Frühjahrsserie „Virtuelle Meetings – Die besten Tipps (2)“
Wie wird aus virtueller Distanz die Nähe, die gute Teamarbeit braucht? Im heutigen schnellen digitalen Arbeitsumfeld müssen wir in der Lage sein, virtuell sicher, bedacht und effektiv zu kommunizieren. Unser Tipp im April: Einfach diese sechs Grundsätze befolgen:
Virtuelle Zusammenarbeit hat viele Vorteile…
…vorausgesetzt, sie wird durchdacht und professionell umgesetzt.
Telefon-, Web- und Videokonferenzen gehören in vielen Unternehmen zum Alltag. Sie eröffnen die Möglichkeit, Entscheidungsträger kurzfristig und mit geringem Aufwand an einen (virtuellen) Tisch zu bringen.
Dennoch hakt es oftmals bei der Umsetzung. Weniger verursacht durch technische Hürden, liegt das viel öfter am kommunikativen Setting, das anderen Dynamiken unterliegt als ein persönliches Meeting und dadurch bei den Teilnehmern Unsicherheiten befördert.
- Der direkte Blickkontakt fehlt
- Reaktionen erfolgen leicht verzögert
- Stimmungen und Gruppendynamiken lassen sich schwerer erfassen
- Störungen und Ablenkungen erschweren die Kommunikation
Anders als im persönlichen Gespräch muss man sich die Aufmerksamkeit in virtuellen Geschäftsbesprechungen erst ‚verdienen‘.
Ob virtuelle Kommunikationsmöglichkeiten im Unternehmen erfolgreich eingesetzt werden, hängt also nicht nur von der Technik ab, sondern vielmehr von den handelnden Akteuren und deren Fähigkeit, die Möglichkeiten technisch wie kommunikativ voll auszuschöpfen. Denn eine erfolgreiche virtuelle Zusammenarbeit gelingt nur, wenn sie mit dem richtigen Verständnis geplant, moderiert und umgesetzt wird.
Geben Sie Ihrer virtuellen Zusammenarbeit einen professionellen Rahmen
Zusätzlich zur goldenen 1-5-90 Regel ergänzen die folgenden Grundsätze den professionellen Rahmen Ihrer virtuellen Meetings:
- Warm Up
Vergessen Sie nicht: Ein virtuelles Meeting bedeutet einen ‚sozialen Kaltstart’ für alle Teilnehmer. Das übliche Zusammenfinden der ersten Minuten im Konferenzraum kann nicht stattfinden. Umso relevanter ist ein kurzes Warm Up mit Methode, in dem die Teilnehmer im virtuellen Raum zueinander finden.
- Regeln festlegen
Vereinbaren Sie verbindliche Verhaltensregeln, z.B. durch welche Signale Redebeiträge angezeigt werden, oder auch die selbstverständliche aber dennoch immer wieder aktuelle Grund-Regel zur Vermeidung störender Hintergrundgeräusche: „Bitte außerhalb von Redebeiträgen auf MUTE (Stummschaltung) stellen“.
- Langsam & deutlich sprechen
Sprechen Sie langsam und deutlich und bedenken Sie dabei die virtuelle Distanz, die die Übertragung des Gesagten technisch aber auch gedanklich leicht verzögert und etwas mehr Geduld einen wichtigen Beitrag zum Gesprächsverlauf leistet.
- Bei Fragen etwas mehr Zeit für die Antwort lassen
Auch hier gilt, etwas mehr Zeit und Geduld für die Beantwortung von Fragen im Meeting einzuräumen. Körpersprache und Blickkontakt – wenn auf virtuelle Distanz vorhanden – erfordern auch im schnellen Arbeitsumfeld einen kurzen aber wichtigen Augenblick mehr Geduld.
- Personen mit Namen ansprechen
Die oft schon kurz vor einem Redebeitrag via Blickkontakt oder Handzeichen am Konferenztisch nonverbal kommunizierte und akzeptierte Beteiligung zum Thema braucht im virtuellen Umfeld eine deutliche Einleitung, die mit dem Namen des angesprochenen beginnen muss.
- Beteiligung der Teilnehmer schon bei der Planung berücksichtigen
Schon die 1-5-90 Regel beschreibt die Bedeutung der regelmäßigen Beteiligung der Teilnehmer z.B. durch Abstimmungen oder virtuelle Handzeichen. Berücksichtigen Sie solche Feedbackschleifen schon in der Planung. Welche Themen wollen Sie abstimmen lassen? Wo sind Handzeichen für eine Zustimmung erforderlich?
Mehr zu diesem Thema erfahren Sie im nächsten Orga-Tipp und im Artikel Virtuelle Konferenzen – Wenn der Konferenztisch leer bleibt
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