Sommerserie „Zeitmanagement“ – Die Pomodoro-Technik

Machen Sie mal Pause! Pausen machen produktiv und verbessern die geistige Beweglichkeit. Sie arbeiten effektiver, wenn Sie kleine Unterbrechungen in ihren Arbeitsalltag integrieren.  

 

 

In der Office Concepts Sommerserie werden in den Orga-Tipp-Ausgaben von Juni bis August Zeitmanagement-Tools und Vorschläge zur Strukturierung Ihrer Zeit vorgestellt – schnell anwendbar, mit praktischen Tipps & Gedankenstützen. 

 

Die Pomodoro-Technik

 

Pausen sind wichtig, damit die Leistungsfähigkeit erhalten bleibt

Arbeitsunterbrechnungen sorgen für Erholung und beugen sogar Burn-Out vor, darüber sind sich Mediziner und Arbeitspsychologen einig. Untersuchungen zeigen, dass sich kurze Erholungsphasen während des Arbeitstages nicht aufschieben lassen. Je weiter die Ermüdung voranschreitet, desto mehr müssen Sie sich bei der Arbeit anstrengen. Pausen helfen zudem, den Arbeitsalltag zu strukturieren.

Dabei sind lange Pausen gar nicht notwendig, schon sehr kurze Unterbrechungen haben eine positive Wirkung, denn der Erholungseffekt ist in den ersten Minuten am stärksten.

 

Pause & Effektivität mit Methode

Die Pomodoro-Technik wurde in den 1980er Jahren von Francisco Cirillo in Italien entwickelt und stützt sich auf die These, dass das Arbeiten in Zeiteinheiten zur Produktivitätssteigerung beiträgt. Alle Arbeiten werden dabei in Arbeitseinheiten von 25 Minuten unterteilt. Jeder Arbeitseinheit folgt eine Pause von 5 Minuten. Nach vier Arbeitseinheiten (pomodori) folgt eine längere Pause von 25 – 30 Minuten.

Nun dauert die Erfüllung einer Aufgabe sehr selten genau 25 Minuten. Entweder fassen Sie also mehrere kleinere Aufgaben in 25 Minuten zusammen oder Sie unterteilen eine große Aufgabe in mehrere pomodori von 25 Minuten.

Messen Sie die Zeit!

Vergessen Sie die Pausen nicht! Der Erfinder Cirillo hat seinerzeit einfach eine simple Eieruhr (in Tomatenform, daher der Name Pomodoro) auf 25 Minuten gestellt. Heute können Sie sich einfach digital unterstützen lassen, z.B. mit folgenden Tools:

 

Focus Booster (Web/Desktop)  

PomoDone (Web/Desktop) 

Be Focused (iOS)          

Pomodoro Keeper (iOS) 

 

 

Mit der Pomodoro-Technik sind Sie produktiver

Sie bleiben in einer überschaubaren Zeiteinheit von 25 Minuten eher konzentriert und fokussiert. Man ist fast automatisch bemüht, in diesem engen Zeitrahmen möglichst viel zu erledigen.

Die Erholung in den vielen regelmäßigen Pausen ermöglicht es Ihnen, über einen langen Zeitraum konzentriert und fokussiert zu arbeiten.

Zeitfresser und Ablenkungen werden schon dadurch minimiert, dass 25 Minuten wenig Raum für Ablenkungen, Surfen im Internet oder Telefonate lassen. Voraussetzung ist hier natürlich – wie bei allen Zeitmanagement-Methoden – die eigene Konsequenz in der Umsetzung.

 

Die Anwendung ist so einfach wie effizient:

1. Schreiben Sie Ihre zu erledigenden Aufgaben in Listenform auf (digital z.B. mit OneNote oder Evernote).
2. Teilen Sie die Liste in 25 Minuten Einheiten ein.
3. Stellen Sie sich den digitalen Pomodoro-Timer auf 25 Minuten.
4. Erledigen Sie die erste Aufgabe bis der Wecker klingelt.
5. Streichen Sie die erledigte Aufgabe von Ihrer Liste.
6. Machen Sie 5 Minuten Pause.
7. Beginnen Sie mit der nächsten Aufgabe, usw..
8. Nach vier Zeiteinheiten von je 25 Minuten machen Sie 25 – 30 Minuten Pause, bevor Sie mit der nächsten Einheit beginnen.

 

TIPP: Die erste Zeiteinheit können Sie direkt zur Einteilung der folgenden Aufgaben nutzen.

 

Störungen

Ohne Störungen und Unterbrechnungen geht es im hektischen Arbeitsalltag natürlich nicht. Trotzdem kann diese Methode Sie unterstützen, Aufgaben konzentriert abzuarbeiten. Versuchen Sie z.B. täglich mindestens einen Pomorodo-Rhythmus durchzuarbeiten. Und lassen sich kurze Unterbrechnungen nicht vermeiden (< 2 Minuten), stoppen Sie ausnahmsweise Ihren Timer und arbeiten danach weiter.

 

Abschalten!

Nutzen Sie immer auch kurze Pausen zum Abschalten. Weiten Sie Ihren Blick, wechseln Sie Ihre Umgebung, gehen Sie kurz nach draußen. Und nutzen Sie doch einmal unvorhergesehene Terminverschiebungen oder auch die verspätete Bahn für eine kurze Extra-Auszeit!

 

Und wenn Sie Ihre neue Produktivität jetzt gleich mit einer kurzen Pause beginnen möchten, können Sie HIER sofort zwei Minuten entspannen.  

 

 

Haben Sie Fragen oder Anmerkungen?

 

Ich unterstütze Sie gern bei allen Aspekten rund um das Thema Zeitmanagement im Büro – im Rahmen von effizienten Einzeltrainings, Teamworkshops oder einfach im Gespräch über generelle Möglichkeiten der besseren Büroorganisation. Gemeinsam entwickeln wir Ihr Büro zum smarten und effizienten Büro der Zukunft. 

 

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