Vernichten Sie Ihr Organisationsproblem doch einfach im Schredder – inklusive aller Ursachen
Der „Problemschredder“ ist ein einfaches aber effektives Hilfsmittel, ein Organisationsproblem zu verdeutlichen und so zu zerkleinern, dass Sie Verschwendung von Ressourcen, Zeit und Geld vermeiden.
Was ist ein Problem?
„Ein Problem stellt ein Hindernis dar,
das überwunden oder umgangen werden muss,
um von einer unbefriedigenden Ausgangssituation
in eine befriedigende Zielsituation zu gelangen.“
(Quelle: Wikipedia)
Probleme sind Störfaktoren. Probleme stören Abläufe, zum Beispiel Abläufe in Büro und Verwaltung. Solche Störungen im Büro verursachen bis zu 30 % Leistungsverlust. Um diese Verschwendung von Ressourcen, Zeit und Geld weitestgehend zu eliminieren, kann der Problemschredder ein hilfreiches Werkzeug sein.
Was ist ein Problemschredder?
Stellen Sie sich einen Schredder vor – eine handelsübliche Häckselmaschine, im Büroumfeld z.B. für Papier. Unsere Maschine, der „Problemschredder“, funktioniert genauso, nur hat er drei, vier oder mehr Häcksel-Ebenen – je nach Größe des Problems.
Schredder werden eingesetzt, um Abfälle mit großem Volumen zu zerkleinern und damit im Umfang zu verringern mit dem Ziel, Verschwendung, z.B. Platzverschwendung, zu vermeiden. Das funktioniert alltäglich mit Papier oder Gartenabfällen. Das funktioniert aber auch hervorragend mit Organisations- und Ablaufproblemen im Büro, die – einmal geschreddert – Verschwendung von Ressourcen, Zeit und Geld vermeiden.
Verschwendung im Büro kann viele Ursachen haben:
- Unterbrechen der eigentlichen Arbeit durch Störungen
- Ausharren in zu langen oder ergebnislosen Besprechungen
- Suchen von Dokumenten, Dateien, Informationen aller Art
- Nachgehen von fehlerhaften Informationen, nicht erreichten Kollegen
- Aufklären von schlecht delegierten, unklaren oder verwirrenden Aufgaben
- Korrigieren von fehlerhaften oder unvollständigen Vorgaben
- Aussortieren von Überinformation, Spam-E-Mails, Werbesendungen
- Befolgen von komplizierten, überholten oder bürokratischen Abläufen
- Transportieren von Papieren von und zum Drucker, Kopierer, Hauspost, etc.
Bestehende Verschwendung bedeutet die Möglichkeit, etwas zu verbessern
Der Problemschredder zerkleinert also ein vorhandenes Organisationsproblem in seinen verschiedenen Häcksel-Ebenen. Erst grob, dann fein und am Ende sehr fein, bis es sich in seine Bestandteile auflöst. Er ist also eine kaskadierende Maschine zur strukturierten Problemlösung, die Probleme a) sichtbar macht, b) Ursachen analysiert und c) am Ende erreichbare Lösungen „ausspuckt“ und kontrolliert.
Der Problemschredder bedeutet immer konzentrierte Teamarbeit in jeder Stufe. Die Verschwendung und die Potenziale zur Verbesserung im Bürobereich sind in der Regel zu umfassend, um die Optimierung nur wenigen Personen überlassen zu können.
STUFE 1 – Die Problemdarstellung
Um den Problemschredder überhaupt füllen zu können, muss das Problem erst einmal in einzelnen Schritten wahrgenommen, dargestellt und priorisiert werden.
Betrachten Sie den zu optimierenden Ablauf/das Problem sehr detailliert. Stellen Sie sich die Frage „Wie ist es heute?“ Verschaffen Sie sich eine Übersicht, betrachten Sie genau den Bereich im Ablauf, an dem es „hakt“. Je konkreter Sie das tun, desto besser.
Zur Eingrenzung der Problemdarstellung helfen hier sechs Fragen:
- Was wurde als Problem erkannt?
- Wann tritt das Problem auf?
- Wo tritt das Problem auf?
- Wer hat das Problem?
- Welche Situation löste den Vorfall aus?
- Wie ist die Abweichung (durch das Problem entstehender Verlust oder Kosten)
TIPP: Denken Sie an dieser Stelle NICHT in Lösungsansätzen. Es zählt in dieser Schredderstufe nur die reine Zustandsbeschreibung!
STUFE 2 – Die Problemursachen sichtbar machen
In der zweiten Häcksel-Stufe des Problemschredders wird Ursachenforschung in verschiedenen Feinheitsgraden betrieben. Je nach Größe des Problems sind hier ggf. mehrere Stufen (von grob nach fein) notwendig.
Die Fragestellung lautet hier: „Das Problem besteht, weil…“ und wird so lange verfolgt, bis am Ende dieser Stufe eine oder mehrere konkrete Ursachen stehen, die durch menschliche Handlung abgestellt werden können. Je nach Art und Umfang des Organisationsproblems gibt es hier verschieden grobe oder feine Häcksel-Stufen bzw. Methoden:
Alle Ursachen im Gesamtfokus stellt man z.B. im Brainstorming im Team dar, in dem Ursache und Wirkung getrennt nach bestimmten Kriterien (Mensch, Maschine, Material, Methode, Mitwelt) analysiert und dargestellt werden (Ishikawa). Ziel dieser Methode ist es, bestehende Probleme der vorgenannten Aufschlüsselung zuzuordnen und zu priorisieren und so deutliche Ansatzpunkte zu haben, diese systematisch zu eliminieren.
Sind die Problemursachen nun deutlich dargestellt aber noch zu grob, um konkrete Maßnahmen abzuleiten, besteht die Möglichkeit, mit einer feineren Häcksel-Stufe, der Fehlerbaum-Analyse, weiterzuarbeiten. Diese gezielt strukturierte Herangehensweise an alle Einflussfaktoren und mögliche Auswirkungen auf das Problem ist sehr umfassend, aber auch sehr wirkungsvoll. Nicht relevante Faktoren lassen sich hier schnell und deutlich ausschließen und sehr präzise Maßnahmendefinitionen ableiten.
Am Ende eines Zweiges des „Fehlerbaumes“ steht nach diesem Schritt eine von einem Menschen durchzuführende Maßnahme zur Lösung des Problems.
TIPP – Es geht bei der Betrachtung der Problemursachen immer und ausschließlich darum, WAS verbessert werden kann, nicht WER schuldig ist.
STUFE 3 – Die Problemlösung
In der nächsten Häcksel-Stufe des Problemschredders werden zu den priorisierten und definierten Problemursachen kreative Lösungen gefunden und bewertet. Hier gibt es viele unterschiedliche Methoden (Brainstorming, Negativmethode, Mindmapping, etc.), die beste Problemlösung zu erarbeiten und in eine stabile Umsetzung zu bringen. Dieses immer unter der Betrachtung der Kosten-Nutzen-/ und Risiko-Aspekte und der individuellen Umsetzungsmöglichkeiten.
In die Lösungsfindung – nicht erst in der Maßnahmenumsetzung! – sollten möglichst alle Beteiligten eingebunden sein. Jeder Einzelne ist schließlich Umsetzungs- und Lösungsexperte für seinen Tätigkeitsbereich mit wertvollem Detailwissen.
Stellen Sie sich in dieser Stufe folgende Fragen:
- Was genau ist der gewünschte Zielzustand?
- Welche Lösung wählen wir aufgrund welcher Kriterien?
- Wie kommen wir zügig in eine stabile Umsetzung?
Die Umsetzung der priorisierten Lösungen wird in nun in entsprechende einzelne Umsetzungsschritte aufgeteilt und diese in einem Maßnahmenplan inkl. Verantwortlichkeit und Zieltermin festgehalten.
Dabei gilt:
- Es werden zunächst die Maßnahmen in Angriff genommen, die leicht umsetzbar sind und dabei den größten Nutzen bringen.
- Jede Maßnahme hat einen Verantwortlichen, der sich darum kümmert.
- Jede Maßnahme hat einen Zieltermin, zu dem Sie umgesetzt sein wird.
Ein Maßnahmenplan mit Terminen und Verantwortlichkeiten schafft Verbindlichkeit und gibt jedem Einzelnen Planungssicherheit. Die Abarbeitung der Maßnahmen, also die Umsetzung der Problemlösung, wird zeitlich so eingeplant, dass die Verantwortlichen ausreichend Zeit zur Umsetzung haben. Der Status des Maßnahmenplans wird regelmäßig in kurzen Abständen betrachtet, Änderungen werden ggf. ergänzt.
Die neue Qualität wird ganz wesentlich auch dadurch sichergestellt, dass alle Beteiligten über die Umsetzungsschritte umfassend informiert und im neuen Ablauf gut trainiert sind.
STUFE 4 – Die Überprüfung und ständige Verbesserung
Die beste in den vorherigen Stufen erarbeiteten und umgesetzten Vorgehensweisen werden dokumentiert und gelten fortan als Standard. Die Wirksamkeit der neuen Standards wird im Sinne ständiger Verbesserung nun regelmäßig durch eine Überprüfung abgesichert und einem Prozess-Check unterzogen.
- Sind die Maßnahmen so wirksam wie gewünscht?
- Ist der neue IST-Zustand tatsächlich wertschöpfender nach der Problembehebung?
- Wer kennt die neuen Standards?
- Wer wendet sie an, wer noch nicht?
Methode, Zeitraum und Umfang dieser Wirksamkeitsprüfung werden im Team festgelegt. Als Methoden zur Wertschöpfung dienen hier beispielsweise ein regelmäßiger Vergleich von SOLL-/IST-Werten, regelmässige Shopfloor Management Meetings oder auch standardisierte Audits.
Bei eventueller Nicht-Wirksamkeit wird das Problem mit dem Ziel der Verbesserung noch einmal in den Problemschredder / Stufe 3 „Problemlösung“ gegeben.
So entsteht ein Kreislauf der kontinuierlichen Verbesserung, der mit stetigen Verbesserungen in kleinen Schritten den Büroablauf fortlaufend optimiert und stärkt.
ERGEBNIS – Schreddergut
Dem Prinzip des Schredderns folgend, ist das Organisationsproblem nun in viele Einzelteile zerkleinert. Wie beim Papier- oder Gartenabfallschredder ist das Schreddergut gut handhabbar. Alle relevanten Ursachen, Auslöser, Hebelwirkungen und Umgebungseinflüsse sind bekannt und transparent, werden laut Maßnahmenplan umgesetzt und einer kontinuierlichen Überprüfung unterzogen.
Ihr Problem ist geschreddert
- Das Problem ist abgestellt durch erarbeitete Fehlerabstellmaßnahmen
- Die Problemursache ist abgestellt durch einen neuen angepassten Ablauf
- Der Wiederauftritt des Problems ist verhindert und die Qualität damit gesichert.
Fazit
Das wichtigste Werkzeug zur Optimierung von Abläufen ist und bleibt der gesunde Menschenverstand. Methoden, wie beispielsweise der Problemschredder, sind jedoch hilfreiche Brücken, die den Beteiligten den Weg zur Problemlösung – also zur Vermeidung von Verschwendung -vereinfachen.
Die nachhaltige Vermeidung von Verschwendung im Büro wird immer nur dann erfolgreich und wertschöpfend sein, wenn alle Beteiligten umfassend in den Verbesserungsprozess eingebunden sind und mit Verständnis und Einsicht systematisch an der Vermeidung von Verschwendung arbeiten.
Für diesen Erfolg ist eine umsichtige Moderation des gesamten Verbesserungsprozesses unabdingbar. Der Moderator ist der entscheidende Treiber der Lösungsfindung und der Hüter der Methode. Er führt die Beteiligten systematisch zum Erfolg, in dem er kleine, tatkräftigen Arbeitsgruppen im Workshop-Format gut strukturiert, mit sinnvollem Zeitmanagement, konzentriert und zielorientiert zum Beispiel durch die einzelnen Stufen des Problemschredders führt und die Ergebnisse klar und transparent aufbereitet.
Schaffen Sie Wertschöpfung im Büro – ich unterstützte Sie gern!
Ich freue mich über Ihren Anruf! +49 40 30068338
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