Erfolgreiche virtuelle Zusammenarbeit professionell gestaltet und moderiert: Die neue Aufgabe für die Assistenz
Die Vorbereitung effektiver virtueller Termine ist anspruchsvoller, als die persönlicher Meetings. Aber warum ist das so? Warum „ticken“ virtuelle Meetings anders? Und wie werden sie zum Erfolg?
Videomeetings sind auf dem Vormarsch. Die Möglichkeit, Besprechungsteilnehmer und Teams ohne Reiseaufwand zusammenzubringen, spart wertvolle Zeit und Reisekosten. Allerdings wird dabei oftmals vernachlässigt, dass die Vorbereitung eines effektiven virtuellen Meetings anspruchsvoller ist, als die eines persönlichen Meetings.
Ablenkung durch die Technik
Auch wenn die Technik für Webkonferenzen heute einfach und intuitiv zu bedienen ist, fordert sie unsere Aufmerksamkeit und lenkt uns damit auch potentiell von den Meetinginhalten ab: Hürden bei der telefonischen Einwahl, Störgeräusche während des Meetings oder auch die Ablenkung durch das eigene Videobild können dazu führen, dass wir nicht mit der vollen Konzentration beim Geschehen sind. Unsere Aufmerksamkeit wird also auf mehreren Kanälen gefordert, lange Webkonferenzen werden deshalb als sehr anstrengend empfunden und sollten grundsätzlich nicht länger als 90 Minuten dauern.
Sozialer Kaltstart
Vor allem aber ist es das kommunikative Setting, das im virtuellen Kontext eine besondere Herausforderung darstellt, denn auch wenn wir uns hören und sehen können, muss der Kommunikationsfluss gezielt gefördert werden. Teilnehmer eines virtuellen Meetings starten in der Regel ohne den üblichen Small Talk, der bei einem persönlichen Meeting selbstverständlicher Bestandteil ist. Man spricht deshalb von einem „Sozialen Kaltstart“, den es zu überwinden gilt. Auch fehlt den Teilnehmern der Blickkontakt zum Gegenüber, über den man sich im persönlichen Meeting sehr gut darüber verständigen kann, ob das Gesagte verstanden wurde und auf Einvernehmen stößt. Hier kann man gezielt und mit Methode gegensteuern, in dem man die richtigen Fragen stellt oder z.B. ein virtuelles Warm-Up einplant.
Neue Aufgabe in der Assistenz
Die Organisation von Meetings, ihre Vor- und Nachbereitung fallen traditionell in den Aufgabenbereich der Assistenz. Sich mit den Basisfunktionen (Ton & Bild) von Webkonferenzen vertraut zu machen, sollte deshalb hier der erste Schritt sein.
Die Möglichkeiten, die sich für die Assistenz bieten, können aber deutlich weitergehen:
Wer die Grundregeln virtueller Kommunikation kennt, Documentsharing, Umfragen und Chat planvoll im Meeting einzusetzen weiß und sich verantwortlich sogar als (Co-)ModeratorIn einbringt, kann einen erheblichen Beitrag dazu leisten, die Teilnehmer virtueller Meetings aktiv einzubinden, die Konzentration auf die Inhalte zu hochzuhalten, den Kommunikationsfluss zu fördern und damit Besprechungen deutlich effektiver zu gestalten – ein Gewinn für alle Beteiligten.
Ran an die neue Aufgabe – Training ist alles
Wir zeigen Rahmen unserer Virtual Conference Coachings, Workshops und Impulsvorträge immer wieder die Facetten, Chancen und Möglichkeiten dieser neuen und verantwortungsvollen Aufgabe auf, die wir ganz klar als Ergänzung des Profils der Assistenz der Zukunft sehen.
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Dieser Text ist erschienen in der Herbstausgabe 2018 der tempra,
dem Magazin für das professionelle Office Management,
herausgegeben vom bSb Bundesverband Sekretariat und Büromanagement e.V.,
einem der größten Berufsverbände für Office Professionals in Europa.
Autoren: Silke Nevermann & Carola Kaurisch
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Wir unterstützen Sie gern bei allen Aspekten rund um das Thema Arbeiten im virtuellen Umfeld. Im Gespräch oder im Rahmen der unserer Virtual Conference Coachings, buchbar als gezieltes Einzeltraining oder Inhouse-Seminar für das gesamte Team.
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