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Orga-Tipp des Monats: Dezember 2017

Virtuelle Konferenzen – Wenn der Konferenztisch leer bleibt

Webkonferenzen gehören mittlerweile in vielen Unternehmen zum Alltag – und doch sind sie nicht immer effizient und erfolgreich. Sechs einfache Tipps machen Ihre virtuelle Konferenz zum Erfolg.

Lesezeit 2 Min

 

 

 

Virtuelle Konferenzen, Webkonferenzen, Webpresence-Meetings – das alles sind Besprechungen, die nicht oder nur teilweise mit physischer Präsenz der Teilnehmer stattfinden. Während die Teilnehmer von Präsenzmeetings alle am selben Ort tagen, besprechen sich die Teilnehmer einer virtuellen Konferenz unabhängig vom Arbeitsort im virtuellen Konferenzraum. Laptops und Smartphones sind damit die neue ‚Tür zum Konferenzraum’.

Konferenzsysteme wie beispielsweise WebEx oder Skype for Business machen das ohne großen Aufwand möglich. Man sieht sich, man hört sich, man teilt Unterlagen oder arbeitet gemeinsam an Entwürfen oder Ergebnispapieren. Auch Brainstormings am virtuellen Whiteboard oder Teambuilding-Maßnahmen per Webpresence-Meeting sind für viele Unternehmen heute selbstverständlich.

 

Die Vorteile liegen auf der Hand

  • Webpresence-Meetings sind einfach und kosteneffizient zu organisieren, überall und jederzeit
  • Sie bieten den Teilnehmern zeitliche und räumliche Flexibilität
  • Reise- und Übernachtungskosten entfallen
  • Der Teilnehmerkreis ist flexibel, spontan können neue Teilnehmer hinzugeladen werden 
  • Die Anzahl der Teilnehmer ist höchstens durch die Sinnhaftigkeit begrenzt, nicht durch Raumgröße oder Technik
  • Die Technik ist einfach im Handling
  • Webpresence-Meetings schonen die Umwelt und verbessern den Carbon Footprint jedes Einzelnen und des Unternehmens durch weniger Reisetätigkeit und papierlose Sitzungsvorbereitung

 

Virtuelle Konferenzen sind effektiver…

…vorausgesetzt, sie sind gut vorbereitet und werden diszipliniert durchgeführt. Sie sind dabei eine Ergänzung zu den klassischen Meetingmöglichkeiten. Erfahrungen zeigen, dass gut geplante und professionell moderierte virtuelle Meetings im Vergleich zu herkömmlichen Besprechungen effizienter ablaufen können. Besprechungsziele werden konzentriert und oftmals schneller erreicht und dadurch Entscheidungen schneller getroffen. Das hat in der Folge direkten Einfluss auf die Umsetzungsgeschwindigkeit der nachfolgenden geschäftlichen Abläufe.

 

Und doch funktioniert es manchmal nicht

Besprechungen, bei denen der Konferenztisch leer bleibt, funktionieren im Grunde wie Präsenzmeetings – doch nicht ohne Einschränkungen.

Die persönliche Begegnung und der Small Talk zu Beginn des Treffens fehlen, und auch die üblichen und gelernten Verhaltensmuster und Gesprächsmechanismen sind zum Teil außer Kraft gesetzt. Schon die vermeintliche Distanz der Internetverbindung lädt zu Unaufmerksamkeit und Ablenkung ein. Da kann man ja mal schnell und unbemerkt nebenbei noch seine E-Mails checken…

Diese Distanz zu überwinden und die Teilnehmer aktiv und aufmerksam im Meeting zu halten, ist eine der größten Herausforderungen virtueller Meetings. Eine gute und durchdachte Vorbereitung verbunden mit absolut professioneller Sitzungsführung sind Grundvorausetzung für erfolgreiche Webpresence-Meetings. Über die 6 folgenden grundlegenden Tipps hinaus, trainiert man diesen Erfolg man am besten im Virtual Conference Coaching mit erfahrenen Trainern. 

 

6 Tipps – So wird Ihr virtuelles Meeting zum Erfolg

 

  1. Achten Sie auf eine gute Bild- und Tonqualität
    Vermeiden Sie Gegenlicht und Hintergrundgeräusche.

  2. Bereiten Sie das virtuelle Meeting professionell vor
    Agenda, Zielsetzung, Teilnehmerkreis und Nutzung der Technik sollten allen Teilnehmern vorher bekannt und vertraut sein.

  3. Verabreden Sie verbindliche Grund- und Verhaltensregeln in der Kommunikation
    Klären Sie gleich zu Beginn für alle verständlich, in welcher Form Wortmeldungen angezeigt werden, wieviel Redezeit zur Verfügung steht, in welcher Form wird der begleitende Chat genutzt wird, etc.

  4. Stellen Sie die Aufmerksamkeit der Teilnehmern sicher
    Die vermeintliche Distanz der Internetverbindung lädt zu Unaufmerksamkeit und Ablenkung ein. Sichern Sie sich die Aufmerksamkeit der Teilnehmer durch regelmässige Interaktionen z.B. durch Feedback am virtuellen Whiteboard.

  5. Achten Sie auf die Meeting-Dauer 
    Erfolgreiche Meetings brauchen konzentrierte Teilnehmer. Webpresence-Meetings sollten max. 90 Minuten dauern. 

  6. Trainieren Sie professionelles Webconferencing
    Das Potential virtueller Meetings wird immer dann nicht voll ausgeschöpft, wenn den Organisatoren und Verantwortlichen Handlungsempfehlungen, Verhaltensregeln und Methoden fehlen. Hier geht es zum Trainingsangebot.

 

 

Die Erfolgsformel „1 – 5 – 90“

 

Die goldene Webkonferenz-Regel lautet „1-5-90“  

Es gibt nur einen Besprechungsanlass, alle fünf Minuten erfolgt eine Interaktion mit den Teilnehmern, bei einer Konferenzdauer von max. neunzig Minuten. Mehr darüber lesen Sie hier.

 

 

 

Aus der Praxis – Radically remote!

 

Unter dem Titel ‚Radically remote! Wie Unternehmen komplett ohne Büro funktionieren (und wie auch nicht)’ haben am 30. November 2017 auf der Work Awesome Konferenz in Berlin zwei Unternehmen berichtet, wie sie komplett ohne Büroräume erfolgreich sind, trotz rund um den Globus verteilter Teams. Das Geschäft wird zu 95 % virtuell organisiert, über Collaboration-Tools und über Web Presence Meetings.

 

Beide Unternehmer haben sehr deutlich gemacht, wie viel effizienter und klarer strukturiert diese virtuelle Zusammenarbeit funktioniert und wie viel schneller Entscheidungen getroffen werden. Beide haben aber auch sehr deutlich herausgestellt, dass der persönliche Kontakt dabei nicht an Bedeutung verlieren darf und achten sehr darauf, ihre Teams in regelmäßigen Abständen von ca. 3 – 4 Monaten persönlich zusammenzubringen. Solche Präsenztreffen werden dann jedoch für Strategiethemen, zum Austausch und zum Teambuilding genutzt. Das Tagesgeschäft, die notwendigen Entscheidungen im Arbeitsalltag, bleiben dabei unberührt und werden weiterhin konsequent im virtuellen Umfeld vorbereitet und getroffen.

 

Fazit

Trotz aller Vorteile virtueller Konferenzen sollte keinesfalls auf Live-Meetings verzichtet werden. Generell gilt, dass Meetings, die mehr als vier Stunden dauern, unbedingt Präsenzmeeting sein sollten und dass man sich immer dann persönlich trifft, wenn das soziale Zusammensein eine zentrale Rolle spielt.

Eine zu 95 % virtuelle Meetingskultur ist nicht für jedes Unternehmen und für jeden Bereich und Anlass passend. Besonders im eng getakteten Tagesgeschäft jedoch, lassen sich virtuelle Konferenzen sehr gut z.B. für Abteilungsmeetings über Standortgrenzen hinweg, für Projektbesprechungen oder auch Workshops nutzen.

Denken Sie um! Denn der Erfolg von Besprechungen hängt nicht in erster Linie von der physischen Präsenz der Teilnehmer ab, sondern von der professionellen Vorbereitung und Durchführung!

 

Office Concepts bietet ab 2018 professionelles Virtuell Conference Coaching an! Nähere Informationen dazu finden Sie hier.

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Haben Sie Fragen oder Anmerkungen? Ich unterstütze Sie gern bei allen Aspekten rund um das Thema Arbeiten im virtuellen Umfeld.

 

Ich freue mich über Ihren Anruf! +49 40 30068338

Oder schreiben Sie mir: nevermann@office-concepts.hamburg

 

 

 

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