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Orga-Tipp des Monats: Mai 2020

Wir müssen die virtuelle Distanz überwinden

Wir arbeiten seit Wochen im Homeoffice und meeten und besprechen uns via Zoom, MS Teams oder Webex. Es wird Zeit, darüber nachzudenken, dass unsere virtuelle Zusammenarbeit und Kommunikation anderen Dynamiken unterliegt, als wir sie aus der persönlichen Zusammenarbeit kennen. 

Der Anspruch an Führung verändert sich im Moment rasant durch unsere überwiegend digitale Zusammenarbeit. Denn ob diese für viele noch neue Art der Zusammenarbeit im Unternehmen gelingt, hängt nicht nur von der funktionierenden Technik ab, sondern vielmehr von den handelnden Akteuren und deren Fähigkeit, die aktuelle Situation kommunikativ mit Umsicht zu gestalten und zu organisieren.

 

Blickkontakt & Nonverbale Kommunikation fehlen 

Die ständige Nutzung verschiedenster virtueller Collaborationstools prägt unsere momentane Zusammenarbeit und bildet – im besten Fall – eine Brücke zwischen den Teammitgliedern. Diese Brücke ist jedoch nicht besonders breit, denn virtuelle Kommunikation schränkt unsere Sinneswahrnehmung ein. Informationen und Eindrücke gehen ohne direkten Blickkontakt, Mimik und Gestik verloren. Die aus Präsenzmeetings bekannten „Schwingungen“ sind kaum zu empfangen und nur schwer zu senden.

  • Der direkte Blickkontakt fehlt
  • Reaktionen erfolgen leicht verzögert
  • Stimmungen und Gruppendynamiken lassen sich schwerer erfassen
  • Störungen und Ablenkungen erschweren die Kommunikation
  • Zweideutigkeit oder Ironie wird falsch verstanden
  • Zu kurze Pausen im Dialog bieten keine Reaktionsmöglichkeit

 

Das Ergebnis: Virtuelle Distanz

und in der Folge

  • Kommunikationsprobleme
  • Unsicherheiten
  • Inhaltlichen Unklarheiten
  • Frust („Warum fragt mich eigentlich nie jemand“)
  • Ablenkung („Kamera aus – ich hänge mal die Wäsche auf nebenbei“)
  • Schwindende Motivation 
  • Geringere Leistungsbereitschaft

In einer solchen Atmosphäre virtueller Distanz bleibt viel Platz für Interpretationen und Missverständnisse! Es kommt zu Reibungsverlusten und Fehlern, der Teamerfolg gerät ins Wanken.

 

Virtuelle Nähe = Virtual Leadership

Grundsätzlich erfordert die Leitung virtueller Teams natürlich dieselben Führungsqualitäten wie die traditioneller Teams, doch bestehen im virtuellen Arbeitsumfeld zusätzliche Führungsherausforderungen im Umgang mit der gerade beschriebenen virtuellen Distanz. Eine neue virtuelle Führungsstärke ist gefragt, die diese Distanz überwindet!

 

Erfolgreiche virtuelle Zusammenarbeit gelingt nur,

wenn sie mit Umsicht und Verständnis geplant,

moderiert und umgesetzt wird

 

Einige Grundregeln helfen Ihnen dabei. Zusätzlich zur goldenen 1-5-90 Regel ergänzen die folgenden Grundsätze den professionellen Rahmen virtueller Zusammenarbeit im Team:

 

  • Warm Up
    Vergessen Sie nicht: Ein virtuelles Meeting bedeutet einen ‚sozialen Kaltstart’ für alle Teilnehmer. Das übliche Zusammenfinden der ersten Minuten im Konferenzraum kann nicht stattfinden. Umso relevanter ist ein kurzes Warm Up mit Methode, in dem die Teilnehmer im virtuellen Raum zueinander finden.

 

  • Regeln festlegen
    Vereinbaren Sie verbindliche Verhaltensregeln, z.B. durch welche Signale Redebeiträge angezeigt werden (z.B. im Chat) oder auch die selbstverständliche aber dennoch immer wieder aktuelle Grund-Regel zur Vermeidung störender Hintergrundgeräusche: „Bitte außerhalb von Redebeiträgen auf MUTE (Stummschaltung) stellen“.

 

  • Langsam & deutlich sprechen
    Sprechen Sie langsam und deutlich und bedenken Sie dabei die virtuelle Distanz, die die Übertragung des Gesagten technisch aber auch gedanklich leicht verzögert und etwas mehr Geduld einen wichtigen Beitrag zum Gesprächsverlauf leistet.

 

  • Bei Fragen etwas mehr Zeit für die Antwort lassen
    Auch hier gilt, unbedingt mehr Zeit und Geduld für die Beantwortung von Fragen einzuräumen. Der schnelle Austausch per Blickkontakt zwischen den Teammitgliedern ist nicht möglich. Jede*r muss ganz für sich den Gedanken finden, die Entscheidung zum Redebeitrag treffen, die Worte vorformulieren und dann das Mikro öffnen… Das erfordert auf der fragenden Seite einen ausgedehnten Augenblick an Geduld. Zählen Sie (bitte!) langsam bis 10, bevor Sie nach einer Frage in eine Gruppe >10 Teilnehmer*innen zum nächsten Thema übergeben.

 

  • Personen mit Namen ansprechen / Eigene Beiträge mit dem Namen beginnen
    Die oft schon kurz vor einem Redebeitrag via Blickkontakt oder Handzeichen am Konferenztisch nonverbal kommunizierte und akzeptierte Beteiligung zum Thema braucht im virtuellen Umfeld eine deutliche Einleitung, die mit dem Namen des angesprochenen beginnen muss. Sprechen Sie die Teilnehmer*innen gezielt mit Namen an und wenn Sie selbst teilnehmen, beginnen Sie ihren Redebeitrag immer mit Ihrem Namen. Auch wenn wir im Webmeeting mit Kameraübertragung arbeiten: 25 kleine Einzelbilder sind nicht so schnell zu überblicken um die/den Beitragende*n zu finden. 

 

  • Beteiligung der Teilnehmer schon bei der Planung berücksichtigen
    Sie brauchen regelmässiges Feedback aus dem Team! Schon die 1-5-90 Regel beschreibt die Bedeutung der regelmäßigen Beteiligung der Teilnehmer*innen z.B. durch Abstimmungen, im Chat oder per virtuellem Handzeichen. Berücksichtigen Sie solche regelmässigen Feedbackschleifen schon in der Planung ihres Teammeetings. Welche Themen wollen Sie abstimmen lassen? Wo sind Handzeichen für eine Zustimmung erforderlich? Wie (inhaltlich und technisch) bereiten Sie den anstehenden Teamworkshop vor? Nutzen Sie zusätzliche Tools wie Mindmap-Programme oder erfassen Sie die Besprechungsergebnisse via Screensharing direkt am Bildschirm? Bereiten Sie diese Interaktionen gründlich vor, alles andere wirkt leger und gleichgültig.

 

Virtuelle Führung ist keine Zukunftsmusik, sondern gehört zu unserem neuen Arbeitsalltag! 

 

Ich unterstütze Sie gerne bei allen Aspekten rund um virtuelle Führung und Zusammenarbeit.

 

Ich freue mich über Ihren Anruf! +49 40 30068338

Oder schreiben Sie mir: nevermann@office-concepts.hamburg

 

 

 

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