direkten Datei-Upload zu einem zur Verfügung gestellten Cloud-Speicherplatz zu nutzen. Das Thema ist also nicht neu – und doch verändert sich die Routine des Anhang-Versendens in den Unternehmen nur langsam.

Modern Attachments bedeuten Effizienzgewinn

Modern Attachments steht für mich in erster Linie als Begriff dafür, mit Verlinkungen/Hyperlinks zu arbeiten, anstatt Dateien zu versenden. Statt eine Datei als Anlage einer E-Mail beizufügen, wird ein Link zur Datei in die Nachricht eingefügt (Erstellen und Bearbeiten eines Links). Diese Verlinkung ermöglicht dem Empfänger mit einem Klick einen Sprung auf das jeweilige elektronische Dokument, verknüpft also verschiedene Bearbeiter, gemeinsam auf ein Objekt zuzugreifen und in vielen Fällen (abhängig vom jeweils genutzten Tool) auch, das Objekt in Echtzeit gemeinsam zu bearbeiten.

Auch ohne die Möglichkeit des zeitgleichen Arbeitens in einem Dokument hat schon allein die Abkehr von der Gewohnheit der E-Mail-Anhänge viele Vorteile.

Ein Beispiel

E-Mail Ping-Pong in Einzelschritten

Eine E-Mail wird an fünf Kollegen/innen mit der Bitte um Durchsicht / Bearbeitung / Ergänzung der angefügten Datei versandt…

Jeder Empfänger…

…speichert das Dokument individuell in seinem Arbeitsumfeld ab

…bearbeitet/ergänzt das Dokument

…speichert das Dokument mit einem neuen Dateinamen ab (Dateiname_v4.1.5.xls – Wer kennt das nicht?)

…schickt das Dokument zurück an den Versender, cc: an den gesamten Verteiler UND an den eigenen Vorgesetzten

Der Versender….

…wartet einige Tage auf die Rücksendung der Informationen der fünf Kollegen

…muss währenddessen überwachen, ob sich alle Kollegen/innen zurückgemeldet haben

…muss ggf. nachfassen und an die Bearbeitung erinnern

…vergleicht den Inhalt der fünf erhaltenen Dateien

…fügt den Inhalt der fünf erhaltenen Dateien zusammen

…versendet die finale Datei noch einmal zur Abstimmung an die Kollegen/innen UND an die jeweiligen Vorgesetzten, die vorher von den jeweiligen Empfängern in cc: genommen wurden

Jeder Empfänger

…öffnet und speichert die neue Version in seinem Arbeitsumfeld ab

…kontrolliert seine im ersten Durchgang zugefügten Informationen

…sendet das Dokument zurück an den Versender, cc: an den gesamten Verteiler UND an alle mittlerweile im Verteiler aufgenommenen Vorgesetzten aus allen betroffenen Bereichen

Der Versender…

…wartet einige Tage auf die Rückmeldungen aus dem Verteilerkreis

…bearbeitet die Datei ggf. noch einmal

…speichert die finale Datei unter einem neuen Namen (Dateiname_v4.1.5.2 FINAL)

…sendet das Dokument als finale Version an den Verteilerkreis UND an alle mittlerweile im Verteiler aufgenommenen Vorgesetzten aus allen betroffenen Bereichen

Modern Attachments lösen das Ping-Pong-Problem

Wie schön wäre es, stattdessen mit Modern Attachments (Verlinkungen) zu arbeiten, also gemeinsam auf eine Datei zugreifen zu können und über den zu Beginn der Zusammenarbeit zur Verfügung gestellten Link jeweils Zugriff auf das aktuellste Arbeitsergebnis zu haben? Voraussetzung dafür ist natürlich die Möglichkeit des Zugriffs auf einen gemeinsamen Speicherort incl. der notwendigen Bearbeitungsrechte und Freigaben.

Die Vorteile

Das Aufkommen der internen E-Mails wird spürbar reduziert
Korrekturen und Ergänzungen an Dokumenten/Dateien sind jederzeit möglich
Alle Nutzer der Datei sind immer auf dem aktuellsten Stand
Suchzeiten verringern sich, die finalen Version ist im direkten Zugriff
Doppelarbeiten werden vermieden
Wartezeiten reduzieren sich
Fehler durch Übertragung und Zusammenfügen der Inhalte werden vermieden
Informationssicherheit steigt, die aktuellste Version ist über den Link jederzeit „at your fingertip“
Team-/Projektwissens ist zentral dokumentiert
Verbesserte Kollaboration durch aktives Teilen von Wissen

Die Herausforderungen

Vernetztes Arbeiten setzt ein neues Denken voraus, Wissen wird geteilt, Sachstände werden transparent
Routinen müssen sich ändern, der bequeme Doppelklick auf ein Attachment entfällt. Die aktuellste Version einer Datei wird nicht ‚frei Haus‘ per E-Mail geliefert sondern wird ggf. zur Holschuld
Berechtigungen müssen korrekt erteilt werden, sonst regt sich verständliche Unzufriedenheit:
- Lese-/Bearbeitungs-/Zugriffsrechte für die Datei / den Speicherort müssen stimmen
- Nutzlose Links müssen vermieden werden: Vorsicht bei Umbenennung / Veränderung des Speicherorts der verlinkten Datei
Vernetztes Arbeiten braucht neue und verbindliche Teamregeln

Fazit: Dateianhänge vermeiden = weniger Ping-Pong E-Mails

Natürlich gibt es auch weiterhin Situationen, in denen der Versand eines klassischen Dateianhangs sinnvoll ist. Dabei spielt die Sender-Empfänger-Struktur in unserer E-Mail-Kommunikation auch weiterhin eine entscheidende Rolle.

Für die unternehmens-/teaminterne digitale Zusammenarbeit (E-Mail/Chat/Kanäle) sollte jedoch möglichst ausnahmslos die Regel gelten, nicht mit klassischen Anhängen sondern mit Modern Attachments zu arbeiten.

Und auch in der Zusammenarbeit mit Kunden oder externen Geschäftspartnern ist das Arbeiten mit Modern Attachments einfach umsetzbar. Ich arbeite z.B. mit verschiedenen Kunden und Geschäftspartnern in MS Teams zusammen oder teile mit Kooperationspartnern ein Dropbox Paper. Dadurch stehen der aktuelle Projektstand und alle notwendigen Dateien und Informationen allen Beteiligten zu jedem Zeitpunkt zur Verfügung und dienen als zuverlässige Arbeitsgrundlage.

Ob es Veranstaltungsplanungen sind, für die keine einzige organisatorische E-Mail geschrieben wird, oder im Change-Projekt alle Projektinformationen zentral zur Verfügung stehen: Ich genieße den Effizienzgewinn und die Sicherheit, stets sämtliche Informationen zum Projekt gebündelt an einem digitalen Ort vorzufinden.

Haben Sie Fragen oder Anregungen?

Ich unterstützen Sie gern bei allen Aspekten rund um das Thema effizientes, digitales Arbeiten im Büro.

Ich freue mich über Ihren Anruf! +49 40 30068338

Oder schreiben Sie mir: nevermann@office-concepts.hamburg