Dokumentenmanagement – Sind Sie fit für die Zukunft oder suchen Sie noch?
Aus Suchzeit wird Arbeitszeit! Mit modernem Dokumentenmanagement steigern Sie Ihre Produktivität und Informationssicherheit – denn der ‚digitale Kunde’ erwartet heute schnelle und zuverlässige Informationen.
Suchzeit statt Arbeitszeit
Das Fraunhofer Institut IAO hat in seiner Office 21 Studie als besonderen ‚Performance Killer’ im Büro die tägliche Suche nach Dokumenten und Unterlagen identifiziert. Von allen befragten Teilnehmern der Studie haben knapp 40 % angegeben, täglich mehr als eine halbe Stunde allein für die Suche nach arbeitsrelevanten Dokumenten zu benötigen. Mehr als 10 % gaben sogar an, deutlich mehr als eine Stunde pro Tag aufwenden zu müssen.
Suchzeiten lassen sich reduzieren – mit einem sinnvollen elektronischen Dokumentenmanagement
Ausdrucken, Kopieren, Ablegen, händische Verteilung von Unterlagen im Unternehmen – das ist nicht mehr zeitgemäß. Informationen müssen heute im Unternehmen für alle Beteiligten schnell im Zugriff sein, verfügbar in verlässlicher Qualität und Struktur, aufzufinden mit einfacher Suche z.B. nach Schlagworten oder Dokumenteninhalt.
Verlässliche Daten und daraus resultierende schnelle, zielgerichtete Informationen sind zunehmend relevante Wettbewerbsfaktoren. Grundlage sind durchdachte elektronische Prozesse und Abläufe in allen administrativen Bereichen.
Ein elektronisches Dokumentenmanagement ist dabei eines der effizientesten Hilfsmittel, um die Vorteile eines guten Informationsmanagements zu nutzen:
- Kundenservice – Der ‚digitale Kunde’ erwartet schnellen, verlässlichen Service
Die heutige zunehmende Informationsdichte und Kommunikationsgeschwindigkeit hat die Erwartungshaltung auf der Kundenseite nachhaltig verändert. Informationen sollen auf Knopfdruck verfügbar sein, Interessenten und Kunden erwarten auf alle Fragen möglichst sofort eine verlässliche Antwort. Mit einem gut strukturierten elektronischen Dokumentenmanagement-System haben alle beteiligten Mitarbeiter die notwendigen Informationen in aktueller Form (an nur einem Speicherort!) schnell und sicher im Zugriff. Einer kompetenten Auskunft steht damit nichts im Wege.
- Arbeitgeberattraktivität – Mitarbeiter wünschen sich mobile, flexible Arbeitsmöglichkeiten
Innerhalb des Unternehmens geht der Trend immer mehr zu neuen Arbeitswelten, in denen die Kollegen und Mitarbeiter möglichst unabhängig von Bürozeiten und festen Arbeitsplätzen und -orten arbeiten und ihnen sämtliche Informationen zu jeder Zeit an jedem Ort verlässlich zur Verfügung stehen.
- Effizienz – Elektronisches Dokumentenmanagement spart Zeit und Geld
Ein modernes digitales Dokumentenmanagement kann weit mehr als das bloße Ablegen von Daten und Dokumenten. Es integriert sich nahtlos in die bestehenden Prozesse und ergänzt sie sinnvoll. Ebenso werden Informationen aus verschiedensten Quellen in intelligenten Objekten (elektronischen Akten) gebündelt, die alle Informationen für ein sinnvolles Arbeiten enthalten.
Suchzeiten werden so reduziert, jedem Mitarbeiter stehen jederzeit die notwendigen und aktuellen Informationen zur Verfügung, um seine Aufgabe bestmöglich zu erfüllen.
Im Unternehmen verteilte Informationen sind nicht gehobene Schätze
Um diese Schätze im Unternehmen zu heben, müssen diese gesucht und gefunden werden… auf E-Mail- oder Fileservern, auf lokalen Festplatten, in diversen Aktenordnern und Papierstapeln an unterschiedlichsten Orten oder im Archiv. Diese (oft auch erfolglose) Suche nach aktuellen und korrekten Informationen birgt Qualitätsrisiken, die fehlende Vereinheitlichung kostet wertvolle Zeit und damit Geld.
Digital verwaltete Daten und Informationen bringen nur dann den gewünschten Nutzen, wenn sie einfach, schnell zugänglich und zweckmäßig zur Verfügung stehen. Die Basis hierfür sind elektronische Dokumente und ein gutes digitales Informations- und Dokumentenmanagement.
Schneller suchen und finden – Elektronisches Dokumentenmanagement
Dokumentenmanagement bedeutet lt. Gabler Wirtschaftslexikon „die Erstellung und Bearbeitung, intelligente Verteilung, die Ein- und Ausgabe sowie die Archivierung von und Suche nach Dokumenten. … Das Hauptziel besteht darin, durch die Verkürzung der Durchlaufzeiten und durch eine schnelle Bereitstellung von benötigten Informationen die Arbeitsproduktivität zu erhöhen“.
Diese Informationen bzw. Dokumente aus den unterschiedlichen betrieblichen Aufgabenbereichen (Finanzen, Personal, Vertrieb, etc.) sind entweder schon digital vorhanden und werden mit Hilfe moderner Scantechnik digitalisiert:
- Posteingang
- Rechnungen
- E-Mails
- Fotos
- Presseartikel
- Zeichnungen
- Akten (Personalakten, Projektakten, etc.)
- Bereits archivierte Dokumente
- U.v.m
Ein gutes Dokumentenmanagement-System bündelt diese Aufgaben und Informationen und macht Daten und Informationen durch intelligente schnelle Suchfunktionen (Suche mit konkretem Suchbegriff oder via Texterkennung / OCR (optical character recognition), Schlagwortsuche, Metadatensuche) unmittelbar auffindbar und damit für alle Beteiligten nutzbar.
War früher eine Ablage und Suche auf einem Dateiserver nur über Attribute wie Dateiname, Dateiendung, Größe oder Änderungsdatum möglich, stehen beim datenbankgestützten Dokumentenmanagement-System im Datensatz zu einem Dokument beliebige Felder für Metadaten oder zur Verschlagwortung zur Verfügung, z.B. Kunden- oder Auftragsnummer.
Weitere Eigenschaften der gängigen Dokumentenmanagement-Systeme sind
- Visualisierte Ordnungsstrukturen
- CheckIn/CheckOut von Dokumenten
- Versionierung und Versionsvergleich von Dokumenten
- Workflows mit digitalen Stempeln
- Gescannte Belege inkl. OCR
- Nutzungsmöglichkeit mit mobilen Endgeräten
Organisatorische und technische Voraussetzungen
Grundlegende Voraussetzung für die erfolgreiche Nutzung des Dokumentenmanagements sind:
- die grundsätzliche Unternehmensentscheidung für ein effizientes Informationsmanagement
- eine disziplinierte, konsequente Informationserfassung
- eine gut durchdachte Ordnung und Struktur der Abläufe und Prozesse im Büro
- eine schnelle und leistungsfähige Scantechnik, sinnvoll integriert in die administrativen Abläufe (z.B. Scannen und elektronisches Verteilen der Eingangspost)
- ein effizientes, unkompliziertes, revisionssicheres digitales Dokumentenmanagement-System wie z.B. REISSWOLF f.i.t.
Übergeordnet relevant ist das Thema Informationsmanagement. Der Aufbau einer verlässlichen Informations-Infrastruktur, sei es organisatorisch, technisch oder funktional, fußt immer auf einer grundlegenden Entscheidung der Unternehmensführung. Nur darauf aufbauend können im nächsten Schritt neue effiziente Strukturen, Methoden und Techniken gemeinsam mit den Mitarbeitern/innen und Kollegen/innen erarbeitet und Werkzeuge und digitale Systeme etabliert werden.
Die Vorteile liegen auf der Hand:
- Steigerung der Produktivität durch Einsatz moderner Technologie
- Schneller Informationszugriff – jederzeit, von überall, auch mobil
- Wiederkehrende Prozesse wie z.B. Rechnungsfreigaben werden automatisiert
- Verbesserter Kundenservice
- Informationen können einfach unter Beteiligten geteilt werden
- Verbesserte Transparenz von Vorgängen
- Verbesserte Dokumentensicherheit, weniger Dokumentenverlust
- Steigerung der Arbeitsqualität und der Mitarbeitermotivation
- Reduktion monotoner Ablage- und Suchtätigkeit
- Schnelle und einfache elektronische Ablage
- Verlässliche Ordnung im digitalen Archiv
- Doppelablage und Unsicherheiten durch Medienbrüche werden vermieden
- Wegfall von Verteilerkopien
- Geringerer Platzbedarf durch Papierreduzierung, dadurch Kostensenkung
- Automatischer Aufbau einer unternehmensweiten, durchsuchbaren Wissensdatenbank
- U.v.m.
Die neue Informationssicherheit und Steigerung der Prozessgeschwindigkeit durch den Einsatz eines Dokumentenmanagement-Systems, gepaart mit den dazugehörigen durchdachten organisatorischen Abläufen, hat einen spürbaren positiven Einfluss auf alle Unternehmensbereiche.
Dokumentenmanagement-Systeme rechtssicher nutzen
Bei der Verwaltung digitalisierter Schriftstücke und Daten im elektronischen Dokumentenmanagement-System müssen natürlich die bestehenden rechtlichen Vorgaben beachtet werden.
Für die elektronische Archivierung gelten dabei die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) wie Unveränderbarkeit, Ordnung, Vollständigkeit oder Nachvollziehbarkeit.
Der Digitalverband Bitkom stellt auf seiner Homepage eine Checkliste bereit und erklärt in fünf Kapiteln, wie Unternehmen bei der elektronischen Aufbewahrung mit Dokumentenmanagement-Systemen die geltenden Vorschriften einhalten.
Die neue GoBD-Checkliste für Dokumentenmanagement-Systeme geht der Frage nach, welche gesetzlichen Anforderungen genau erfüllt sein müssen. An Beispielen wird erläutert, wie diese Bestimmungen in der Unternehmenspraxis umzusetzen sind. Dabei werden auch Besonderheiten und Eigenschaften von Dokumentenmanagement-Systemen berücksichtigt.
In der Regel haben auch die Anbieter von Dokumentenmanagement-Systemen diese Vorgaben im Fokus. So gewährleistet z.B. das Produkt REISSWOLF f.i.t. die Revisionssicherheit der Dokumente durch täglich 6-fach redundante Sicherung auf voneinander unabhängigen Servern, die alle in Deutschland stationiert sind. Eine SSL-Verschlüsselung versteht sich von selbst.
Ein richtig eingesetztes Dokumentenmanagement-System spart mehr, als es kostet
Oft wird der Aufwand für die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems überschätzt. Mit dem richtigen System und vorab gut durchdachten und gemeinsam mit den Beteiligten erarbeiteten organisatorischen Grundlagen sind sie innerhalb kürzester Zeit produktiv.
Die monatlichen Kosten sind auch bei sehr guten Systemen oft überschaubar und richten sich z.B. nach User-Anzahl und/oder Upload-Volumen. Auf Wunsch sind zusätzlich zu den oft ausreichenden Standard-Produkten individuelle Sonderlösungen möglich, die dann exakt für die gewünschten Belange programmiert werden.
Das bereits genannte REISSWOLF f.i.t.-System zum Beispiel ist die web-basierte, kostenflexible, voll individualisierbare Dokumentenmanagement-Lösung der Firma REISSWOLF. Die bewährten und bekannten REISSWOLF-Erfahrungen und Sicherheitsstandards aus bekannten Produkten (Zertifiziertes Vernichten von Akten und Dokumenten / Archiv Service zum Einlagern und Indexieren von Unterlagen) werden hier verbunden mit innovativer Technologie.
Fazit: Nun sind Sie fit für ein digitales Dokumentenmanagement
Mit einem leistungsfähigen Dokumentenmanagement-System lassen sich vorhandene Informationen verlässlich und gewinnbringend nutzen und alltägliche Aufgaben effizienter erledigen. Profitieren Sie von einer zukunftsfähigen effizienten Lösung, die Ihnen Zeit schenkt, sich auf die wesentlichen Aufgaben zu konzentrieren – auf Ihr eigentliches Geschäft und auf Ihren Erfolg.
Gern spreche ich mit Ihnen über die Möglichkeiten dieser neuen Effizienz im Büro. Gemeinsam identifizieren wir die Anforderungen und Notwendigkeiten für den Einsatz eines Dokumenten- und Informationsmanagements und heben die Informationsschätze in Ihrem Unternehmen.
Ich unterstütze Sie gern und freue mich über Ihren Anruf! +49 40 30068338
Oder schreiben Sie mir: nevermann@office-concepts.hamburg
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Aktuelles:
13. Juni 2016 – Der Tag des Mittelstands in der Handelskammer Hamburg stand in diesem Jahr unter dem Motto „Digitalisierung“ und beschäftigte sich mit der Frage, was der digitale Wandel für den Mittelstand bedeutet und wie sich Hamburg dieser Herausforderung annimmt.
Hervorzuheben ist der Vortrag von Günther Oettinger, EU-Kommissar für Digitale Wirtschaft und Gesellschaft: Er betonte, wie sehr es besonders im Mittelstand darauf ankommt, die digitale Revolution aktiv zu leben und nicht nur darauf zu reagieren. Der Kunde von heute akzeptiert keine unnötigen Verzögerungen und erwartet schnelle und verlässliche Informationen. Oettinger mahnte, diese Entwicklung darf im Mittelstand nicht verschlafen werden. KMUs müssen in entsprechende Weiterbildung investieren und kompetente Beratung in Anspruch nehmen, um ihre Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten.