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Orga-Tipp des Monats: Februar 2021

Homeoffice & Mobiles Arbeiten: Datenschutz nicht nur digital denken & umsetzen

Rechnungen, interne Mitteilungen, Korrespondenz, sensible Kundendaten – Datenschutz im Homeoffice darf nicht nur digital gedacht werden. Das Datenschutzrisiko ist enorm, wenn Dokumente einfach über den Hausmüll oder die normale Papiertonne entsorgt werden. Die REISSWOLF Homeoffice. Box. verspricht Abhilfe! 

Datenschutz nicht nur im digitalen Arbeitsumfeld zu denken ist ein wichtiges Thema, über das wir aber vielleicht nicht an erster Stelle nachdenken. Umso mehr freue ich mich, dass ich Konstanze Wagner, Teamleiterin der REISSWOLF International AG, zu diesem Thema für einen Gastbeitrag gewinnen konnte:

 

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Gastbeitrag von Konstanze Wagner
REISSWOLF International AG 

 

Seit März letzten Jahres ging es für die meisten – wenn leider auch nicht für alle, für die es möglich wäre – ins Homeoffice. Irgendwie, mit viel Improvisationstalent und Mut zur Lücke. Hauptsache der Betrieb ging weiter… Zwischenzeitlich haben viele Unternehmen die Erfahrung gewonnen, dass es besser funktioniert als gedacht.

 

Homeoffice & mobiles Arbeiten sind gekommen, um zu bleiben

Mit der voraussehbaren Entwicklung, dass sich mobiles Arbeiten zukünftig stärker als bisher als wesentlicher Bestandteil unserer Arbeitswelt etabliert, geht natürlich die Verpflichtung einher, den damit verbundenen datenschutzrechtlichen Herausforderungen strukturiert und dokumentiert nachzukommen – als ArbeitnehmerIn und noch viel mehr als Arbeitgeber.

 

Der Arbeitgeber bleibt auch im Homeoffice verantwortlich für den Datenschutz

Dieser Tatbestand sorgt in vielen Führungsetagen für Unbehagen, ist aber trotzdem Fakt:  Verantwortliche Stelle im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist der Arbeitgeber. Er hat nach Art. 25 Abs. 2 DSGVO für die geeigneten Maßnahmen des Datenschutzes Sorge zu tragen. Das umfasst sowohl die technischen als auch die organisatorischen Maßnahmen.

 

Datenschutz ist ein wichtiges Gut – nicht nur im digitalen Arbeitsbereich

Es geht nicht nur um die digitale Datensicherheit, sondern auch um den alltäglichen Datenschutz.

Jeder von uns möchte, dass mit seinen Daten vertraulich umgegangen wird. Das sollte man im Hinterkopf behalten, wenn man während eines Telefonats Name, Telefonnummer oder Gesprächsinhalte auf einem Notizzettel vermerkt und diesen später achtlos in den Papierkorb gibt. Das Ausdrucke mit personenbezogenen Daten oder sensible Unternehmensinformationen nach getaner Arbeit im Büro nicht offen auf dem Schreibtisch liegengelassen werden dürfen, dafür sind die ArbeitnehmerInnen mittlerweile sensiblisiert. Diese Selbstverständlichkeit gilt aber natürlich auch im privaten Umfeld, wenn wir im Homeoffice arbeiten.

All diese nicht digitalen Aufzeichnungen, Ausdrucke, Notizen gehören auch im Homeoffice – genauso wie im Büro – in spezielle Behälter, um sie schlussendlich einer DSGVO-konformen und sicheren Aktenvernichtung zu unterziehen.

 

Wir haben eine einfache Lösung!

Für diese nicht digitalen Daten im Homeoffice oder auch unterwegs, haben wir die REISSWOLF Homeoffice. Box. entwickelt.

 

 

 

Für DSGVO-konforme Datenvernichtung und sicheres mobiles Arbeiten

Mit der REISSWOLF Homeoffice. Box können Ausdrucke, Notizen und Co. in der Box gesammelt und mit Sicherheits-Tape versiegelt an uns geschickt werden. So sichern Arbeitgeber die Arbeit ihrer ArbeitnehmerInnen mit nicht digitalen personenbezogenen Daten auch im Homeoffice optimal ab.

 

Und so funktioniert die Homeoffice. Box:

 

  • Alle vertraulichen Papiere, Notizen, Ausdrucke werden darin wie in einem zweiten Papierkorb gesammelt.

 

  • Ist die Box voll, wird sie mit Sicherheitstape verschlossen, zusätzlich für einen nachweisbar zugriffslosen Transport versiegelt und schlussendlich das Rücksendeetikett aufgebracht und die Box in einer DHL Filiale/-Packstation abgegeben. 

 

  • Durch einen individuellen Barcode ordnen wird die Box dem entsprechenden Unternehmen zu und stellen ein Zertifikat über die sichere Aktenvernichtung als Dokumentationsbeleg zur Verfügung.

 

 

 

 

Die Vorteile:

 

  • Sichere Datenvernichtung für Homeoffice und mobiles Arbeiten

 

  • Individueller Barcode für jede Box zur genauen Zuordnung

 

  • Garantierter Datenschutz durch REISSWOLF Standards, DIN-Norm und DSGVO

 

  • Lieferumfang: vorfrankiertes Rücksendeetikett, Sicherheits-Tape und Sicherheitssiegel für zugrifflosen Transport

 

  • Neutrale Box – kein Erkennen von außen, dass sensible Daten enthalten sind

 

  • Postalischer Versand durch Partner DHL

 

  • Vorfrankierter Rückversand über jede DHL Packstation sowie jeden DHL Partnerstandort möglich

 

Ganz grundsätzlich: Datenschutz – Es kommt auf jeden einzelnen an!

Auch, wenn alle technischen und organisatorischen Maßnahmen bestmöglich umgesetzt werden, bleiben wir selbst immer der wichtigste Datenschutz-Baustein.

Wir alle sollten grundsätzlich immer achtsam und sensibel im Umgang mit Daten sein – den eigenen und denen Dritter. Nach diesem Grundsatz handeln wir bei REISSWOLF und ich bin sehr gerne ein Teil davon!

Ihre

Konstanze Wagner

 

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Vielen Dank, liebe Konstanze, für diesen Beitrag! 

 

Ich unterstütze Sie gerne bei allen Aspekten rund um effizientes und digitales Arbeiten im Büro.

 

Ich freue mich über Ihren Anruf! +49 40 30068338

Oder schreiben Sie mir: nevermann@office-concepts.hamburg

 

 

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