Smart Office – Gewinnen Sie 20 Tage im Jahr durch gute Büroorganisation

Mit Suchzeiten werden im Büro bis zu 60 Minuten pro Tag verschwendet. Lassen Sie sich diese Zeit nicht nehmen! Verwandeln Sie Suchzeit in wertvolle Zeit.

Finden Sie verlorene Zeit im Büro

Verschiedene Studien (Fraunhofer IAO, „Lean Office 2010“ Fraunhofer IPA) belegen, dass mit Such- und Wartezeiten im Büro bis zu 60 Minuten Arbeitszeit pro Tag verschwendet werden. Ziel muss es also sein, verschwendete Zeit durch eine gute und durchdachte Organisation im Büro in wertvolle Zeit umzuwandeln. Diese verschwendete Zeit müssen Sie identifizieren, Sie müssen Sie finden, um sie umwandeln zu können.

Quick Tipps für mehr Effizienz im Büro

Mit den folgenden einfachen und schnell umzusetzenden Schritten organisieren Sie Ihr Office schon in kurzer Zeit um bis zu 20 % effizienter.

Nehmen Sie sich Zeit um Zeit zu sparen
Wenn Sie organisatorische Verbesserungen erreichen wollen, müssen Sie sich einmal ausreichend Zeit nehmen und sich Ihre Büroabläufe Schritt für Schritt anschauen. Achten Sie dabei ganz besonders auf die Details. Besonders auf den ersten Blick kleine Verschwendungen summieren sich schnell zu relevanter Größe.

Konsequenz
Ist der Beschluss zum Zeit sparen erst einmal gefasst, müssen Sie streng und konsequent mit sich selbst sein, gerade, weil die Suche nach wertloser Zeit neben dem täglichen Geschäft Aufwand bedeutet und vordergründig nicht jedem relevant erscheint.

Identifizieren Sie verlorene Zeit
Legen Sie eine Woche fest, in der Sie konsequent jeden Tag darauf achten, WO, WANN und WARUM Sie Zeit nicht wertvoll nutzen, z.B. wenn Sie
- Informationen, Unterlagen, Dinge suchen (Suchzeit)
- auf Informationen, z.B. Rückrufe, warten (Wartezeit)
- Vorgänge oder Informationen mehrfach be- und verarbeiten (Doppelarbeiten)
- Umständliche Handgriffe ausführen (mangelnde Sortierung)
- Dinge nicht direkt zur Hand haben, wo Sie sie benötigen (lange Wege)
- Lassen Sie ständig den Gedanken mitlaufen, wo am meisten Übertragungsfehler entstehen (Medienbrüche)

Dokumentieren Sie die verlorene Zeit

Legen Sie sich für diese Zeit digital eine Checkliste der Verbesserungen (z.B. in MS OneNote) an, die Sie ggf. auch im Team gemeinsam bearbeiten können oder nehmen Sie einfach ein Blatt Papier und notieren Sie in Spalten in kurzen Stichworten die Verursacher der Zeitverschwendung.

Beantworten Sie in Ihrer Checkliste der Verbesserungen folgende Fragen:
- Was wurde als Problem erkannt?
- Wann tritt das Problem auf?
- Wo tritt das Problem auf?
- Wer hat das Problem?
- Welche Situation löste den Vorfall aus?

Direkte, schnelle Verbesserungen
Anhand dieser Checkliste der Verbesserungen lässt sich schon nach einer Woche Punkt für Punkt prüfen, was Sie z.B. warum suchen mussten.

Sie sehen auf den ersten Blick schon Dinge, die ohne großen Aufwand zu verbessern sind. Setzen Sie diese Verbesserungen direkt und konsequent um und unterschätzen Sie dabei auch die vermeintlich kleinsten Optimierungen nicht. Funktionieren z.B. alle Stifte, die Sie in Ihrem Schreibtisch finden? Liegt das Kopierpapier griffbereit beim Drucker/Kopierer?

Langfristige Verbesserungen
Priorisieren Sie Ihre Checkliste der Verbesserungen und planen Sie, welche Punkte mit etwas Vorlauf in welchem Zeitrahmen verbessert werden können. Entscheiden Sie dabei auch, für welche Verbesserungen Sie ggf. die Zusammenarbeit mit anderen Bereichen oder externe Expertise benötigen.

Verbesserungen sind Teamsache
Bedenken Sie, dass nachhaltige Verbesserungen unbedingte Teamsache sind. Ist jeder im Team beteiligt, finden sich in der Regel die besten Optimierungsmöglichkeiten.

Effizienz rechnet sich
Mit konsequent durchdachter Organisation auch bei kleinsten Handgriffen, gewinnen Sie Zeit und Qualität im Büro.

Das können pro Person bis zu 22 Tage im Jahr sein – wenn Sie durch die konsequente Umsetzung auch kleiner Verbesserungen nur 6 Minuten in der Stunde einsparen. Rechnen Sie sich dieses Beispiel doch einmal für Ihr gesamtes Team durch.

22 Tage im Jahr, gewonnen durch optimierte Büroorganisation. Das kann ein schöner Urlaub sein!

Checkliste der Verbesserungen – ein Zeit-Tresor

OC Checkliste Suchzeiten Am Ende der Woche besitzen Sie mit Ihrer Checkliste der Verbesserungen einen wahren Zeit-Tresor, den Sie nur noch öffnen müssen, um Ihre wertvolle Zeit entnehmen. Mit überschaubarem Aufwand sind Sie in der Lage, nach nur einer Woche sehr detailliert eine Vielzahl der zu optimierenden Tätigkeiten und Abläufe klar zu benennen, die Sie Zeit, Geld und Nerven kosten und die Sie ändern möchten. Der erste wichtige Schritt ist getan!

Einmal benannt, ist es oft nicht mehr schwer, Verbesserungen einzuführen. Öffnen Sie Ihren Zeit-Tresor, in dem Sie Ihre Checkliste priorisieren und dann Punkt für Punkt abarbeiten.

Optimierungen, die schnell und einfach umzusetzen sind, nehmen Sie direkt vor.
Optimierungen, die andere Bereiche betreffen, sprechen Sie dort an und finden gemeinsam Lösungen.
Optimierungen, die größeren Aufwand erfordern, lösen Sie mit Unterstützung und Beratung durch Experten. Diese Experten können Sie dank Ihrer Checkliste sehr ausführlich briefen. Das spart ebenfalls Zeit und Geld.

Investieren Sie einmal Zeit und Aufwand in Ordnung, Struktur und digitale Helfer, um Ihr Büro effizient und schlank für die Zukunft aufzustellen. Jede gesparte Minute bringt Sie dem Zeitgewinn von bis zu 22 Tagen im Jahr einen Schritt näher! Beginnen Sie noch heute – Sie können nur gewinnen!

Ich unterstütze Sie gern, verschwendete Zeit in allen administrativen Bereichen zu identifizieren und in wertvolle Zeit umzuwandeln. Gemeinsam entwickeln wir Ihr Büro zum smarten und effizienten Büro der Zukunft.

Ich freue mich über Ihren Anruf! +49 40 30068338

Oder schreiben Sie mir: nevermann@office-concepts.hamburg

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