Entlasten Sie Ihr MS Outlook E-Mail Postfach, einfach und automatisch.
Die Funktion der Autoarchivierung in MS Outlook hilft Ihnen dabei, Ihr E-Mail Postfach einfach und vor allem automatisch zu entlasten.
Sie können Elemente zu einem gewünschten Termin ganz einfach automatisch archivieren oder auch ganz löschen lassen. Das funktioniert in der Gesamtheit der vorhandenen Elemente z.B. in Ihrem Posteingang oder auch pro Ordner.
Unter Datei/Optionen/Erweitert/AutoArchivierung bestimmen Sie die allgemeinen Einstellungen der Autoarchivierung. Um die Archivierungseinstellungen pro Ordner festzulegen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den jeweiligen Ordner, wählen Sie ‚Eigenschaften’ und wechseln Sie zu Registerkarte ‚AutoArchivierung’. Hier finden Sie alle notwendigen Auswahlkriterien. (Office 2013 / Office 2016 / Office 365)
Wählen Sie dort überlegt die Einstellungen zum sogenannten ‚Ablauf der Elemente’. Diese werden zu dem von Ihnen gewünschten Zeitpunkt in einen bestimmten Archivordner verschoben oder – wenn gewünscht – ganz gelöscht.
Die Autoarchivierung verschiebt die Elemente in eine spezielle Datendatei (Archivordner), wenn ihre Ablauflaufzeit überschritten ist. Sie können aber auch individuell pro Ordner festlegen, ob z.B. die Dokumente gelöscht werden sollen, wenn sie ablaufen.
Nehmen Sie sich einige Minuten Zeit, um sich mit diesen Einstellungen zu beschäftigen. Überlegen Sie, welche Einstellungen für Ihre Bedürfnisse sinnvoll sind und nehmen Sie die Einstellungen vor.
Mit geringem Zeitaufwand gewinnen Sie Ordnung und Überblick und verringern die Suchzeiten in Ihrem neu strukturierten E-Mail Postfach.
Diese Möglichkeit besteht natürlich für alle anderen Outlook Funktionen, ausgenommen Kontakte.
Beachten Sie dabei bitte unbedingt die rechtlichen und eventuelle unternehmensinterne Aufbewahrungsbestimmungen. Diese Richtlinien haben generell Vorrang vor Ihren persönlichen Einstellungen für die Autoarchivierung.